岗位编号管理制度规范

PAGE岗位编号管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在建立一套科学、规范、统一的岗位编号管理体系，确保公司各岗位信息的准确识别、有效管理和高效沟通，为公司的人力资源管理、组织架构优化、业务流程梳理等提供有力支持，促进公司各项工作的规范化和标准化运作。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工以及劳务派遣员工等。（三）基本原则1.唯一性原则：每个岗位都应拥有唯一的岗位编号，避免编号重复或混淆。2.系统性原则：岗位编号应与公司的组织架构、部门设置、岗位职责等相匹配，形成一个有机的整体。3.稳定性原则：岗位编号一经确定，应保持相对稳定，避免频繁变更，以确保相关信息的连贯性和一致性。4.实用性原则：岗位编号应简洁明了、易于记忆和使用，方便员工日常工作中的操作和管理。二、岗位编号的构成与规则（一）岗位编号的构成岗位编号由四部分组成，分别为：部门代码+岗位序列代码+岗位层级代码+流水号。（二）各部分代码说明1.部门代码采用两位大写英文字母表示，根据公司组织架构中各部门的英文名称首字母确定。例如，行政部为“AD”，财务部为“FD”，人力资源部为“HR”等。部门代码应保持相对稳定，如有部门名称变更或新增部门，需及时对部门代码进行调整，并发布正式通知。2.岗位序列代码采用一位大写英文字母表示，根据岗位所属的序列类别划分。例如，管理类岗位为“M”，专业技术类岗位为“T”，操作类岗位为“O”等。岗位序列代码应根据公司业务发展和岗位设置情况适时进行调整和完善，确保其能够准确反映岗位的性质和类别。3.岗位层级代码采用一位阿拉伯数字表示，从1到5依次代表公司不同的岗位层级。其中，1表示高层管理岗位，2表示中层管理岗位，3表示基层管理岗位，4表示专业技术骨干岗位，5表示普通操作岗位。岗位层级代码应根据公司的岗位价值评估体系和组织架构进行设定，确保其与岗位层级相对应，体现岗位的职责和权限差异。4.流水号采用三位阿拉伯数字表示，用于区分同一部门、同一岗位序列、同一岗位层级下的不同岗位。流水号从001开始依次递增。流水号应根据岗位的设立顺序进行编排，确保每个岗位都有一个唯一的编号。（三）岗位编号示例例如，人力资源部经理岗位的编号为“HRM2001”，其中“HR”为部门代码，“M”为岗位序列代码，“2”为岗位层级代码，“001”为流水号。又如，财务部会计岗位的编号为“FDT4002”，表示该岗位属于财务部专业技术类岗位中的会计岗位，岗位层级为专业技术骨干岗位，流水号为002。三、岗位编号的管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善岗位编号管理制度，明确岗位编号的构成、规则和管理流程。2.组织开展岗位编号的培训工作，确保公司员工对岗位编号管理制度的理解和掌握。3.审核各部门提交的岗位编号申请，对不符合规定的申请进行指导和纠正。4.负责岗位编号的分配、调整和废止等工作，并及时更新公司岗位编号管理台账。5.定期对公司岗位编号的使用情况进行检查和监督，确保岗位编号的规范使用。（二）各部门职责1.负责本部门岗位编号的申请、使用和管理工作，确保本部门员工正确使用岗位编号。2.根据公司组织架构调整、岗位设置变化等情况，及时向人力资源部门提交岗位编号变更申请，并配合人力资源部门完成相关调整工作。3.对本部门员工进行岗位编号管理制度的宣传和培训，提高员工对岗位编号重要性的认识。（三）信息技术部门职责1.负责在公司人力资源管理系统等相关信息系统中设置岗位编号字段，并确保岗位编号信息的准确录入和维护。2.根据岗位编号管理制度的要求，对信息系统进行相应的功能开发和优化，保障岗位编号管理工作的信息化支持。3.协助人力资源部门和各部门解决岗位编号在信息系统使用过程中出现的技术问题。四、岗位编号的申请与审批（一）新岗位设立申请1.当公司因业务发展、组织架构调整等原因需要设立新岗位时，由用人部门填写《新岗位设立申请表》，详细说明新岗位的名称、职责、所属部门、岗位序列、岗位层级等信息。