规范犯罪记录管理制度

PAGE规范犯罪记录管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织对人员犯罪记录的管理，确保公司/组织运营环境的安全与稳定，保障员工权益，维护社会公平正义，特制定本规范犯罪记录管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有在职员工、新入职员工的招聘审查以及与公司/组织有业务往来的外部合作人员的背景调查等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保犯罪记录管理活动合法合规。2.准确性原则：对犯罪记录的收集、审查、使用等环节，要保证信息真实、准确、完整。3.保密性原则：妥善保管涉及犯罪记录的各类信息，防止信息泄露，保护当事人隐私。4.公正性原则：在处理与犯罪记录相关事务时，秉持公正、公平的态度，不歧视有犯罪记录的人员，依法依规进行判断和决策。二、犯罪记录的定义与范围（一）定义本制度所指的犯罪记录，是指由司法机关依法作出的，记录个人因触犯刑事法律而被定罪处罚的相关信息。（二）范围包括但不限于法院判决书、裁定书、决定书等法律文书中明确记载的犯罪事实、罪名、刑期等内容。涵盖各类刑事犯罪，如侵犯人身权利犯罪、侵犯财产权利犯罪、破坏社会管理秩序犯罪等。三、犯罪记录的收集与审查（一）内部员工犯罪记录收集1.主动申报：在职员工有义务主动向公司/组织如实申报本人曾有过的犯罪记录情况。申报应采用书面形式，详细说明犯罪的时间、地点、罪名、处理结果等信息，并提交相关证明材料的复印件。2.入职审查补充：对于新入职员工，在入职流程中应明确要求其填写犯罪记录声明，并在入职后一定期限内（如[X]个工作日）提交由户籍所在地公安机关出具的无犯罪记录证明（如有特殊情况无法提供的，需说明原因并提供其他相关证明材料）。人力资源部门负责收集和整理这些信息，并进行初步审查。（二）外部合作人员犯罪记录审查1.合作前审查：在与外部合作单位或个人建立合作关系前，公司/组织应要求对方提供无犯罪记录证明或进行背景调查。背景调查可委托专业的第三方机构进行，调查内容应包括对方近[X]年内的犯罪记录情况。2.审查流程：收到背景调查结果或无犯罪记录证明后，由负责合作项目的部门对相关信息进行审查。如发现存在犯罪记录情况，应及时与法务部门沟通，评估合作风险，并根据具体情况决定是否继续合作或采取相应的防范措施。（三）审查标准1.严重犯罪：对于涉及严重暴力犯罪、危害国家安全犯罪、经济犯罪数额巨大等严重犯罪行为的人员，原则上不予录用（在职员工视情节严重程度给予相应处理，如辞退等）。2.一般犯罪：对于涉及一般犯罪行为的人员，应综合考虑犯罪的性质、情节、时间间隔、个人表现等因素。如犯罪行为发生时间较远（超过[X]年），且个人在之后表现良好，无其他不良记录的，可根据具体岗位要求和公司/组织实际情况决定是否录用（在职员工视情况给予警告、留用察看等处分）。3.过失犯罪：对于因过失犯罪被追究刑事责任的人员，审查时可适当从轻考虑，重点考察其在犯罪后的改正情况和工作能力表现。四、犯罪记录的使用与限制（一）使用原则与范围1.原则：公司/组织使用犯罪记录信息应遵循合法、必要、最小化原则，仅将其用于与员工管理、合作关系评估等直接相关的合理目的。范围：主要用于员工的岗位调整、晋升、奖惩决策；外部合作人员的合作资格审查、合作风险评估等。（二）限制规定1.禁止歧视：公司/组织不得因员工或合作人员有犯罪记录而对其进行不合理的歧视，在薪酬待遇、职业发展机会等方面应给予公平对待，保障其合法权益。2.信息保密：严格限制犯罪记录信息的知悉范围，除直接参与相关审查和决策的人员外，不得向其他无关人员透露。对于涉及员工个人隐私的犯罪记录信息，应按照保密规定妥善保管，防止信息泄露造成不良影响。3.避免过度使用：在决策过程中，不得单纯以犯罪记录作为唯一依据，应综合考虑其他因素，如个人工作能力、业绩表现、改过自新情况等，确保决策的公正性和合理性。五、犯罪记录的更新与维护（一）定期更新1.