托管工作人员制度规范

PAGE托管工作人员制度规范一、总则（一）目的为了加强公司托管业务的规范化管理，提高托管服务质量，保障公司和客户的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有从事托管工作的人员，包括但不限于托管项目负责人、托管专员、后台支持人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保托管工作合法合规开展。2.安全性原则：高度重视托管资产的安全，采取有效措施防止资产损失、损坏或泄露。3.专业性原则：要求工作人员具备专业知识和技能，提供专业、高效的托管服务。4.保密性原则：对涉及公司和客户的商业秘密、敏感信息等予以严格保密。二、托管工作人员职责与权限（一）托管项目负责人职责1.全面负责托管项目的整体规划、组织实施和监督管理，确保项目按计划顺利推进。2.与客户保持密切沟通，及时了解客户需求，协调解决项目实施过程中的各类问题，维护良好的客户关系。3.制定和完善托管项目的工作流程和标准，确保各项工作规范有序进行。4.组织团队成员进行业务培训和学习，提升团队整体业务水平和服务能力。5.负责托管项目的预算编制、成本控制和资源调配，确保项目在预算范围内高质量完成。6.定期向上级领导汇报项目进展情况，提交项目总结报告，为公司决策提供依据。（二）托管专员职责1.按照托管项目负责人的安排，具体负责各项托管工作的执行，包括但不限于资产盘点、账务处理、文件管理等。2.严格遵守托管工作流程和操作规范，确保工作质量和准确性。3.及时收集、整理和反馈托管过程中的各类信息，为项目负责人提供决策支持。4.协助处理客户提出的一般性问题，做好客户服务工作，维护客户满意度。5.配合相关部门进行内部审计、外部检查等工作，提供所需资料和信息。（三）后台支持人员职责1.负责为托管工作提供技术支持和系统维护，确保托管业务系统的稳定运行。2.协助托管专员进行数据备份、恢复和安全管理，保障数据的完整性和安全性。3.及时处理系统故障和技术问题，提供解决方案，确保托管工作不受技术因素影响。4.参与公司信息化建设，提出优化建议，提升托管工作的信息化水平。（四）权限1.托管项目负责人有权根据项目需要调配团队成员、申请资源支持，并对项目实施过程中的重大事项做出决策。2.托管专员在职责范围内有权自主开展各项具体工作，但需及时向项目负责人汇报工作进展和结果。3.后台支持人员有权根据技术要求和工作安排进行系统操作和维护，但需遵循相关安全规定和操作流程。三、托管工作流程规范（一）项目承接阶段1.市场部门获取托管项目信息后，及时与潜在客户进行初步沟通，了解客户需求和项目基本情况。2.将客户需求和项目信息传递给托管业务部门，由业务部门进行项目评估，判断是否符合公司业务范围和承接条件。3.若项目可行，业务部门组建项目团队，明确项目负责人和成员职责。4.项目负责人与客户签订托管服务合同，明确双方权利义务、服务内容、服务期限、费用标准等条款。（二）项目准备阶段1.项目负责人组织团队成员进行项目启动会议，传达项目目标、任务和要求，明确工作分工。2.收集与项目相关的各类资料，包括客户提供的资产清单、业务流程文档、历史数据等，建立项目档案。3.根据项目需求，制定详细的工作计划和时间表，明确各阶段工作任务、责任人及时间节点。4.准备托管所需的办公场地、设备、软件等资源，确保工作环境满足项目要求。（三）项目实施阶段1.资产盘点托管专员按照既定的盘点方案，对客户托管资产进行全面盘点，包括实物资产和无形资产。详细记录资产的名称、规格、数量、状态、存放地点等信息，确保账实相符。对盘点过程中发现的差异进行详细记录和分析，及时与客户沟通并查明原因，采取相应的处理措施。2.账务处理根据资产盘点结果，建立准确的资产台账，按照财务制度和相关会计准则进行账务核算。定期对账务数据进行核对和清理，确保账务数据的准确性和完整性。及时记录资产变动情况，如增减、转移、报废等，进行相应的账务调整。3.文件管理对托管过程中产生的各类文件、资料进行分类整理和归档，包括合同协议、盘点报告、账务报表、审批文件等。建立文件索引和检索系统，方便快速查询和使用。按照档案管理规定，定期对文件进行备份和存储，确保文件的安全性和可追溯性。4.日常监控与报告托管专员定期对托管资产的运行情况进行监控，如资产状态、使用情况、安全状况等，及时发现并处理异常情况。按照规定的时间节点和格式，向项目负责人提交工作日报、周报、月报等报告，汇报工作进展、存在问题及解决方案。项目负责人定期向客户提交项目进展报告，反馈项目执行情况和成果，解答客户疑问。（四）项目验收阶段1.项目完成后，项目负责人组织团队进行内部自查，确保各项工作符合合同要求和质量标准。