美团会议管理制度规范

PAGE美团会议管理制度规范一、总则（一）目的为了规范美团会议管理，提高会议效率，确保会议能够达到预期效果，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于美团公司内部各部门、各层级组织召开的各类会议。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应紧密围绕工作目标，注重实际效果，避免形式主义，精简会议流程，提高会议效率。2.明确主题原则：每次会议都应明确主题，参会人员清楚了解会议目的和议程，确保讨论内容聚焦，避免议题分散。3.充分准备原则：会前应做好充分准备，包括确定参会人员、准备会议资料、安排会议场地等，确保会议顺利进行。4.规范组织原则：严格按照规定的会议流程和要求组织会议，确保会议的规范性和严肃性。二、会议分类及流程（一）部门例会1.召开周期：每周[X]次，具体时间由各部门自行确定。2.参会人员：部门全体成员。3.会议内容：总结上周工作进展，包括各项任务的完成情况、遇到的问题及解决方案。部署本周工作计划，明确工作重点、目标和责任人。沟通协调部门内部工作，解决工作中存在的矛盾和问题。4.会议流程：主持人开场：简要介绍会议目的和议程安排，时间控制在5分钟以内。上周工作总结汇报：各岗位人员依次汇报上周工作完成情况，重点突出工作成果、问题及解决措施，每人汇报时间控制在10分钟以内。本周工作计划讨论：部门负责人根据上周工作情况和公司整体目标，部署本周工作计划，明确工作重点、目标和责任人，参会人员可提出意见和建议，讨论时间控制在30分钟以内。问题沟通协调：参会人员提出工作中存在的需要协调解决的问题，共同商讨解决方案，时间控制在20分钟以内。主持人总结：对会议内容进行总结，强调重点工作和注意事项，时间控制在5分钟以内。（二）跨部门协调会1.召开周期：根据工作需要不定期召开。2.参会人员：涉及相关工作的部门负责人及相关工作人员。3.会议内容：协调解决跨部门工作中存在的问题和矛盾，促进部门间的沟通与协作。沟通工作进展和计划，确保各项工作在不同部门间的顺利衔接。对涉及多个部门的重点项目进行推进和协调，明确各部门职责和工作进度要求。4.会议流程：主持人开场：介绍会议背景、目的和参会人员，说明会议议程安排，时间控制在5分钟以内。各部门工作汇报：各部门负责人依次汇报本部门相关工作进展、存在的问题及下一步工作计划，每人汇报时间控制在15分钟以内。问题讨论与协调：针对跨部门工作中存在的问题，参会人员共同商讨解决方案，明确责任部门和解决时间节点，讨论时间控制在60分钟以内。重点项目推进：对涉及多个部门的重点项目进行讨论，明确项目目标、各部门职责和工作进度要求，协调解决项目推进过程中遇到的困难，时间控制在30分钟以内。主持人总结：对会议讨论结果进行总结，强调各部门需协同配合的工作事项和时间要求，时间控制在5分钟以内。（三）专项工作会议1.召开周期：根据专项工作进度和需要不定期召开。2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人、业务骨干及相关工作人员。3.会议内容：针对特定专项工作进行深入讨论和研究，制定工作方案和行动计划。汇报专项工作进展情况，分析存在的问题及原因，提出改进措施和建议。协调解决专项工作中涉及的资源配置、技术支持等问题。4.会议流程：主持人开场：介绍专项工作背景、目的和会议议程，时间控制在5分钟以内。专项工作汇报：项目负责人或相关人员详细汇报专项工作进展情况，包括已完成的工作、取得的成果、存在的问题及下一步工作计划，汇报时间根据工作复杂程度控制在2040分钟以内。问题分析与讨论：参会人员对汇报内容进行讨论，分析问题产生的原因，提出针对性的改进措施和建议，鼓励充分发表意见，讨论时间控制在60分钟以内。工作方案制定：根据讨论结果，共同制定专项工作的具体方案和行动计划，明确工作目标、任务分解、责任人、时间节点和资源需求等，时间控制在30分钟以内。资源协调与支持：针对专项工作中涉及的资源配置、技术支持等问题进行协调，明确相关部门的职责和支持措施，时间控制在20分钟以内。主持人总结：对会议讨论结果进行总结，强调工作重点和要求，确保专项工作按计划顺利推进，时间控制在5分钟以内。（四）决策会议1.召开周期：根据公司重大事项决策需要不定期召开。2.参会人员：公司高层管理人员、相关部门负责人及专家顾问等。