租赁信息管理制度规范

PAGE租赁信息管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司租赁信息管理，规范租赁业务流程，确保租赁信息的准确性、完整性和安全性，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及租赁业务的各个部门，包括但不限于租赁业务部门、财务部门、法务部门等，以及所有参与租赁活动的工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：租赁信息管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保租赁业务合法合规。2.准确性原则：租赁信息应真实、准确、完整地记录，避免虚假或误导性信息。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、客户隐私等租赁信息予以严格保密，防止信息泄露。4.及时性原则：租赁信息应及时更新和维护，确保信息的时效性和有效性。二、租赁信息的分类与收集（一）租赁信息分类1.租赁物信息：包括租赁物的名称、型号、规格、数量、质量状况、购置时间、使用年限等。2.租赁合同信息：涵盖合同编号、签订日期、租赁期限、租金及支付方式、租赁物交付与返还条件、违约责任等条款。3.租赁客户信息：包含客户名称、联系人、联系方式、信用状况、经营状况、租赁历史记录等。4.租赁业务流程信息：如租赁业务的洽谈、审批、签约、执行、结算等环节的相关记录。（二）信息收集渠道1.业务部门：租赁业务部门在开展租赁业务过程中，负责收集租赁物信息、租赁合同信息以及与客户沟通获取的相关信息。2.财务部门：财务部门在处理租赁业务财务事项时，收集租金支付记录、财务报表等相关信息。3.法务部门：法务部门在审核租赁合同、处理法律事务时，获取与租赁业务相关的法律文件和信息。4.其他相关部门：如采购部门提供租赁物采购信息，技术部门提供租赁物技术参数等。（三）信息收集要求1.信息收集应明确责任主体，确保信息收集的及时性和准确性。2.收集的信息应进行整理和核对，确保信息完整、清晰。3.对于重要信息，应要求提供方签字确认，以保证信息的真实性。三、租赁信息的录入与存储（一）录入规范1.租赁信息应按照规定的格式和内容准确录入公司信息管理系统。2.录入人员应认真核对录入信息，确保信息与原始资料一致。3.对于必填字段，应保证录入完整，不得遗漏。（二）存储方式1.租赁信息采用电子存储方式，存储于公司服务器的专用数据库中。2.定期对租赁信息进行备份，备份数据存储于不同的物理介质，并异地存放，以防止数据丢失。3.建立数据存储安全防护机制，设置不同级别的访问权限，防止未经授权的访问和数据篡改。（三）存储期限1.租赁合同信息及相关业务记录应至少保存[X]年，以满足法律法规要求及公司内部审计、查询等需要。2.对于涉及重大租赁项目或具有长期影响的租赁信息，应适当延长存储期限。四、租赁信息的查询与使用（一）查询权限1.公司内部人员根据工作需要，经相应审批流程后可查询租赁信息。2.不同岗位人员的查询权限应根据其工作职责进行设定，如租赁业务人员可查询与其业务相关的租赁物信息、客户合同信息，财务人员可查询租金支付等财务相关信息。3.严禁非授权人员查询租赁信息。（二）使用规定1.租赁信息的使用应仅限于公司内部业务需要，不得用于任何非法或不正当目的。2.使用租赁信息时，应确保信息的安全性和保密性，不得擅自传播或泄露给无关人员。3.如需对外提供租赁信息，必须经过严格的审批流程，并确保对方具有合法的使用目的和保密义务。五、租赁信息的变更与删除（一）变更管理1.当租赁信息发生变更时，相关责任部门应及时通知信息管理部门进行更新。2.变更信息应详细记录变更内容、变更原因、变更时间及变更责任人等。3.对变更后的租赁信息进行审核，确保变更后的信息准确无误，并符合相关规定。（二）删除规定1.租赁信息的删除应严格按照法律法规和公司规定执行，不得随意删除。2.只有在租赁业务结束且满足规定的存储期限后，经相关审批流程方可删除租赁信息。3.删除租赁信息时，应做好记录，包括删除时间、删除内容、删除原因等，以备审计和查询。六、租赁信息的安全与保密（一）安全措施1.建立健全租赁信息安全管理制度，加强对信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件发生。2.定期对信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的问题。3.限制对租赁信息存储服务器的物理访问，设置门禁系统，确保只有授权人员能够进入。（二）保密要求1.所有涉及租赁信息的工作人员应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.在工作中，不得在公共场所谈论租赁信息，不得通过不安全的渠道传输租赁信息。3.离职人员应及时交接租赁信息，并办理相关保密手续，确保信息不被泄露。七、租赁信息的审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对租赁信息管理情况进行审计，检查信息的准确性、完整性、合规性以及安全保密措施的执行情况。2.审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）监督检查1.公司管理层应定期对租赁信息管理工作进行监督检查，了解制度执行情况，发现存在的问题并及时督促改进。2.设立举报机制，鼓励员工对租赁信息管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。八、附则（一）解释权本制