工作通知单规范制度

PAGE工作通知单规范制度一、总则（一）目的为了规范公司工作通知单的管理，确保工作安排、任务传达等信息准确、及时、有效地传达给相关人员，提高工作效率，保证各项工作顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、部门与员工之间工作通知单的使用与管理。（三）基本原则1.准确性原则：工作通知单所传达的工作内容、要求、标准等信息必须准确无误，避免因信息错误导致工作失误。2.及时性原则：根据工作的紧急程度和重要性，及时下达工作通知单，确保接收方能够及时了解工作任务并安排工作。3.清晰性原则：工作通知单的内容应表述清晰、简洁，易于理解，避免模糊不清或产生歧义。4.责任明确原则：明确工作通知单的发送方、接收方以及相关责任人，确保工作任务落实到人。二、工作通知单的内容与格式（一）内容要求1.基本信息：包括工作通知单的编号、发出日期、接收部门/人员、主题等。2.工作内容描述：详细说明工作任务的具体内容、目标、要求等，必要时可附图示或示例。3.工作时间要求：明确工作任务的开始时间、完成时间或阶段性时间节点。4.工作标准与质量要求：阐述工作应达到的标准和质量水平，以便接收方能够准确把握工作方向。5.资源需求：如涉及人力、物力、财力等资源需求，应明确列出。6.审批意见：如有审批环节，应注明审批意见及审批人签字。7.其他事项：如注意事项、相关说明等。（二）格式规范1.纸张规格：统一使用A4纸。2.字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文用四号宋体，行间距为1.5倍行距。3.页面设置：页边距上下左右均为2.5厘米。4.编号规则：工作通知单编号采用年份+部门代码+流水号的形式，如202301001，其中年份为四位数字，部门代码根据公司部门代码表确定，流水号为三位数字。三、工作通知单的生成与审批（一）生成1.发起部门：工作通知单由相关业务部门或职能部门发起，根据工作需要填写工作通知单的各项内容。2.填写要求：发起部门应确保工作通知单内容完整、准确、清晰，符合本制度的要求。填写过程中如有疑问或需要补充信息，应及时与相关部门或人员沟通。（二）审批1.审批流程：一般工作通知单由部门负责人审批。涉及重要工作、跨部门协作、资源调配等的工作通知单，需经分管领导审批。对于重大事项的工作通知单，可能还需经过总经理审批。2.审批意见：审批人应认真审核工作通知单的内容，提出明确的审批意见。如同意，则签字确认；如不同意，应注明原因并要求发起部门进行修改完善。四、工作通知单的发放与接收（一）发放1.发放方式：工作通知单可通过以下方式发放：纸质版：打印后送达接收部门或人员，并要求接收方签字确认。电子版：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式发送给接收方，接收方应及时回复确认收到。2.发放记录：发放部门应做好工作通知单的发放记录，包括发放时间、发放方式、接收部门/人员等信息，以备查询。（二）接收1.接收确认：接收部门或人员收到工作通知单后，应及时进行确认。如为纸质版，应在工作通知单上签字；如为电子版，应通过回复邮件、在办公系统中确认等方式进行反馈。2.接收信息核对：接收方在确认收到工作通知单后，应仔细核对工作通知单的内容，如有疑问或异议，应及时与发放部门沟通。五、工作通知单的执行与跟踪（一）执行1.任务分配：接收方应根据工作通知单的要求，及时将工作任务分配给具体的工作人员，并明确工作责任。2.工作开展：工作人员应按照工作通知单的要求和标准，认真开展工作，确保工作质量和进度。在工作过程中，如遇问题或困难，应及时向上级汇报。（二）跟踪1.跟踪责任人：工作通知单的跟踪责任人一般为发放部门或相关业务主管。2.跟踪方式：跟踪责任人可通过定期检查、进度汇报、现场查看等方式，对工作任务的执行情况进行跟踪。3.进度反馈：接收方应定期向跟踪责任人反馈工作任务的进展情况，如遇到延误或其他异常情况，应及时说明原因并提出解决方案。六、工作通知单的变更与撤销（一）变更1.变更原因：在工作通知单执行过程中，如因客观情况发生变化，需要对工作内容、时间要求、标准等进行变更，应及时提出变更申请。2.变更申请：变更申请由原工作通知单的接收方提出，填写工作通知单变更申请表，详细说明变更的内容、原因及对工作的影响等。3.变更审批：变更申请表经原审批人审批同意后，方可进行变更。如变更涉及其他部门或人员，还需征求相关部门或人员的意见。4.变更通知：变更后的工作通知单应及时发放给相关部门和人员，并做好发放记录和接收确认工作。（二）撤销1.撤销原因：如工作任务因某种原因不再执行或已完成，可申请撤销工作通知单。2.撤销申请：撤销申请由原工作通知单的发起部门提出，填写工作通知单撤销申请表，说明撤销的原因。3.撤销审批：撤销申请表经原审批人审批同意后，工作通知单予以撤销。七、工作通知单的存档与保管（一）存档1.存档部门：工作通知单的纸质版和电子版均应由发起部门负责存档。2.存档期限：工作通知单的存档期限应根据公司档案管理规定执行，一般为[X]年。（二）保管1.保管要求：存档的工作通知单应妥善保管，确保其完整、安全，便于查阅。2.查阅权限：因工作需要查阅工作通知单的，应按照公司档案查阅规定办理查阅手续。未经批准，不得擅自复印、外传工作通知单的内容。八、监督与考核（一）监督1.监督部门：公司行政部门负责对工作通知单的使用与管理情况进行监督检查。2.监督内容：监督内容包括工作通知单的生成、审批、发放、接收、执行、跟踪、变更、撤销以及存档等环节是否符合本制度的要求。（二）考核1.考核标准：制定工作通知单管理考核标准，对各部门和相关人员在工作通知单管理方面的工作表现进行考核。考核指标可包括工作通知单的准确性、及时性、执行情况等。2.考核结果应用：考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对