规范基础档案管理制度

PAGE规范基础档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司基础档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在基础档案管理方面的工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与公司业务相关的各类档案，确保档案资料的齐全。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免错误记录和虚假信息。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对于涉及公司机密的档案，严格遵守保密规定，防止信息外泄。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善公司基础档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类基础档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流。2.各部门负责本部门基础档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。明确专人负责档案管理工作，严格按照公司档案管理制度的要求进行操作。配合档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作，积极提供档案利用服务。二、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等；行政公文、会议纪要、工作计划与总结等；员工招聘、培训、考核、奖惩、离职等人事档案资料。2.财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案：市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、销售合同等；项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度记录、项目验收报告等；采购档案，如采购申请、采购合同、供应商资料等。4.技术档案：产品研发资料，如产品设计图纸、技术方案、测试报告等；生产工艺文件、设备档案、质量控制文件等。5.合同档案：各类合同文本，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同等，以及合同的审批、执行、变更、终止等相关资料。6.其他档案：除上述类别外的其他重要文件和资料，如法律诉讼档案、知识产权档案、荣誉证书等。（二）编号规则1.档案编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式。2.类别代码：根据档案分类设置，如“XZ”代表行政档案，“CW”代表财务档案，“YW”代表业务档案，“JS”代表技术档案，“HT”代表合同档案，“QT”代表其他档案。3.年份：取档案形成年份的后两位数字，如2023年形成的档案编号中的年份为“23”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。例如，一份2023年形成的行政档案，其编号为“XZ23001”。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门产生的各类档案资料。2.对于重要业务活动和项目，应在活动或项目进行过程中同步收集相关档案资料，确保档案的完整性和及时性。3.涉及多个部门的档案，由主办部门负责牵头收集，相关部门配合提供资料。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，分别整理。2.装订成册：对于纸张较多的档案，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。3.编目编号：对整理好的档案编制目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，并按照编号顺序排列。4.编制页码：对档案资料进行页码编制，便于查阅和核对页码顺序。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案，应定期移交至档案管理部门。移交时，填写《档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，及时通知移交部门进行整改。3.审核合格的档案，按照编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关档案信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、重要资产、核心业务等具有长远历史价值和法律意义的档案，如公司章程、股东会决议、董事会决议、重大合同、重要财务凭证等，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件符合要求。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清查、盘点，做到账物相符。发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级报告。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.优先满足公司内部各项工作的需要，提高档案利用效率，为公司决策、业务开展等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应填写《档案复制申请表》，经审批后，由档案管理部门指定专人负责复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，注明复制日期、复制人等信息。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定方法1.对保管期限届满的档案，按照档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。2.查阅档案的利用记录，了解档案的使用频率和利用效果。3.征求相关业务部门和人员的意见，评估档案对公司当前和未来工作的参考价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上鉴定意见。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人等信息。4.销毁记录应与《档案销毁申请表》一并归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.扫描后的电子档案应进行分类存储，建立与纸质档案相对应的电子目录，便于检索和查询。（三）系统功能1.档案录入：在档案管理信息系统中录入档案的基本信息、目录信息、内容摘要等，确保电子档案与纸质档案信息一致。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、复制等操作进行严格控制，确保档案信息安全。4.统计分析：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据