资金记账管理规范制度

PAGE资金记账管理规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司资金记账管理，确保资金记录准确、完整、及时，为公司财务管理提供可靠依据，保障公司资金安全，提高资金使用效率。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资金收支活动中的记账管理。（三）基本原则1.合法性原则资金记账管理应严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保各项资金活动合法合规。2.准确性原则记账信息应真实、准确地反映资金收支情况，不得虚报、漏报、错报。3.完整性原则涵盖公司所有资金收支业务，保证记账资料的全面性和连续性。4.及时性原则及时记录资金变动，不得拖延或积压，以便及时掌握资金动态。二、资金记账管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善资金记账管理制度，并监督执行。2.设立专业的资金记账岗位，配备具备专业知识和技能的人员，负责日常资金记账工作。3.审核各类资金收支凭证，确保凭证真实、合法、有效，并据此进行准确的账务处理。4.定期编制资金记账报表，向管理层汇报资金收支情况，为决策提供数据支持。5.负责资金记账档案的整理、归档和保管，确保档案资料的安全与完整。（二）业务部门1.负责本部门资金收支业务的发起和执行，确保业务活动符合公司规定和相关流程。2.按照财务部门要求，及时提供资金收支相关的原始凭证和资料，并保证其真实性和完整性。3.配合财务部门进行资金记账核对工作，对发现的问题及时沟通并协助解决。（三）审批部门1.根据公司授权，对资金收支业务进行审批，确保资金使用合理、合规。2.在审批过程中，严格审查相关资料，对不符合规定的业务予以拒绝，并说明理由。三、资金收入记账管理（一）收入来源分类1.主营业务收入包括公司销售产品、提供劳务等所取得的收入。2.其他业务收入如出租资产收入、投资收益等。3.营业外收入如政府补助、罚款收入等。（二）收入确认原则1.销售商品收入在同时满足下列条件时，予以确认：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.提供劳务收入在资产负债表日，提供劳务交易的结果能够可靠估计的，采用完工百分比法确认提供劳务收入。提供劳务交易的结果能够可靠估计，是指同时满足下列条件：收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；交易的完工进度能够可靠地确定；交易中已发生和将发生的成本能够可靠地计量。3.让渡资产使用权收入包括利息收入、使用费收入等。利息收入金额，按照他人使用本企业货币资金的时间和实际利率计算确定。使用费收入金额，按照有关合同或协议约定的收费时间和方法计算确定。（三）收入记账流程1.业务部门在取得收入后，应及时开具相关票据或取得收款凭证，并将原始凭证传递给财务部门。2.财务人员收到原始凭证后，应认真审核其真实性、合法性、完整性。审核无误后，按照收入确认原则进行账务处理，编制记账凭证。3.将记账凭证及相关原始凭证进行整理、编号，登记入账簿。4.定期对收入记账情况进行核对，确保账账相符、账实相符。四、资金支出记账管理（一）支出类型分类1.成本费用支出包括原材料采购、员工薪酬、办公费用、差旅费等。2.资本性支出如购置固定资产、无形资产等。3.其他支出如捐赠支出、罚款支出等。（二）支出审批流程1.业务部门根据业务需要填写资金支出申请单，详细说明支出事由、金额、支付方式等，并附上相关合同、协议、发票等资料。2.将资金支出申请单提交给部门负责人审批，部门负责人应审核业务的真实性、必要性和合理性，签署审批意见。3.审批通过后，将申请单提交给财务部门进行审核。财务人员主要审核支出是否符合公司财务制度、预算安排以及资金状况，审核无误后签署意见。4.财务审核通过后，根据公司授权，提交给相应的审批领导进行最终审批。审批领导应综合考虑公司整体情况，做出审批决定。5.对于重大资金支出，需经过公司管理层集体决策或董事会审批。（三）支出记账流程1.业务部门在支出发生后，应及时取得合法有效的原始凭证，并将其传递给财务部门。2.财务人员收到原始凭证后，按照支出审批流程进行审核。审核通过后，根据支出性质和相关会计准则进行账务处理，编制记账凭证。3.将记账凭证及原始凭证进行整理、编号，登记入账簿。对于涉及固定资产、无形资产等资产增加的支出，还应按照资产核算要求进行相应的资产登记。4.定期对支出记账情况进行核对，与相关业务部门核对支出明细，确保账账相符、账实相符。同时，对支出情况进行分析，为成本控制和预算管理提供依据。五、资金记账凭证管理（一）凭证填制要求1.记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，做到内容真实、摘要简明、科目准确、金额无误、编号连续。2.摘要应清晰反映经济业务的内容，便于理解和查阅。3.会计科目应按照国家统一的会计制度规定设置和使用，不得随意变更。4.金额填写应规范，与原始凭证金额一致，如有合计数，应计算准确。5.记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便核对和查阅。