2.向客户提交项目验收申请，附上项目总结报告、资产盘点报告、账务报表等相关资料。3.客户对项目进行验收，可通过现场检查、资料审查、功能测试等方式进行评估。4.若验收过程中发现问题，项目团队应及时整改，直至客户满意通过验收。5.验收合格后，办理项目交接手续，将托管资产、文件资料等移交给客户，并由双方签字确认。（五）项目后续服务阶段1.为客户提供一定期限的售后服务，解答客户在托管期间遗留的问题，协助客户处理相关事务。2.定期回访客户，了解客户对托管服务的满意度和意见建议，不断改进服务质量。3.根据客户需求和市场变化，适时提供增值服务，如优化资产配置建议、风险管理咨询等，提升客户忠诚度。四、培训与考核制度规范（一）培训计划制定1.根据公司业务发展需求和托管工作人员实际情况，每年年初制定年度培训计划。2.培训计划应涵盖业务知识、操作技能、法律法规、职业道德等方面内容，明确培训目标、培训方式、培训时间和培训对象。（二）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的专家或业务骨干担任培训讲师，针对托管业务流程、操作规范、案例分析等进行培训。2.外部培训：根据培训需求，选派工作人员参加外部专业机构举办的培训课程、研讨会、讲座等，获取最新的行业知识和技术。3.在线学习：利用公司内部网络学习平台，提供丰富的在线学习资源，供工作人员自主学习和提升。4.实践锻炼：通过实际项目操作，让工作人员在实践中积累经验，提高业务能力。（三）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训时间、地点、内容和人员落实到位。2.培训过程中，采用多样化的教学方法，如课堂讲授、案例分析、小组讨论、模拟演练等，提高培训效果。3.做好培训记录，包括培训时间、培训内容、培训讲师、参加人员、考核结果等，建立培训档案。（四）考核制度1.建立科学合理的考核体系，对托管工作人员的业务能力、工作业绩、职业素养等进行全面考核。考核方式包括定期考核和不定期考核。2.定期考核：每年年底进行一次全面考核，考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作、客户满意度等方面。3.不定期考核：根据工作需要，对工作人员在特定项目或工作阶段的表现进行考核，重点关注工作任务执行情况和问题解决能力。4.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，与绩效奖金、晋升、奖励等挂钩。5.对于考核不合格的人员，进行针对性的辅导和培训，若连续两次考核不合格，予以辞退。五、保密制度规范（一）保密范围1.公司商业秘密，包括但不限于业务模式、客户信息、技术方案、财务数据、营销策略等。2.客户提供的涉及商业秘密、个人隐私的信息，如资产状况、交易记录、个人身份信息等。3.托管工作过程中产生的各类文件、资料、数据等，未经授权不得对外披露。（二）保密措施1.与工作人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.在办公区域设置保密标识，对涉及保密信息的文件、资料进行加密存储和传输。3.限制保密信息的访问权限，根据工作需要授予工作人员相应的查看、使用权限，严禁无关人员接触保密信息。4.加强对办公设备和网络的管理，防止信息泄露。如定期更新密码、安装杀毒软件和防火墙等。5.对离职人员进行离职审计和保密提醒，收回其工作期间涉及保密信息的相关资料和设备。（三）保密监督与检查1.设立保密监督岗位或指定专人负责保密工作的监督检查，定期对公司保密制度执行情况进行检查。2.对发现的保密违规行为及时进行调查处理，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚，并追究相关人员的法律责任。3.鼓励员工对保密工作进行监督，对发现并举报保密违规行为的员工给予奖励。六、廉洁制度规范（一）廉洁自律要求1.托管工作人员应严格遵守国家法律法规和公司廉洁制度，自觉抵制各种利益诱惑，做到廉洁奉公、清正廉洁。2.在业务活动中，不得接受客户或供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。3.严禁利用职务之便为自己或他人谋取私利，不得从事与公司业务相竞争的活动。（二）廉洁风险防控1.对托管业务流程中的关键环节进行廉洁风险识别和评估，制定相应的防控措施。2.加强对工作人员的廉洁教育，提高廉洁意识，定期开展廉洁培训和警示教育活动。3.建立廉洁举报机制，鼓励员工对发现的廉洁问题进行举报，对举报属实的给予奖励。（三）违规处理1.