内部员工：人力资源部门应定期（如每年）对在职员工的犯罪记录情况进行更新。员工如有新的犯罪记录产生，应在知晓后的[X]个工作日内再次向公司/组织申报，并提交相关证明材料。2.外部合作人员：对于长期合作的外部单位或个人，应要求对方定期（如每年）提供最新的无犯罪记录证明或更新背景调查信息。合作部门负责跟进并审查这些更新信息。（二）动态维护1.信息变更：如发现已收集的犯罪记录信息存在错误或变更情况，相关责任部门应及时核实，并按照规定程序进行修改和更新。修改后的信息应确保准确无误，并妥善保存相关证明材料。2.档案管理：建立专门的犯罪记录管理档案，对所有涉及的犯罪记录信息进行分类、编号、归档保存。档案应包括申报材料、审查记录、使用情况记录等，确保档案资料完整、可查。六、培训与宣传（一）培训1.面向管理人员：定期组织公司/组织管理人员参加关于犯罪记录管理制度的培训，使其熟悉制度内容、审查标准和操作流程，提高依法依规处理相关事务的能力。培训内容应包括法律法规解读、实际案例分析、沟通技巧等。2.面向人力资源部门人员：针对人力资源部门员工开展专项培训，重点培训犯罪记录信息的收集方法、审查要点、保密要求等内容，确保其能够准确、规范地执行制度规定。培训可邀请法务专家进行授课，并安排实际操作演练。3.面向全体员工：通过内部培训、宣传手册、公司内部网站等多种形式，向全体员工宣传犯罪记录管理制度，使员工了解制度的目的、意义和要求，明确自身在制度执行中的权利和义务，提高员工的法律意识和合规意识。（二）宣传1.内部宣传：在公司/组织内部显著位置张贴犯罪记录管理制度的宣传海报，在内部刊物上刊登相关文章，介绍制度的主要内容和重要性，营造良好的合规氛围。2.外部宣传：对于与公司/组织有业务往来的外部单位和人员，通过合作协议、告知函等方式，向其宣传公司/组织的犯罪记录管理制度，明确双方在背景审查等方面的权利和义务，促进合作的顺利开展。七、监督与检查（一）内部监督1.设立监督机构：成立由法务部门牵头，人力资源、审计等部门参与的犯罪记录管理监督小组，负责对制度执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督内容：监督小组重点检查犯罪记录信息的收集是否全面、审查是否严格、使用是否合规、信息是否保密等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府监管：积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供犯罪记录管理工作的相关资料和情况，接受政府部门的指导和监督。2.社会监督：对于涉及公众利益的重大合作项目或敏感岗位人员的犯罪记录管理情况，可适当接受社会公众的监督，通过信息公开、投诉举报渠道等方式，及时回应社会关切，确保管理工作的公正透明。八、违规处理（一）员工违规处理1.隐瞒不报：员工故意隐瞒犯罪记录而未如实申报的，一经发现，公司/组织将视情节轻重给予警告、记过、降职、辞退等处分。如因隐瞒行为给公司/组织造成损失的，员工应承担相应的赔偿责任。2.不当使用信息：对于在犯罪记录管理过程中不当使用信息，如泄露员工隐私、歧视有犯罪记录员工等行为的责任人，公司/组织将给予批评教育，并视情节严重程度给予相应的纪律处分；造成严重后果的，将依法追究其法律责任。（二）合作单位违规处理1.提供虚假信息：外部合作单位或个人提供虚假无犯罪记录证明的，公司/组织有权立即终止合作关系，并依法追究其法律责任。同时，将该合作单位或个人列入公司/组织的不良合作记录名单，在一定期限内不再与其合作。2.违规使用信息：如合作单位在合作过程中违规使用公司/组织提供的犯罪记录信息，给公司/组织或第三方造成损失的，合作单位应承担相应的赔偿责任，并按照合作协议约定承担违约责任。九、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。在制度执行过程中，如遇有未尽事宜或需进一步明确的问题，由解释部门根据法律法规和公司/组织实际情况进行解释和说明。（二）修订与废止1.修