档案制度业务规范

PAGE档案制度业务规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本业务规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项业务活动的真实情况。2.完整性原则：全面收集与公司/组织相关的各类档案，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序，对档案进行科学整理，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查找、调阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度和业务规范。2.负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。3.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。4.负责本部门档案的日常查阅和利用，并做好登记和归还工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极参与档案编研工作，为公司/组织提供档案信息服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司/组织相关的文件、指示、通知等。3.公司/组织对外签订协议、合同、章程、报表等文件。4.公司/组织内部的会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案、科研档案等专项档案。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对重要文件和资料，应收集备份，以防原件损坏或丢失。4.收集的档案应注明形成时间、来源、保管期限等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等分类标准进行整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录和索引。3.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立个人档案，包括履历材料、自传、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等，定期装订成册，编制档案目录。5.业务档案：根据业务特点和管理要求，制定相应的分类整理方法，确保业务档案的系统性和完整性。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门和专业人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷、逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。3.对确定无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报经主管领导批准后予以销毁。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.档案盒应按照规定的格式和尺寸制作，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，同类档案应集中存放，便于管理和查找。2.档案应排列有序，编号清晰，便于识别和检索。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对电子档案，应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅制度，确保档案的安全。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用需求。2.遵循保密规定，确保档案信息安全。3.提高档案利用效率，为公司/组织发展提供支持。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅与其相关的档案。3.外单位因工作需要查阅公司/组织档案，需经公司/组织批准，并办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：对确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件，并加盖档案管理部门印章。（四）利用手续1.档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准。3.利用者凭批准的申请表到档案管理部门查阅、借阅或复制档案，并在档案利用登记簿上登记。4.利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案完好无损。（五）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和利用。2.档案利用者不得擅自涂改、损毁、丢失档案，不得在档案上圈划、批注、污损。3.档案利用者不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。3.档案管理人员的工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.采用计算机管理系统进行档案统计，提高统计工作的准确性和效率。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（三）移交规定1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对和验收，确保档案的质量。4.对已到保管期限的档案，档案管理部门应按照规定进行整理和移交，办理相关手续。八、电子档案管理（一）电子档案的定义电子档案是指公司/组织在各项业务活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、资料、图表、数据、声像等材料。（二）电子档案的收集与整理1.电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保电子档案的完整性和准确性。2.电子档案应按照规定的分类方案进行整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录和索引。3.对电子档案的元数据应进行规范管理，确保元数据的真实性、完整性和准确性。（三）电子档案的保管1.电子档案应存储于安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。2.电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。3.对电子档案应进行加密处理，防止数据泄露。4.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。（四）电子档案的利用1.电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的利用原则和手续。2.利用者可通过计算机网络查阅、借阅和复制电子档案。3.对电子档案的利