标准报销规范制度范本

PAGE标准报销规范制度范本一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的报销行为，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，加强财务管理，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须是实际发生的，不得虚报、假报。2.合理性原则：费用支出应符合公司/组织的业务需求和相关规定，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司/组织的各项规章制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通工具的票价，以及因出差乘坐出租车、网约车等产生的费用。2.住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，按照公司/组织规定的标准报销住宿费。3.餐饮补贴：根据出差地区的不同，给予相应的餐饮补贴，用于支付出差期间的餐饮费用。4.其他费用：如出差期间的市内交通费、通讯费等。（二）业务招待费1.招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户的，按照公司/组织规定的标准报销餐饮费用。2.招待客户的礼品费用：赠送客户的礼品，应符合公司/组织的规定，并按照相关流程进行审批。3.其他招待费用：如招待客户的娱乐费用、会议费用等。（三）办公用品费1.办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.办公耗材：如墨盒、硒鼓、纸张等。（四）通讯费1.手机话费：员工因工作需要使用手机的，按照公司/组织规定的标准报销手机话费。2.固定电话费：公司/组织的固定电话费用。（五）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通工具的票价，以及因出差乘坐出租车、网约车等产生的费用。2.住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，按照公司/组织规定的标准报销住宿费。3.餐饮补贴：根据出差地区的不同，给予相应的餐饮补贴，用于支付出差期间的餐饮费用。4.其他费用：如出差期间的市内交通费、通讯费等。（六）培训学习费1.参加外部培训的费用：员工因工作需要参加外部培训的，经公司/组织批准后，按照相关规定报销培训费用。2.购买学习资料的费用：购买与工作相关的学习资料，经公司/组织批准后，按照相关规定报销费用。（七）其他费用1.水电费：公司/组织的水电费支出。2.物业费：公司/组织办公场所的物业费支出。3.邮寄费：因工作需要邮寄文件、资料等产生的费用。4.其他经公司/组织批准的费用。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出的，应提前填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关的发票、收据等报销凭证，并按照公司/组织的要求进行整理和粘贴。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。3.员工将整理好的报销凭证和费用申请表一并提交给财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到员工的报销申请后，应按照本制度的规定对报销凭证和费用申请表进行审核。2.审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，费用的合理性、合规性，报销流程的完整性等。3.如发现报销凭证存在问题或费用不符合规定的，财务部门应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关信息。（四）审批签字1.经财务部门审核通过的报销申请，应提交给公司/组织的相关领导进行审批签字。2.审批签字的流程和权限按照公司/组织的相关规定执行。（五）报销支付1.经审批签字后的报销申请，财务部门应按照公司/组织的规定及时进行报销支付。2.报销支付的方式包括现金支付、银行转账等，具体方式按照公司/组织的相关规定执行。四、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用：飞机票：根据出差的紧急程度和实际情况，按照公司/组织规定的标准乘坐相应舱位。火车票：按照公司/组织规定的标准乘坐相应车次和座位。汽车票、船票：按照实际票价报销。出租车、网约车：在市内因工作需要乘坐出租车、网约车的，应注明起止地点和事由，并按照公司/组织规定的标准报销。2.住宿费用：根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准档次。