烟草采购规范制度范本

PAGE烟草采购规范制度范本一、总则（一）目的为了加强公司烟草采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司生产经营活动的正常开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及烟草采购的所有部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、烟草专卖相关规定以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证烟草质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、销售情况以及历史数据等，提前对烟草需求进行预测。2.定期召开需求预测会议，由各部门负责人汇报本部门烟草需求情况，共同分析市场动态和趋势，形成较为准确的需求预测报告。（二）采购计划编制1.根据需求预测报告，采购部门负责编制年度、季度和月度烟草采购计划。2.采购计划应明确采购烟草的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。3.在编制采购计划时，应充分考虑库存水平，避免过度采购或采购不足。（三）计划审批1.采购计划编制完成后，提交至采购部门负责人审核。2.采购部门负责人审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批后的采购计划作为正式采购依据，不得随意变更。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的审批程序进行。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、质量控制水平、信誉状况、价格水平等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。3.对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其实际情况，必要时可要求供应商提供样品进行检测分析。4.根据评估结果，选择符合准入标准的供应商，建立供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价周期为每年一次。2.评价内容包括供应商品质、交货期、价格、服务等方面，可采用定量与定性相结合的方式进行综合评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。（三）供应商淘汰与更新1.对于评价为不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。2.根据公司业务发展和采购需求变化，适时对供应商名录进行更新，引入新的优质供应商。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据已审批的采购计划，填写采购申请表，详细说明所需烟草的品种、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和准确性。2.审核通过后，报采购部门负责人审批。采购金额较大或涉及重要物资采购的，需报公司分管领导或总经理审批。（三）采购实施1.根据审批后的采购申请，采购人员在供应商名录中选择合适的供应商进行采购。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括烟草品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.在采购过程中，采购人员应密切跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。（四）验收1.烟草到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。2.质量检验部门按照相关标准和合同要求对烟草的质量、规格、数量等进行检验。3.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。（五）付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。2.付款方式应按照合同约定执行，一般采用银行转账等方式进行支付。3.在付款前，财务部门应对采购业务进行审核，确保付款凭证齐全、手续合规。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同必须采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同内容应符合法律法规和行业标准要求，包括但不限于烟草品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行1.采购人员和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.在合同执行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并签订相关补充协议。（三）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本进行归档保存。2.合同归档应按照类别、时间等进行分类整理，便于查询和管理。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对烟草采购活动进行监督检查，重点检查采购流程的执行情况、合同履行情况、资金使用情况等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报，对举报内容进行及时调查处理。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司烟草采购业务进行审计，确保采购活动符合法律法规和行业规范。2.根据外部审计意见，及时整改存在的问题，完善采购管理制度。七、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集与烟草采购相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态等。2.对收集到的信息进行整理分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购档案管理1.建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件