2.《新岗位设立申请表》经用人部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。3.人力资源部门对新岗位设立申请进行审核，重点审核岗位设置的必要性、与公司组织架构和岗位体系的匹配性等。审核通过后，按照岗位编号规则为新岗位分配编号，并在《新岗位设立申请表》上注明岗位编号。4.经人力资源部门审核批准后的《新岗位设立申请表》作为新岗位设立的依据，用人部门按照相关规定办理新员工招聘、入职等手续。（二）岗位变更申请1.当岗位的职责、所属部门、岗位序列、岗位层级等发生变更时，由用人部门填写《岗位变更申请表》，详细说明岗位变更的原因、变更前后的岗位信息等。2.《岗位变更申请表》经用人部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。3.人力资源部门对岗位变更申请进行审核，重点审核岗位变更的合理性、对公司业务的影响等。审核通过后，按照岗位编号规则对岗位编号进行相应调整，并在《岗位变更申请表》上注明调整后的岗位编号。4.经人力资源部门审核批准后的《岗位变更申请表》作为岗位变更的依据，用人部门按照相关规定办理岗位调整手续。（三）岗位撤销申请1.当岗位因业务调整、组织架构优化等原因需要撤销时，由用人部门填写《岗位撤销申请表》，详细说明岗位撤销的原因、岗位编号等信息。2.《岗位撤销申请表》经用人部门负责人签字确认后，提交至人力资源部门。3.人力资源部门对岗位撤销申请进行审核，审核通过后，将该岗位编号进行废止，并在公司岗位编号管理台账中予以注明。4.经人力资源部门审核批准后的《岗位撤销申请表》作为岗位撤销的依据，用人部门按照相关规定办理岗位撤销手续。五、岗位编号的使用与管理（一）岗位编号的使用1.公司员工在日常工作中应使用岗位编号进行身份标识和工作沟通，包括但不限于文件审批、会议发言、工作汇报、系统操作等场景。2.各部门在制作员工名片、工作证、考勤记录、工资核算、绩效考核等相关资料时，应准确填写员工的岗位编号。3.在公司内部的各类信息系统中，员工的岗位编号应作为必填字段进行维护，确保岗位信息的准确记录和查询。（二）岗位编号的公示1.人力资源部门应在公司内部网站、公告栏等显著位置公示公司岗位编号管理制度和岗位编号清单，方便员工查阅和了解。2.各部门应在本部门内部对岗位编号进行公示，确保本部门员工熟悉本部门岗位编号信息。（三）岗位编号的保密1.岗位编号属于公司内部信息，员工应严格保密，不得随意泄露给外部人员。2.因工作需要向外部提供岗位编号信息时，需经公司相关领导审批同意，并按照公司信息安全管理规定进行操作。（四）岗位编号的检查与监督1.人力资源部门定期对公司岗位编号的使用情况进行检查，检查内容包括但不限于岗位编号的准确性、完整性、规范性等。2.各部门应配合人力资源部门的检查工作，及时纠正岗位编号使用过程中出现的问题。3.对于违反岗位编号管理制度的行为，人力资源部门将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于警告、通报批评、绩效考核扣分等。六、岗位编号与其他管理系统的对接（一）与人力资源管理系统对接1.人力资源管理系统应与岗位编号管理制度紧密结合，实现员工基本信息、岗位信息、薪酬福利、绩效考核等模块与岗位编号的自动关联和数据共享。2.在员工入职、岗位调整、离职等业务操作过程中，人力资源管理系统应根据岗位编号管理制度自动生成或更新相关信息，确保数据的准确性和一致性。3.通过人力资源管理系统，公司管理层和人力资源部门能够实时查询和统计岗位编号相关信息，为人力资源决策提供有力支持。（二）与财务管理系统对接1.财务管理系统应与岗位编号进行对接，在工资核算、费用报销、成本核算等业务中，根据员工的岗位编号自动获取相应的薪酬标准、费用报销额度等信息。2.通过岗位编号与财务管理系统的对接，实现财务数据与岗位信息的关联，提高财务管理的准确性和效率，便于财务部门进行成本控制和预算管理。（三）与办公自动化系统对接1.办公自动化系统应与岗位编号进行集成，在文件审批、流程流转、会议管理等功能模块中，根据岗位