（二）凭证审核要点1.审核记账凭证与原始凭证的一致性，包括经济业务内容、金额、日期等是否相符。2.审核会计科目使用是否正确，借贷方向是否平衡。3.审核摘要是否准确、清晰，能够反映经济业务全貌。4.审核记账凭证的编号是否连续，有无重号、漏号现象。5.审核记账凭证的签章是否齐全，包括制单人、审核人、记账人、会计主管等。（三）凭证传递与保管1.记账凭证填制完成后，应按照规定流程及时传递给审核人员进行审核，审核通过后传递给记账人员登记入账。2.每月末，应将当月的记账凭证进行整理、装订成册，并在封面上注明月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员等有关事项，由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.记账凭证应妥善保管，按照会计档案管理规定的期限进行保存，期满后按照规定程序进行销毁。六、资金记账账簿管理（一）账簿设置1.根据公司财务管理需要，设置现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账等账簿。2.现金日记账和银行存款日记账应采用订本式账簿，按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。3.总账应根据记账凭证汇总表进行登记，全面反映公司的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。4.明细账应根据记账凭证及所附原始凭证进行登记，详细记录各类经济业务的明细情况。（二）账簿登记要求1.账簿登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。2.记账时应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。3.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“θ”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。4.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。（三）账簿核对与结账1.定期进行账簿核对，包括账证核对、账账核对、账实核对。账证核对：核对账簿记录与记账凭证及所附原始凭证是否相符。账账核对：核对总账与明细账、日记账之间的余额是否相符。账实核对：核对现金日记账与库存现金是否相符，银行存款日记账与银行对账单是否相符，各项财产物资明细账与实物是否相符。2.每月末、季末、年末进行结账，结算出各账户的本期发生额和期末余额，并编制试算平衡表，检查账簿记录是否正确。七、资金记账报表管理（一）报表种类1.资金日报表反映每日资金收支情况，包括现金、银行存款的收支明细及余额。2.资金月报表汇总当月资金收支情况，分析资金流向、资金结余等情况。3.资金年度报表全面反映公司年度资金收支状况，为年度财务分析和决策提供依据。（二）报表编制要求1.报表编制应依据准确的资金记账资料，确保数据真实、准确、完整。2.报表内容应清晰明了，各项数据应填写规范，便于阅读和分析。3.报表应按照规定格式和时间要求编制，不得拖延或漏报。（三）报表审核与报送1.财务部门编制完成报表后，应进行内部审核，确保报表数据准确无误。审核内容包括报表数据与账簿记录的一致性、报表之间的勾稽关系是否正确等。2.审核通过后的报表应及时报送给管理层、相关部门及外部监管机构（如税务部门、审计机构等），以便及时掌握公司资金状况，为决策和监管提供依据。八、资金记账档案管理（一）档案范围资金记账档案包括各类原始凭证、记账凭证、账簿、报表、银行对账单、合同协议等与资金收支相关的资料。（二）档案整理与归档1.每月末，财务人员应将当月的资金记账资料进行整理，按照类别和时间顺序进行编号。2.将整理好的资料装订成册，并编制档案目录，注明档案名称种类、起止日期、保管期限等信息。3.将装订成册的档案移交至档案管理部门进行归档保管，档案管理部门应建立专门的档案登记簿，记录档案的出入库情况。（三）档案保管期限及销毁1.资金记账档案的保管期限应按照国家会计档案管理规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.保管期满的档案，如确无保存价值，应按照规定程序进行销毁。销毁前，应由档案管理部门提出销毁意见，编制销毁清册，报经公司领导批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁档案前，应当按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。九、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对资金记账管理情况进行审计检查，审查资金收支的合规性、记账的准确性、档案管理的完整性等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查财务部门应定期开展资金记账管理的自查工作，对发现的问题及