机关发文规范管理制度

PAGE机关发文规范管理制度一、总则（一）目的为进一步加强公司/组织机关发文管理，确保文件质量，提高工作效率，推进公司/组织各项工作规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织机关各部门制发的各类文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：发文必须符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨。3.时效性原则：及时传达公司/组织决策部署，确保各项工作高效运转。4.精简高效原则：严格控制发文数量，提高文件质量，避免文件冗长繁琐。二、发文流程（一）拟稿1.承办部门：由相关业务部门负责文件的拟稿工作。拟稿人应深入了解工作实际情况，准确把握发文意图，确保文件内容具有针对性和可操作性。2.内容要求：主题明确：文件应围绕一个核心主题展开，避免主题分散。观点清晰：表述观点要简洁明了，避免模糊不清或歧义。论据充分：如有需要，应提供充分的事实依据和数据支持。格式规范：按照本制度规定的格式进行拟稿，包括字体、字号、行距、页边距等。（二）审核1.初审：拟稿完成后，由拟稿部门负责人进行初审。初审主要对文件内容的准确性、完整性、规范性进行审核，提出修改意见。2.核稿：初审通过后，将文件送办公室核稿。办公室核稿人员应从公文格式、行文规则、语言表达等方面进行全面审核，确保文件符合发文要求。3.会签：涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真研究文件内容，提出意见和建议，并在规定时间内反馈。（三）签发1.一般文件：经审核、会签后的文件，由部门分管领导签发。2.重要文件：涉及公司/组织重大决策、重要事项的文件，需经主要领导签发。（四）编号与印发1.编号：办公室负责对已签发的文件进行编号，编号应遵循唯一性、连续性原则。2.印发：编号后的文件由办公室负责印发。印发时应确保文件格式规范、印刷清晰，按照规定的范围和份数进行发放。三、文件格式（一）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗。2.正文：一般用三号仿宋体字。3.一级标题：用三号黑体字。4.二级标题：用三号楷体字加粗。5.三级标题：用三号仿宋体字加粗。（二）行距页边距1.行距：一般为固定值28磅。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.54厘米。（三）页码页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。（四）印章1.加盖印章：公文加盖印章应上不压正文，下压成文日期，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。2.联合行文：联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。四、行文规则（一）行文关系1.上行文：向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关上级机关阅知，可以抄送。不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。2.下行文：向下级机关行文，主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。3.平行文：向同级机关或者不相隶属机关行文，一般用函。（二）文种使用1.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。4.批复：适用于答复下级机关请示事项。5.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（三）发文范围1.严格控制发文范围：各部门应根据工作需要，严格控制发文数量，避免不必要的发文。能通过电话、电子邮件等方式沟通解决的问题，不另行文。2.明确发文对象：发文应明确主送、抄送单位，避免扩大发文范围。五、文件归档与保管（一）归档要求1.及时归档：文件印发后，承办部门应及时将文件原稿、正式文件及相关材料整理归档。2.归档内容：归档内容应包括文件的正本、定稿、附件、领导批示等。3.分类归档：按照文件的种类、年度、保管期限等进行分类归档，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织重大决策、重要历史资料等文件，应永久保管。2.定期保管：其他文件根据其重要程度和保存价值，确定保管期限，一般分为30年、10年。（三）保管责任1.档案部门：公司/组织档案部门负责文件的集中保管，建立健全档案管理制度，确保文件安全。2.保管人员：档案保管人员应严格遵守档案管理规定，定期对档案进行检查、整理和维护，防止档案损坏、丢失。六、文件保密与查阅（一）保密规定1.密级划分：根据文件内容的重要程度和保密要求，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。2.保密措施：严格控制知悉范围，对涉及国家秘密、公司/组织商业秘密等文件，应采取加密存储、专人保管等保密措施。3.保密责任：文件起草、审核、印发、保管等人员应严格遵守保密规定，对因工作失误导致文件泄密的，将依法依规追究责任。（二）查阅制度1.查阅权限：因工作需要查阅文件的，应按照规定的权限进行查阅。查阅绝密级文件，须经公司/组织主要领导批准；查阅机密级文件，须经部门分管领导批准；查阅秘密级文件，须经文件保管部门负责人批准。2.查阅登记：查阅文件应进行登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅文件名称、查阅目的等。3.查阅要求：查阅人员应在指定地点查阅