3.会议内容：对公司重大战略决策、重要项目投资、重大人事任免等事项进行审议和决策。分析公司面临的内外部形势，评估重大事项的风险和收益，为决策提供依据。听取各方面意见和建议，综合考虑公司整体利益和长远发展，做出科学合理的决策。4.会议流程：主持人开场：介绍会议背景、目的和议题，说明决策事项的重要性和影响范围，时间控制在5分钟以内。事项汇报与分析：由相关部门负责人或项目负责人详细汇报决策事项的背景、现状、方案建议及风险评估等情况，汇报时间根据事项复杂程度控制在3060分钟以内。参会人员发言：参会人员围绕决策事项发表意见和建议，充分阐述观点和理由，鼓励进行深入讨论和交流，每人发言时间控制在15分钟以内。专家顾问意见：如有需要，邀请专家顾问对决策事项进行专业分析和建议，时间控制在30分钟以内。决策讨论与表决：参会人员对决策事项进行充分讨论后，进行表决，形成决策意见。表决方式可根据事项性质和公司规定采用投票、举手表决等方式，确保决策过程公正、透明，时间控制在15分钟以内。主持人总结：对决策结果进行总结，明确决策事项的执行要求和责任部门，强调决策的重要性和严肃性，时间控制在5分钟以内。三、会议准备（一）会议发起1.会议发起部门或个人应提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、会议目的等信息。2.《会议申请表》需经部门负责人审核签字后提交至行政部门进行统筹安排。（二）资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关会议资料，如汇报材料、数据报表、文件资料、演示文稿等。2.会议资料应确保内容准确、完整、清晰，提前发送给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好准备。（三）场地安排1.行政部门根据会议规模和要求，合理安排会议场地。2.确保会议场地设施齐全、环境舒适，提前调试好音响、投影仪、麦克风等设备，保证会议顺利进行。（四）通知发放1.行政部门根据《会议申请表》中的参会人员名单，提前[X]个工作日发送会议通知。2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、议程安排等信息，提醒参会人员提前做好准备，并要求确认是否参加会议。四、会议组织与实施（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议场地，在会议签到表上签到。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，统计参会人员出勤情况。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和内容，确保会议按照预定流程进行。2.主持人应把控会议节奏，引导参会人员积极发言，避免出现跑题、冗长讨论等情况。3.对于会议中的争议和分歧，主持人应及时进行协调和引导，确保会议能够达成共识。（三）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录，记录会议讨论内容、决策结果、工作安排等重要信息。2.会议记录应准确、完整、清晰，采用电子文档或纸质文档形式保存，并存档备案。3.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并在[X]个工作日内发送给参会人员和相关部门。（四）会议时间控制1.严格按照会议议程安排进行会议，每个环节都应控制好时间，确保会议高效进行。2.如遇特殊情况需要延长会议时间，主持人应提前向参会人员说明原因，并征得同意。（五）会议秩序维护1.参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.保持会场安静，尊重他人发言，不得在会场内吸烟、交头接耳、大声喧哗等。五、会议后续工作（一）会议纪要落实1.各部门应根据会议纪要中明确的工作任务和要求，制定具体的工作计划和措施，并认真组织实施。2.相关责任人应定期向部门负责人汇报工作进展情况，确保工作任务按时完成。（二）会议资料归档1.会议结束后，会议组织者应及时将会议资料进行整理归档，包括会议申请表、会议通知、会议记录、会议纪要、汇报材料、演示文稿等。2.会议资料应按照公司档案管理规定进行