公司用章规范制度

PAGE公司用章规范制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有与公司相关的用章行为。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的主要印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定文件或事务，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等事务。6.业务专用章：针对特定业务领域刻制的印章，如销售专用章、采购专用章等，用于该业务范围内的文件签署。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准进行。2.由需要刻制印章的部门或机构提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经公司法定代表人或授权负责人批准。3.申请获批后，统一由公司行政部门负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与申请内容一致。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细记录印章名称、启用日期、使用范围等信息，并报公司法定代表人或授权负责人签字批准。2.行政部门应将启用印章的相关信息以书面形式通知公司各部门及相关人员，明确告知印章的正式启用时间、使用范围及注意事项。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或按规定程序销毁。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章丢失、被盗用或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定。（二）保管职责1.公司公章：由公司法定代表人指定专人保管，一般为公司办公室主任或行政负责人。保管人员应妥善保管公章，确保其存放安全，并严格按照规定使用。2.法定代表人章：由法定代表人本人或其授权的专人保管，保管人员应严格按照法定代表人的指示使用印章。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人员应熟悉财务制度，严格按照财务流程使用印章，确保财务工作的准确性和安全性。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人员应熟悉合同管理规定，严格按照合同审批流程使用印章，确保合同的合法性和有效性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人员应在部门负责人的领导下，按照部门内部规定使用印章，确保部门工作的正常开展。6.业务专用章：由相关业务部门指定专人保管，保管人员应熟悉业务流程，严格按照业务规定使用印章，确保业务工作的顺利进行。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应严格遵守印章使用登记制度，对每次印章使用情况进行详细记录，包括使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息。3.印章保管人员不得擅自将印章交与他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司法定代表人或授权负责人批准，并办理相关交接手续。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施进行处理。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。2.使用印章前，必须经过相关领导或部门的批准，严禁未经批准擅自使用印章。（二）使用流程1.申请：用章部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、文号、使用范围、使用日期等信息，并签字确认。2.审批：一般性文件、通知等用章，由部门负责人审批。涉及经济合同、协议等重要文件用章，需经公司合同管理部门审核后，报公司分管领导、法定代表人审批。涉及财务收支、资金结算等财务文件用章，需经公司财务部门审核后，报公司分管领导、法定代表人审批。涉及公司重大决策、对外投资、融资等重要事项用章，需经公司领导班子集体研究决定后，报公司法定代表人审批。3.登记：印章保管人员对经批准的《印章使用申请表》进行登记，记录用章时间、用章部门、用章事项、批准人等信息，并留存申请表原件。4.用章：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在用章文件或材料上正确加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。5.留存：用章完毕后，印章保管人员应将用章后的文件或材料原件留存一份，与《印章使用申请表》一并归档保存，以备查阅。（三）使用要求1.印章使用应在公司内部指定的地点进行，不得将印章携带外出使用。如因特殊情况需要外出用章，必须经过公司法定代表人或授权负责人批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如需开具空白介绍信，必须在介绍信上注明有效期限、用途等信息，并严格按照审批程序办理。3.印章使用应严格按照规定的格式和位置加盖，不得随意更改或调整。如因文件格式等原因需要调整印章位置，必须重新履行审批程序。4.印章使用人员应确保用章文件或材料的内容真实、合法、有效，不得在不符合规定或存在问题的文件上加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.公司名称变更、机构调整等原因，导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因，无法继续使用。3.根据公司规定，需要停用的其他印章。（二）停用程序1.由相关部门或机构提出印章停用申请，详细说明停用原因、印章名称等信息，并经公司法定代表人或授权负责人批准。2.行政部门接到批准的停用申请后，应及时通知印章保管人员停止使用印章，并收回印章。3.印章保管人员在收回印章后，应在《印章保管登记表》上注明印章停用日期，并将印章妥善保管。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、停用日期、销毁原因等信息，并报公司法定代表人或授权负责人批准。2.经批准后，行政部门应会同公司审计部门、法务部门等相关人员，共同对印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.销毁后的印章应拍照存档，以备查阅。同时，行政部门应在《印章保管登记表》上注明印章已销毁，并将销毁记录及相关照片等资料归档保存。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由公司办公室、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对公司印章管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向公司领导汇报。（二）违规处理1.如果发现未经批准擅自使用印章、超范围使用印章、在空白文件上加盖印章等违规行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.对于因