严密规范性文件制度

PAGE严密规范性文件制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项工作依法依规开展，提高公司管理水平和运营效率，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定、发布、实施、修订和废止的各类规范性文件。规范性文件是指公司在履行职能过程中，依据法律法规和相关政策制定的，具有普遍约束力、能够反复适用的文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、指引等。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应当符合法律法规的规定，不得与法律法规相抵触。2.科学性原则：规范性文件的制定应当遵循客观规律，结合公司实际情况，确保文件内容科学合理、切实可行。3.民主性原则：规范性文件的制定应当广泛征求意见，充分听取员工和相关部门的建议，保障员工的知情权、参与权和监督权。4.时效性原则：规范性文件应当根据法律法规的变化、公司业务发展和管理需要及时修订和废止，确保文件的有效性和适应性。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司董事会、监事会、管理层有权根据职责权限制定相应的规范性文件。2.各职能部门在其职责范围内，可以根据公司授权或工作需要制定规范性文件，但需报公司审批后发布。（二）制定程序1.立项各职能部门根据公司发展战略、业务需求和管理要求，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定目的、依据、主要内容、适用范围、实施时间等。公司办公室对各部门提交的立项申请进行汇总和初审，提出立项意见，报公司管理层审批。2.起草经批准立项的规范性文件，由申请部门负责起草。起草部门应当成立起草小组，明确分工，落实责任，确保文件起草工作按时完成。起草小组应当深入调查研究，广泛征求意见，认真总结实践经验，借鉴国内外先进管理理念和方法，确保文件内容合法、科学、合理、可行。规范性文件起草过程中，应当注意与现行法律法规、公司其他规范性文件相衔接，避免出现矛盾和冲突。3.征求意见起草部门完成规范性文件初稿后，应当征求公司内部各部门、分支机构及员工的意见。征求意见可以采取书面征求、会议讨论、网上征求等方式进行。各部门应当认真研究起草部门征求的意见，并在规定时间内反馈。起草部门应当对反馈意见进行整理、分析和研究，对合理意见予以采纳，对不合理意见应当说明理由。涉及公司重大利益、员工切身利益或对公司经营管理有重大影响的规范性文件，应当通过公司内部网站、公告栏等方式向全体员工公开征求意见，并组织召开听证会或论证会，广泛听取社会各界的意见和建议。4.审核规范性文件征求意见稿修改完善后，由起草部门将文件送审稿及起草说明一并报送公司办公室审核。起草说明应当包括制定目的、依据、起草过程、主要内容、征求意见情况及对主要分歧意见的处理情况等。公司办公室应当对文件送审稿的合法性、合规性、合理性、协调性进行全面审核。审核内容包括：是否符合法律法规和政策规定；是否与公司其他规范性文件相协调；是否符合公司实际情况和管理需要；是否存在法律风险和管理漏洞等。公司办公室审核后，应当出具审核意见。对审核中发现的问题，起草部门应当及时修改完善。如起草部门与公司办公室存在意见分歧，应当充分沟通协商，达成一致意见。如无法协商一致，由公司办公室将争议问题提交公司管理层研究决定。5.签发经审核通过的规范性文件送审稿，由起草部门负责人签署后报公司管理层签发。公司管理层应当对规范性文件送审稿进行全面审查，重点审查文件内容是否符合公司发展战略和管理目标，是否符合法律法规和政策规定，是否与公司其他规范性文件相协调，是否具有可操作性等。公司管理层签发后的规范性文件，由公司办公室负责编号、排版、印刷，并按照规定格式发布。三、规范性文件的发布（一）发布形式1.公司规范性文件以正式文件形式发布，包括纸质文件和电子文件。纸质文件应当加盖公司公章，并印发至公司内部各部门、分支机构及相关人员。电子文件应当在公司内部网站发布，并设置相应的查阅权限。2.涉及公司重大事项、重要决策或对外发布的规范性文件，应当通过公司公告、新闻发布会等形式向社会公开披露。（二）发布程序1.公司办公室负责规范性文件的发布工作。在文件发布前，应当对文件的格式、排版、印刷等进行检查，确保文件质量。2.规范性文件发布后，公司办公室应当及时将文件印发至公司内部各部门、分支机构及相关人员，并在公司内部网站发布。