规范使用职务称谓制度

PAGE规范使用职务称谓制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部管理，规范职务称谓的使用，维护公司/组织的正常秩序，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工及与公司/组织有业务往来的外部人员。（三）基本原则1.准确性原则：职务称谓应准确反映员工的工作职责和职位等级，避免使用模糊、歧义或不规范的称谓。2.规范性原则：职务称谓应符合国家法律法规、行业标准及公司/组织内部规定，统一规范使用。3.尊重性原则：在使用职务称谓时，应体现对他人的尊重，避免使用不当或不礼貌的称呼。二、职务称谓的分类与定义（一）内部职务称谓1.高层管理人员董事长：公司/组织的最高领导，负责公司/组织的战略决策和整体发展方向。总经理：协助董事长管理公司/组织日常运营工作，负责组织实施公司/组织的各项决策。副总经理：协助总经理开展工作，分管公司/组织的特定业务领域或部门。2.中层管理人员部门经理：负责管理公司/组织内特定部门的工作，制定部门工作计划，组织实施并监督执行。项目经理：负责领导和管理公司/组织内特定项目的实施，确保项目按时、按质量要求完成。3.基层管理人员主管：协助部门经理或项目经理开展工作，负责具体业务的组织和管理。组长：带领团队完成特定任务或工作环节，对团队成员进行日常管理和指导。4.普通员工员工：公司/组织内从事具体工作的人员，按照岗位职责完成各项工作任务。（二）外部职务称谓1.客户职务称谓董事长：客户公司/组织的最高领导。总经理：客户公司/组织负责日常运营的主要负责人。部门负责人：客户公司/组织内特定部门的主管人员。联系人：与公司/组织有业务往来的具体对接人员。2.合作伙伴职务称谓董事长：合作伙伴公司/组织的最高领导。总经理：合作伙伴公司/组织负责日常运营的主要负责人。项目负责人：合作伙伴公司/组织内负责与本公司/组织合作项目的主管人员。技术专家：合作伙伴公司/组织内具有专业技术特长的人员。三、职务称谓的使用规范（一）内部使用规范1.员工之间应使用准确、规范的职务称谓称呼对方，不得使用绰号、简称或其他不规范的称呼。2.在正式场合，如会议、报告、文件等，应按照职务全称称呼相关人员。3.在日常工作交流中，可根据具体情况使用适当的简称，但应确保不会引起歧义。例如，“张总”可用于称呼总经理，但在正式文件中应使用“总经理”全称。4.对于离职员工，在离职后一年内，仍可使用其原职务称谓进行交流，但应在称谓前加上“原”字，如“原部门经理[姓名]”。（二）外部使用规范1.与客户、合作伙伴等外部人员交流时，应根据对方的职务等级使用相应的规范称谓。2.在正式商务场合，如商务会议、商务函件等，应使用对方公司/组织规定的正式职务称谓。3.对于不清楚对方具体职务的情况，可先使用通用的礼貌称呼，如“先生”“女士”“董事长阁下”“总经理先生/女士”等，待了解对方职务后再进行准确称呼。4.在与外部人员交流过程中，如需要提及本公司/组织内部人员，应使用规范的职务称谓，不得随意使用其他称呼。四、职务称谓的变更与调整（一）内部职务变更1.员工职务发生变动时，公司/组织应及时发布职务变更通知，明确新的职务称谓。2.员工应按照新的职务称谓进行工作交流和文件往来，确保职务称谓的一致性。3.对于职务晋升的员工，在正式任命文件发布后，应在公司/组织内部进行适当的宣传和介绍，以便员工了解其新的职责和角色。（二）外部职务变动1.与公司/组织有业务往来的外部人员职务发生变动时，公司/组织应及时与对方沟通确认新的职务称谓，并按照新的称谓进行业务交流。2.在与外部人员签订合作协议、商务合同等文件时，应确保对方职务称谓的准确性和一致性。3.对于因外部人员职务变动可能影响到公司/组织业务的情况，应及时调整相应的工作安排和沟通方式。五、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组，负责对职务称谓的使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查内部员工之间、与外部人员交流时职务称谓的使用是否规范，是否存在违反本制度的行为。3.对于发现的问题，监督小组应及时记录并反馈给相关部门或人员，要求其限期整改。（二）考核办法1.将职务称谓的规范使用纳入员工绩效考核体系，作为考核员工工作态度和职业素养的重要指标之一。2.对于在职务称谓使用方面表现优秀的员工，给予适当的奖励；对于违反本制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、绩效扣分等。3.在员工晋升、评优等过程中，将职务称谓规范使用情况作为参考依据之一，优先考虑使用规范、表现良好的员工。六、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门应定期组织关于职务称谓规范使用的培训课程，面向全体员工进行培训。2.培训内容应包括职务称谓的分类与定义、使用规范、变更与调整等方面的内容，并结合实际案例进行讲解，确保员工能够准确理解和掌握。3.培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式，以提高培训效果。（二）宣传推广1.通过公司/组织内部公告栏、内部刊物、电子邮件等渠道，宣传职务称谓规范使用的重要性和具体要求，提高员工的知晓度和重视程度。2.在公司/组织内部会议、培训活动等场合，强调职务称谓规范使用的必要性，引导员工养成良好的使用习惯。3.对于新入职员工，应在入职培训中专门安排职