油卡管理制度规范要求

PAGE油卡管理制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司油卡管理，规范油卡使用行为，确保油卡使用安全、合理、高效，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及油卡使用的部门、车辆及相关人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保油卡使用合法合规。2.安全性原则：保障油卡信息安全，防止油卡被盗用、冒用等情况发生。3.合理性原则：根据工作实际需求，合理安排油卡使用，杜绝浪费。4.责任明确原则：明确各部门及人员在油卡管理中的职责，做到责任到人。二、油卡的申请与审批（一）油卡申请1.各部门因工作需要使用油卡时，应填写《油卡申请表》，详细注明申请油卡的车辆信息、预计使用期限、每月预计使用油量等内容。2.申请表需经部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门。（二）审批流程1.行政管理部门收到《油卡申请表》后，对申请信息进行初步审核，核实车辆信息及使用需求的合理性。2.审核通过后，将申请表提交至公司财务部门进行费用预算审核。财务部门根据公司预算及相关规定，对申请的油卡费用进行评估，确定是否符合预算安排。3.财务部门审核通过后，申请表提交至公司分管领导进行最终审批。分管领导根据公司整体运营情况及油卡使用的必要性，做出审批决定。4.审批通过的《油卡申请表》由行政管理部门留存一份备案，另一份交至申请人，作为油卡办理及使用的依据。三、油卡的办理与发放（一）办理1.申请人凭审批通过的《油卡申请表》，前往指定的加油站办理油卡。办理油卡时，需提供车辆行驶证、申请人身份证等有效证件。2.加油站根据申请人提供的信息，为其办理油卡，并将油卡初始密码告知申请人。申请人应妥善保管油卡及密码，不得泄露给他人。（二）发放1.油卡办理完成后，由行政管理部门统一领取。2.行政管理部门对领取的油卡进行登记造册，记录油卡卡号、初始密码、领取时间、领取人等信息。3.登记完成后，行政管理部门将油卡发放给申请人，并要求申请人在《油卡发放登记表》上签字确认。四、油卡的使用（一）使用范围1.公司所有用于公务活动的车辆，包括但不限于公司自有车辆、租赁车辆等。2.经公司批准用于特定项目或工作任务的车辆。（二）使用规定1.油卡仅限公司指定车辆使用，严禁转借他人或用于非公司车辆。2.驾驶员在使用油卡加油时，应在正规加油站进行操作，并保留加油凭证。加油凭证应注明加油日期、加油站名称、加油金额、车辆牌号等信息。3.加油时，驾驶员应按照车辆实际耗油量进行加油，不得故意多加油或虚开发票。如发现加油异常情况，应及时向行政管理部门报告。4.油卡使用过程中，如遇加油站系统故障或其他特殊情况无法正常加油时，驾驶员应及时与行政管理部门联系，寻求解决方案。（三）使用记录1.驾驶员应建立油卡使用台账，详细记录每次加油的日期、加油站名称、加油金额、车辆行驶里程等信息。2.行政管理部门定期对驾驶员的油卡使用台账进行检查，核实油卡使用情况的真实性和合理性。3.每月末，驾驶员应将当月油卡使用台账提交至行政管理部门，行政管理部门汇总后与加油站提供的加油记录进行核对，确保数据一致。五、油卡的充值与结算（一）充值1.根据车辆实际使用情况及油卡余额，行政管理部门定期统计各车辆的油卡充值需求。2.统计完成后，行政管理部门填写《油卡充值申请表》，注明充值车辆信息、充值金额等内容，并提交至公司财务部门。3.财务部门审核通过后，按照公司财务流程进行油卡充值操作。充值完成后，财务部门将充值记录反馈给行政管理部门。（二）结算1.每月末，加油站根据公司实际加油情况，向公司提供加油明细清单。2.行政管理部门核对加油明细清单与驾驶员油卡使用台账，确保数据准确无误。3.核对完成后，行政管理部门将加油明细清单提交至公司财务部门，财务部门根据加油明细清单及公司相关财务规定进行费用结算。4.财务部门在结算过程中，如发现加油费用异常或其他问题，应及时与行政管理部门及加油站沟通核实，查明原因后进行相应处理。六、油卡的挂失与补办（一）挂失1.如发现油卡丢失或被盗用，驾驶员应立即向行政管理部门报告。2.行政管理部门接到报告后，及时对油卡进行挂失处理，防止油卡继续被盗用。3.挂失时，行政管理部门需提供油卡卡号、持卡人姓名、挂失原因等信息，并与加油站进行确认。（二）补办1.油卡挂失后，如需补办，驾驶员应填写《油卡补办申请表》，注明原油卡卡号、挂失时间、补办原因等内容。2.《油卡补办申请表》经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。3.行政管理部门审核通过后，为驾驶员办理油卡补办手续。补办油卡的相关费用由驾驶员承担。4.油卡补办完成后，行政管理部门将新油卡发放给驾驶员，并对油卡信息进行更新登记。七、油卡的保管与安全（一）保管1.油卡由驾驶员负责保管，不得随意放置或交予他人保管。2.驾驶员应将油卡妥善存放在安全的地方，避免油卡受到损坏、丢失或被盗用。3.如因驾驶员保管不善导致油卡丢失或被盗用，驾驶员应承担相应的责任。（二）安全1.公司应加强对油卡信息安全的管理，防止油卡信息泄露。2.行政管理部门及财务部门应妥善保管油卡相关资料及信息，严格限制访问权限，确保信息安全。3.如发现油卡信息存在安全隐患或异常情况，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。八、监督与检查（一）内部监督1.行政管理部门负责对公司油卡使用情况进行日常监督检查，定期抽查驾驶员的油卡使用台账及加油凭证，核实油卡使用的真实性和合理性。2.财务部门负责对油卡充值及费用结算情况进行监督检查，确保油卡费用支出符合公司财务规定。3.公司内部审计部门定期对油卡管理情况进行审计，检查油卡管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.公司应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供油卡管理的相关资料和信息。2.如遇政府部门、审计机构等对公司油卡管理情况进行检查时，公司各部门应全力配合，确保检查工作顺利进行。九、违规处理（一）违规行为1.未经批准擅自使用油卡或转借他人使用。2.故意多加油、虚开发票或其他骗取油卡费用的行为。3.因保管不善导致油卡丢失或被盗用，造成公司经济损失。4.违反油卡使用规定，如在非指定加油站加油、使用油卡进行非公务活动等。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为且情节较轻的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的，除责令其退还违规所得外，还将根据公司相关规定给予相应的经济处罚，直至解除劳动合同。3.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担全部或部