规范性文件策备案制度

PAGE规范性文件策备案制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项规章制度符合法律法规及行业标准要求，维护公司正常运营秩序，保障公司和员工合法权益，特制定本备案制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定的各类规范性文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知、通告等涉及公司运营管理、员工行为规范、业务流程等方面的文件。（三）基本原则1.合法性原则规范性文件的制定必须严格遵守国家法律法规和行业标准，不得与上位法相抵触。2.合理性原则文件内容应符合公司实际情况，充分考虑各方面因素，确保具有可操作性和合理性。3.公开性原则规范性文件应在公司内部适当范围内公开，保障员工知情权，便于员工遵守执行。4.稳定性原则规范性文件一经发布，应保持相对稳定，避免频繁变动影响公司运营秩序。如需修订，应按照规定程序进行。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司董事会负责制定公司章程、重大决策相关的规范性文件等。2.公司管理层根据职责分工，负责制定各自业务范围内的规范性文件，如各部门制定的工作流程、管理办法等。3.涉及多个部门或全公司范围的规范性文件，由相关部门联合起草，经公司管理层审核后报董事会批准。（二）制定程序1.立项各部门根据工作需要或公司整体战略规划，提出规范性文件制定立项申请，说明制定目的、依据、主要内容及时间安排等。立项申请经公司领导审批同意后，列入年度规范性文件制定计划。2.起草起草部门应成立起草小组，明确小组成员职责。起草过程中要充分调研，广泛征求意见，包括公司内部各部门、员工代表等，必要时还应征求外部专家或相关利益方意见。起草小组应对收集到的意见进行整理分析，对文件内容进行修改完善。3.审核起草完成的规范性文件应提交公司内部审核。审核部门应对文件的合法性、合理性、规范性进行全面审查，重点审查文件是否符合法律法规及行业标准要求，是否与公司现有制度相衔接，是否存在逻辑矛盾或表述不清等问题。审核部门应出具审核意见，起草部门根据审核意见进行修改。4.批准经审核通过的规范性文件，按照公司决策程序提交相应层级批准。一般规范性文件由公司管理层批准发布；涉及公司重大事项、核心制度等的规范性文件，须经董事会批准发布。（三）文件编号与格式1.规范性文件应统一编号，编号规则由公司办公室制定并公布。编号应体现文件类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。2.文件格式应规范统一，包括文件标题、文号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期等。文件排版应符合公司公文格式要求，确保清晰、易读。三、规范性文件的备案（一）备案主体公司办公室为规范性文件备案的归口管理部门，负责接收、登记、审核、存档公司各类规范性文件备案材料。（二）备案时间规范性文件自发布之日起[X]个工作日内，由起草部门将备案材料报送公司办公室。（三）备案材料1.规范性文件正式文本一式[X]份。2.规范性文件起草说明，包括制定目的、依据、起草过程、主要内容及对相关问题的说明等。3.征求意见情况汇总表，详细记录征求意见的范围、意见内容及处理情况。4.审核意见及修改情况说明。5.其他相关材料，如专家论证意见、合法性审查报告等（根据文件具体情况提供）。（四）备案审核1.公司办公室收到备案材料后，应在[X]个工作日内对备案材料的完整性、规范性进行初步审核。如材料不齐全或不符合要求，应及时通知起草部门补充完善。2.对符合要求的备案材料，公司办公室组织相关部门进行联合审核。审核重点包括文件是否符合法律法规及行业标准要求，是否与公司整体战略和现有制度相协调，是否存在可能引发法律风险或管理漏洞等问题。审核部门应出具审核意见，公司办公室根据审核意见对备案文件进行处理。3.对于审核通过的规范性文件，公司办公室在备案材料上加盖备案章，并将备案文件存档。存档应按照类别、年份等进行分类管理，便于查询和检索。（五）备案变更与撤销1.规范性文件发布后，如因法律法规、政策调整或公司实际情况变化等原因需要变更或撤销的，起草部门应及时提出申请，说明变更或撤销的原因、内容及依据，并按照规范性文件制定程序进行办理。2.变更或撤销后的规范性文件，起草部门应在规定时间内将变更或撤销情况报送公司办公室备案，备案要求与新制定规范性文件备案要求一致。四、规范性文件的清理（一）清理主体与周期1.公司办公室负责组织规范性文件清理工作，各部门配合提供相关文件信息及清理意见。2.规范性文件清理工作原则上每年进行一次，也可根据法律法规、政策变化或公司实际需要适时开展专项清理。（二）清理范围1.现行有效的规范性文件，检查其是否仍然符合法律法规及行业标准要求，是否适应公司发展需要。2.已废止或失效的规范性文件，及时予以清理，避免继续执行造成误导或管理混乱。3.部分条款与现行法律法规、政策不符或与公司实际情况脱节的规范性文件，应进行修订或废止。（三）清理程序1.公司办公室发布规范性文件清理通知，明确清理范围、要求和时间节点。2.各部门按照清理通知要求，对本部门制定或执行的规范性文件进行自查，提出清理意见，填写规范性文件清理登记表，报送公司办公室。3.公司办公室对各部门报送的清理意见进行汇总整理，组织相关部门进行审核。审核通过后，形成公司规范性文件清理报告，报公司领导审批。4.根据公司领导审批意见，对规范性文件进行修订、废止或继续保留等处理。对修订后的规范性文件，按照本制度规定重新履行制定和备案程序；对废止的规范性文件，应发布废止通知，并从公司文件管理系统中删除相关文件。五、监督与检查（一）监督主体公司内部审计部门负责对规范性文件的制定、备案、清理等工作进行监督检查，确保各项工作符合本制度要求。（二）检查内容1.规范性文件制定程序是否合规，是否经过立项、起草、审核、批准等环节。2.备案材料是否齐全、规范，备案审核工作是否认真落实。3.规范性文件是否符合法律法规及行业标准要求，是否存在与上位法相抵触或内部相互矛盾等问题。4.规范性文件清理工作是否及时、有效，是否存在应废止未废止或应修订未修订的文件。（三）检查方式1.定期检查内部审计部门每年定期对规范性文件管理情况进行全面检查，形成检查报告，报公司领导。2.不定期抽查根据工作需要，内部审计部门可对部分规范性文件或特定部门的规范性文件管理情况进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（四）责任追究对于在