纸质收据管理制度规范

PAGE纸质收据管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司纸质收据的管理，规范收据的使用、保管及核销流程，确保公司财务信息的准确、完整和安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及纸质收据使用的所有活动。（三）基本原则1.合法性原则：纸质收据的管理必须符合国家法律法规及相关财务制度的要求。2.准确性原则：收据的开具、填写应准确无误，确保财务数据的真实可靠。3.安全性原则：加强收据的保管，防止丢失、被盗用等情况发生，保障公司资产安全。4.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行收据的使用、保管及核销，保持管理工作的规范化。二、收据的种类及用途（一）收据种类1.收款收据：用于收取公司销售商品、提供劳务等业务的款项。2.往来结算收据：用于公司与内部部门、员工或外部单位之间的往来款项结算，如借款、押金退还等。（二）用途说明1.收款收据是公司财务收入的重要凭证，应严格按照业务实际情况开具，确保收款金额与业务内容相符。2.往来结算收据应明确款项性质及往来双方信息，以便准确记录和核对往来账目。三、收据的购买与印制（一）购买渠道公司指定专人负责收据的购买，应选择具有合法资质的财政部门或税务部门指定的票据印刷企业进行购买。（二）购买流程1.购买人员填写收据购买申请表，详细注明所需收据的种类、数量等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报财务负责人审批。3.财务负责人审批通过后，由购买人员持审批后的申请表前往指定印刷企业购买收据。（三）印制要求1.若因业务特殊需要自行印制收据，必须提前向当地财政部门或税务部门报备，并按照其规定的格式、内容及印刷要求进行印制。2.自行印制的收据应具备唯一性标识，以便于管理和核销。四、收据的领用（一）领用人员范围仅限公司内部经授权的财务人员、业务人员及其他相关人员领用。（二）领用流程1.领用人员填写收据领用申请表，注明领用收据的种类、数量及预计使用期限等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，交财务部门。3.财务部门根据库存情况及领用人员申请，核实后发放收据，并在收据领用登记簿上进行登记，记录领用日期、领用人员、收据种类及数量等信息。（三）领用数量限制财务部门应根据领用人员的业务需求及以往收据使用情况，合理核定领用数量，原则上每次领用数量不得超过一个月的预计使用量。五、收据保管（一）保管责任1.领用人员对所领用的收据负有保管责任，应妥善存放，防止丢失、损坏或被盗用。2.财务部门应定期对收据保管情况进行检查和监督。（二）保管方式1.收据应存放在安全、干燥、防火、防盗的专用保险柜或文件柜中。2.存放收据的保险柜或文件柜应设置专人管理的钥匙或密码，确保只有授权人员能够接触。（三）保管期限已使用的收据存根联及作废收据应按照会计档案管理规定进行保管，保管期限为[X]年。期满后，经公司财务负责人批准，方可按照规定程序进行销毁。六、收据开具（一）开具人员资格只有经过公司授权的财务人员或业务人员方可开具收据。（二）开具要求1.开具收据时，应使用黑色或蓝色钢笔、中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改、挖补。2.收据内容应填写完整，包括日期、交款单位（个人）、收款事由、金额（大写及小写）、收款人等信息。3.金额大写应规范填写，不得使用简化字，小写金额前应加注人民币符号“￥”，且金额数字应填写到小数点后两位。4.一式多联的收据，应一次性套写，各联内容及金额应一致。（三）开具流程1.业务人员或财务人员根据实际业务情况，确认收款事项后，开具收据。2.在收据上加盖公司财务专用章或发票专用章（根据收据性质确定）。3.将收据联交予交款单位（个人），存根联留存备查。（四）作废收据处理1.开具错误或因其他原因需要作废的收据，应在收据上加盖“作废”戳记，并全联保存。2.作废收据应注明作废原因及日期，并由开具人员签字确认。3.定期将作废收据交财务部门进行核对和存档。七、收据核销（一）核销周期财务部门应定期对收据的使用情况进行核销，原则上每月进行一次全面核销。（二）核销流程1.领用人员在收据使用完毕后，应及时将存根联及相关附件整理齐全，交财务部门进行核销。2.财务人员核对收据存根联与已入账的记账凭证及相关原始凭证，检查收据开具的金额、内容、收款事项等是否一致。3.核对无误后，在收据领用登记簿上进行核销记录，注明核销日期、收据起止号码、实际收款金额等信息。4.对于未使用完的收据，领用人员应将剩余收据交回财务部门，办理退库手续。财务部门在收据领用登记簿上记录退库日期及数量，并妥善保管。（三）差异处理1.若在核销过程中发现收据存根联与记账凭证等存在差异，如金额不符、收款事项不一致等，财务人员应及时查明原因。2.属于开具错误的，应按照作废收据处理规定进行处理；属于其他原因导致差异的，应根据具体情况进行调整，并记录差异原因及处理结果。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对纸质收据的管理情况进行审计检查，重点检查收据的购买、领用、保管、开具及核销等环节是否符合本制度规定，发现问题及时督促整改。（二）财务部门日常监督财务部门应加强对收据使用情况的日常监督，定期检查领用人员的收据保管及使用情况，发现违规行为及时纠正，并报告公司管理层。（三）违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、罚款、解除劳动合