酒店用品发放制度规范

PAGE酒店用品发放制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范酒店用品的发放流程，确保用品的合理使用与有效管理，满足酒店运营需求，提高服务质量，同时保障酒店资产安全，降低成本损耗。2.适用范围本制度适用于酒店内所有部门及员工在工作中涉及酒店用品的领取、使用及归还等相关活动。3.基本原则按需发放原则：根据各部门及岗位的实际工作需求，合理确定用品发放数量，避免浪费。规范流程原则：明确用品发放的各个环节，严格按照规定程序操作，确保发放工作的准确性和高效性。责任明晰原则：明确各部门及相关人员在用品发放过程中的职责，做到责任到人，便于监督和考核。成本控制原则：在保证服务质量的前提下，尽量降低酒店用品的采购成本和使用损耗，实现资源的优化配置。二、酒店用品分类及标准1.客房用品床上用品：包括床单、被套、枕套等，应根据客房类型和床型配备相应规格的用品，保证质地舒适、耐用。例如，标准间配备两套床单、被套、枕套，豪华套房根据房间实际床位数适当增加。洗漱用品：如牙膏、牙刷、洗发水、沐浴露、香皂等，应选用质量合格、包装精美且符合环保要求的产品。洗漱用品的品牌和档次可根据酒店定位进行调整，但需确保能满足客人基本需求。客房布草：浴巾、面巾、地巾等，其材质应柔软吸水性强，尺寸符合行业标准。浴巾一般长不低于140cm，宽不低于70cm；面巾长不低于75cm，宽不低于35cm；地巾长不低于65cm，宽不低于35cm。客房易耗品：拖鞋、梳子、剃须刀、浴帽、针线包等，应保证质量可靠，方便客人使用。拖鞋材质应防滑、舒适，梳子应梳齿顺滑，剃须刀锋利耐用，浴帽防水性好，针线包线色齐全、针尖锐利。2.餐饮用品餐具：包括餐盘、碗、筷子、勺子、酒杯等，应根据餐厅经营菜品和接待规模配备足够数量的餐具。餐具材质应符合食品安全标准，如陶瓷餐具应无铅镉超标，不锈钢餐具应耐腐蚀、易清洁。厨具：炒锅、煎锅、蒸锅、刀具、案板等厨房用具，应根据厨房烹饪需求选择合适的规格和型号。刀具应锋利耐用，案板应质地坚硬、不易变形，厨具应定期维护保养，确保使用安全。餐饮布草：台布、口布、围裙等，台布尺寸应根据餐桌大小适配，口布应干净整洁、无异味，围裙应防水、耐油污。饮品及调料用品：茶叶、咖啡、糖包、盐、酱油、醋等，应保证品质新鲜，满足不同客人口味需求。饮品和调料的采购应选择正规供应商，确保产品质量安全。3.公共区域用品清洁用品：扫帚、拖把、抹布、清洁剂、消毒剂等，应根据公共区域面积和清洁工作量合理配备。清洁用品应具有良好的清洁效果和环保性能，如清洁剂应能有效去除污渍且对环境无污染，消毒剂应符合卫生消毒标准。绿植花卉：大堂、走廊、会议室等公共区域应摆放适量的绿植花卉，起到美化环境作用。绿植花卉的品种和数量应根据区域空间大小和装饰风格进行搭配，定期浇水、施肥、修剪，保持良好观赏效果。一次性用品：卫生纸、洗手液（皂）、擦手纸等，应放置在公共卫生间等区域，方便客人使用。这些用品应保证质量合格，供应充足，及时补充更换。三、用品发放流程1.需求申请各部门根据实际工作需求，填写《酒店用品需求申请表》，详细注明所需用品的名称、规格、数量、用途及预计使用时间等信息。部门负责人对申请表进行审核，签字确认后提交至酒店物资管理部门。2.物资管理部门审核物资管理部门收到《酒店用品需求申请表》后，安排专人进行审核。审核人员应核对申请信息与实际需求是否相符，是否存在重复申请或不合理需求等情况。对于符合要求的申请，审核人员在申请表上签字批准，并根据库存情况确定是否能够立即发放。如库存不足，需记录在案，并及时通知采购部门进行补货。3.用品发放若库存充足，物资管理部门根据批准的申请表，安排仓库管理人员进行发放。发放人员应按照申请表上的物品清单逐一核对发放用品的名称、规格、数量，确保准确无误。发放过程中，发放人员与领取人员需在《酒店用品发放记录表》上签字确认，记录发放时间、领取部门、领取人、用品名称及数量等信息。领取人员应妥善保管所领取的用品，如有损坏或丢失，应及时向物资管理部门报告，并按照规定进行赔偿。4.特殊情况处理如遇紧急情况需要临时领取用品，领取部门可先口头向物资管理部门说明情况，经同意后先行领取，但事后需及时补办《酒店用品需求申请表》及发放手续。对于因工作任务变更或其他原因导致已领取的用品不再需要的情况，领取部门应及时将剩余用品退还物资管理部门，并在发放记录表上注明退还原因和时间。物资管理部门应做好退还用品的验收和登记工作。四、用品库存管理1.