员工应选择符合公司/组织规定标准的酒店或住宿场所，并按照实际发生的住宿费报销。3.餐饮补贴：根据出差地区的不同，分为不同的餐饮补贴标准档次。餐饮补贴按照出差的自然天数计算，在规定标准内据实报销。（二）业务招待费标准1.招待客户的餐饮费用：按照公司/组织规定的标准执行，每次招待费用不得超过规定的限额。招待费用应注明招待对象、事由、时间等信息，并经相关领导审批。2.招待客户的礼品费用：赠送客户的礼品应符合公司/组织的规定，价值不得超过规定的限额。礼品费用应注明礼品名称、数量、价值等信息，并经相关领导审批。3.其他招待费用：如招待客户的娱乐费用、会议费用等，应按照公司/组织规定的标准执行，并经相关领导审批。（三）办公用品费标准1.办公文具：根据实际工作需要，按照公司/组织规定的标准购买办公文具。办公文具的采购应通过正规渠道，确保质量和价格合理。2.办公设备：购买办公设备应提前提出申请，经公司/组织批准后按照相关规定进行采购。办公设备的采购应符合公司/组织的业务需求和预算安排。3.办公耗材：按照公司/组织规定的标准购买办公耗材，确保办公设备的正常使用。办公耗材的采购应通过正规渠道，确保质量和价格合理。（四）通讯费标准1.手机话费：根据员工的工作岗位和业务需求，分为不同的手机话费报销标准档次。员工应按照公司/组织规定的标准报销手机话费，超出部分自理。2.固定电话费：公司/组织的固定电话费用按照实际发生额报销。（五）培训学习费标准1.参加外部培训的费用：员工参加外部培训应提前提出申请，经公司/组织批准后按照相关规定报销培训费用。培训费用应包括培训学费、教材费、住宿费、餐饮费等，按照公司/组织规定的标准报销。2.购买学习资料的费用：购买与工作相关的学习资料，应经公司/组织批准后按照相关规定报销费用。学习资料的费用应包括书籍、杂志、光盘等，按照公司/组织规定的标准报销。（六）其他费用标准1.水电费：公司/组织的水电费按照实际发生额报销。2.物业费：公司/组织办公场所的物业费按照实际发生额报销。3.邮寄费：因工作需要邮寄文件、资料等产生的费用，按照实际发生额报销。4.其他经公司/组织批准的费用：按照公司/组织规定的标准报销。五、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整、准确。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、可辨。3.发票的开具日期应与费用发生日期相符，发票的金额应与报销金额一致。（二）收据1.收据必须是由财政部门统一印制的正规收据，收据内容应真实、完整、准确。2.收据应加盖财务专用章，印章应清晰、可辨。3.收据的开具日期应与费用发生日期相符，收据的金额应与报销金额一致。（三）其他凭证1.如车票、机票、住宿发票等，应确保凭证的真实性、合法性和有效性。2.凭证应注明费用的用途、金额、时间等信息，并与费用申请表一致。六、报销时间规定（一）月度报销1.员工应在每月的[具体日期]前，将上月的报销凭证和费用申请表提交给财务部门。2.财务部门应在每月的[具体日期]前完成对上月报销申请的审核和支付。（二）季度报销1.对于一些季度性的费用支出，如季度奖金、季度培训费用等，员工应在每季度末的[具体日期]前，将相关的报销凭证和费用申请表提交给财务部门。2.财务部门应在每季度末的[具体日期]前完成对季度报销申请的审核和支付。（三）年度报销1.对于一些年度性的费用支出，如年度绩效奖金、年度培训费用等，员工应在每年末的[具体日期]前，将相关的报销凭证和费用申请表提交给财务部门。2.财务部门应在每年末的[具体日期]前完成对年度报销申请的审核和支付。七、报销审批权限（一）部门负责人审批1.员工的日常费用报销，如办公用品费、通讯费、差旅费等，应经部门负责人审核签字。2.部门负责人应审核费用的合理性和必要性，确保费用支出符合公司/组织的业务需求和相关规定。（二）财务部门审核1.财务部门收到员工的报销申请后，应按照本制度的规定对报销凭证和费用申请表进行审核。2.审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，费用的合理性、合规性，报销流程的完整性等。（三）公司/组织领导审批1.对于一些重大的费用支出，如业务招待费、大额办公用品费、大额培训学习费等，应经公司/组织领导审批签字。2.公司/组织领导应审核费用的必要性和合理性，确保费用支出符合公司/组织的战略规划和预算安排。八、违规处理（一）虚报、假报费用1.员工如有虚报、假报费用的行为，一经发现，公司/组织将追回虚报、假报的费用，并按照虚报、假报金额的[X]倍进行罚款。2.情节严重的，公司/组织将给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。（二）违反报销流程1.员工如违反报销流程，未按照规定填写费用申请表、提交报销凭证等，公司/组织将