合同制度管理规范

PAGE合同制度管理规范一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、各相关部门负责人组成。合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，负责审议重大合同、协调合同管理中的重大问题等。其主要职责包括：1.制定和修订公司合同管理制度。2.审议公司年度合同签订计划和重大合同。3.协调解决合同管理中的重大争议和问题。4.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。合同管理部门的主要职责包括：1.制定合同管理制度和流程，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订等工作。3.负责合同的登记、归档、保管等工作。4.跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行中的问题。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的起草、谈判、签订、履行等工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的起草工作，确保合同条款符合公司利益和业务要求。3.组织合同谈判，与对方协商合同条款，维护公司合法权益。4.负责合同的签订工作，确保合同签订程序合规。5.严格履行合同约定的义务，及时处理合同履行中的问题。6.定期向合同管理部门报告合同履行情况。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况等，报合同管理部门审核。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行审核，重点审核合同的必要性、合法性、可行性等。审核通过后，报合同管理委员会审批。3.合同管理委员会对重大合同进行审议，审议通过后，合同承办部门方可签订合同。4.合同承办部门负责合同的起草工作。合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。5.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等，提出审核意见。6.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同管理部门审核，直至审核通过。7.合同审核通过后，合同承办部门与对方当事人进行合同谈判。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意见，维护公司利益。8.合同谈判达成一致后，合同承办部门将合同文本提交公司法定代表人或授权代表签字盖章。9.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门登记、归档。（二）合同签订注意事项1.合同当事人应具有合法的主体资格，具备相应的民事权利能力和民事行为能力。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。3.合同中的权利义务应公平合理，不得损害公司利益。4.合同应约定明确的违约责任，以保障公司在对方违约时的合法权益。5.合同签订应采用书面形式，确保合同的真实性和有效性。6.对于重要合同或金额较大的合同，应进行必要的法律咨询或风险评估。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等全面履行合同义务。2.合同管理部门应定期跟踪合同的履行情况，建立合同履行台账，记录合同的履行进度、款项收付情况等。3.合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，并向合同管理部门报告。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，说明变更的原因、内容等，报合同管理部门审核。2.合同管理部门对《合同变更申请表》进行审核，审核通过后，报合同管理委员会审批。3.合同变更经审批通过后，合同承办部门应与对方当事人签订合同变更协议，并按照变更后的合同履行义务。4.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形需要解除合同，合同承办部门应填写《合同解除申请表》，说明解除的原因、依据等，报合同管理部门审核。5.合同管理部门对《合同解除申请表》进行审核，审核通过后，报合同管理委员会审批。6.合同解除经审批通过后，并通知对方当事人，双方应按照约定办理合同解除手续。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案。2.合同承办部门应将合同纠纷情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应会同相关部门进行研究，制定纠纷处理策略。3.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决。4.在合同纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规和公司的相关规定，维护公司的合法权益。五、合同档案管理（一）合同档案的收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门。合同管理部门负责收集合同签订过程中的相关文件，如合同签订申请表、审核意见、谈判记录、变更协议、解除协议及纠纷处理文件等，一并作为合同档案进行管理。（二）合同档案的整理与归档1.合同管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号。2.合同档案应采用纸质和电子两种形式进行保存。纸质档案应装订成册，编制目录，便于查阅；电子档案应进行备份，并建立索引，确保快速检索。3.合同档案应按照档案管理的要求进行归档，存放于专门的档案柜或存储设备中，并做好防火、防潮、防虫等工作。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人审批，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人，按时归还。3.查阅或借阅涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，应严格遵守公司的保密规定，不得泄露相关信息。六、合同监督与考核（一）合同监督1.合同管理部门负责对公司合同管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对合同签订、履行、档案管理等工作进行抽查。2.合同管理部门在监督检查过程中，如发现违反合同管理制度的行为，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）合同考核1.公司建立合同管理考核制度，对合同承办部门和相关人员的合同管理工作进行考核。考核内容包括合同签订的规范性、履行