库存盘点物资管理部门应定期对酒店用品库存进行盘点清查，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况设定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。盘点过程中，盘点人员应认真核对库存用品的数量、规格、质量等信息，将实际盘点结果与库存台账进行逐一比对。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并编制《库存盘点差异报告》。对于盘盈或盘亏的用品，应按照规定的审批程序进行处理。盘盈的用品应查明来源，如属于正常库存增加，应及时调整库存台账；盘亏的用品应分析原因，如因人为损坏、丢失等原因造成的，应追究相关人员责任，并按照规定进行赔偿。2.库存安全管理仓库应具备良好的储存条件，保持通风、干燥、整洁，确保用品不受潮、不受损、不丢失。对易燃易爆、有毒有害等特殊用品，应设置专门的储存区域，严格按照相关安全规定进行存放和管理，配备必要的安全防护设施，如灭火器、防爆灯等。建立库存物资保管制度，明确仓库管理人员职责，加强对仓库的日常巡查和监控，防止库存用品被盗、被挪用或发生其他安全事故。3.库存预警物资管理部门应根据酒店用品的使用频率、采购周期等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量接近或低于预警值时，应及时发出预警信号，通知采购部门进行补货。库存预警指标可根据实际情况进行动态调整，如根据酒店业务淡旺季、新老客户比例变化等因素，适时调整各类用品的库存上下限。五、用品采购管理1.采购计划制定物资管理部门应根据酒店用品的库存情况、使用需求及预算安排，定期制定采购计划。采购计划应明确采购用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。在制定采购计划时，应充分考虑酒店的经营状况、市场价格波动及供应商供货能力等因素，确保采购计划的合理性和可行性。采购计划经酒店相关领导审批后，作为采购工作的依据。2.供应商选择与管理建立合格供应商名录，对酒店用品供应商进行严格筛选和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务等方面。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名录。对于表现优秀的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不符合要求的供应商，应及时淘汰。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，应严格按照合同约定执行，确保采购工作的顺利进行。3.采购流程采购部门根据批准的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明所需用品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照约定时间和质量标准组织生产和发货。采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量到货。用品到货后，采购部门应通知物资管理部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对用品的数量、规格、质量等进行严格检验。如发现质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商协商解决，办理退换货手续。六、监督与考核1.监督机制酒店设立专门的监督小组，负责对酒店用品发放制度的执行情况进行监督检查。监督小组由物资管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期或不定期对酒店用品的采购、发放、库存管理等环节进行检查，重点检查是否存在违规发放、浪费现象，库存管理是否规范，采购流程是否合规等问题。对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应形成书面报告，上报酒店管理层。2.考核办法建立酒店用品发放制度执行情况考核体系，对各部门及相关人员在用品管理方面的工作表现进行考核评价。考核指标包括用品领用合规性、用品使用合理性、用品损耗率、库存管理准确性等方面。