同时，应当将文件的发布情况记录在《规范性文件发布台账》中，注明文件名称、文号、发布时间、发布范围等信息。3.涉及公司重大事项、重要决策或对外发布的规范性文件，公司办公室应当按照公司规定的程序进行发布，并及时向社会公开披露。发布后，应当将文件的发布情况及相关资料整理归档，妥善保存。四、规范性文件的实施（一）宣传培训1.规范性文件发布后，公司办公室应当组织开展宣传培训工作，确保公司员工了解文件的内容和要求，掌握文件的执行方法和程序。2.宣传培训工作可以采取集中培训、专题讲座、在线学习、发放宣传资料等方式进行。培训内容应当包括文件的制定背景、目的、主要内容、适用范围、执行要求等。3.各部门应当组织本部门员工参加宣传培训活动，并确保员工能够熟练掌握和运用规范性文件。培训情况应当记录在《员工培训台账》中，作为员工绩效考核的依据之一。（二）执行监督1.公司各部门应当严格按照规范性文件的要求开展工作，确保文件的有效执行。公司管理层应当加强对规范性文件执行情况的监督检查，及时发现和解决执行过程中存在的问题。2.公司办公室应当定期对规范性文件的执行情况进行跟踪检查，通过查阅文件、实地调研、听取汇报等方式，了解文件的执行效果和存在的问题。对执行不力的部门和个人，应当及时提出整改意见，并督促其限期整改。3.公司员工有权对规范性文件的执行情况进行监督，发现问题可以向公司办公室或相关部门反映。公司办公室或相关部门应当及时受理员工的举报和投诉，并认真调查处理。（三）考核评价1.公司应当建立规范性文件执行情况考核评价制度，将规范性文件的执行情况纳入员工绩效考核体系，作为员工晋升、奖励、处罚的重要依据。2.考核评价内容应当包括规范性文件的执行情况、工作质量、工作效率、工作效果等方面。考核评价方式可以采取定期考核、不定期抽查、员工自评、上级评价等多种方式进行。3.公司办公室应当根据考核评价结果，对执行情况良好的部门和个人进行表彰和奖励，对执行不力的部门和个人进行批评教育和处罚。对因违反规范性文件规定给公司造成损失的，应当依法追究相关人员的责任。五、规范性文件的修订与废止（一）修订1.规范性文件在实施过程中，如发现存在下列情形之一的，应当及时修订：法律法规或政策发生变化，需要对规范性文件进行调整的；公司发展战略、业务范围、管理体制等发生重大变化，需要对规范性文件进行修订的；规范性文件执行过程中发现存在问题，需要对文件内容进行完善的；其他需要修订规范性文件的情形。2.规范性文件修订程序与制定程序相同，由提出修订建议的部门按照规定的程序进行起草、征求意见、审核、签发等工作。3.规范性文件修订后，应当按照发布程序进行发布，并注明修订日期和修订内容。同时，应当及时通知相关部门和人员，确保其了解文件的修订情况。（二）废止1.规范性文件在实施过程中，如发现存在下列情形之一的，应当及时废止：法律法规或政策已经废止，规范性文件与之相抵触的；规范性文件所依据的客观情况发生重大变化，已无继续执行必要的；规范性文件已经被新的规范性文件所取代的；其他需要废止规范性文件的情形。2.规范性文件废止由提出废止建议的部门填写《规范性文件废止申请表》，详细说明废止理由和依据，报公司办公室审核后，报公司管理层批准。3.规范性文件废止后，公司办公室应当及时在公司内部网站发布废止公告，并将废止的规范性文件整理归档，妥善保存。同时，应当通知相关部门和人员，停止执行废止的规范性文件。六、规范性文件的管理与归档（一）管理职责1.公司办公室是规范性文件的归口管理部门，负责规范性文件的制定、审核、发布、修订与废止、管理与归档等工作。2.各职能部门负责本部门规范性文件的起草、征求意见、执行等工作，并配合公司办公室做好规范性文件的相关管理工作。（二）文件编号1.公司规范性文件实行统一编号制度，编号格式为：公司简称+年份+序号。例如：[公司简称]〔20XX〕XX号。2.年份为文件发布的公元纪年年份，序号为该年份内发布的规范性文件的顺序号，从001开始依次编排。（三）文件格式1.规范性文件应当采用A4纸型，页面设置为上、下、左、右页边距各2.54厘米，正文采用宋体小四号字，行距为固定值22磅。2.规范性文件应当包括封面、目录、正文、附件等部分。封面应当注明文件名称、文号、发布部门、发布日期等信息；目录应当列出文件的章节标题及页码；正文应当按照逻辑结构和层次顺序进行编排；附件应当与正文相关联，并在正文中注明附件名称和序号。（四）归档要求1.公司办公室应当定期对规范性文件进行整理归档，确保文件的完整性和准确性。归档文件应当按照年度、类别、文号顺序进行排列，并编制归档目录。2.规范