展会管理制度规范

PAGE展会管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司展会活动的管理，规范展会流程，提高展会效果，确保展会活动顺利开展，实现展会目标，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司组织或参与的各类展会活动，包括但不限于国内展会、国际展会、行业展会、专业展会等。（三）基本原则1.合法性原则：展会活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动合法合规进行。2.目标导向原则：展会活动应围绕公司业务目标和市场战略，明确展会主题、目标受众和预期效果，制定相应的展会计划和执行方案。3.规范化原则：建立健全展会活动的各项管理制度和流程，明确各部门职责和工作要求，确保展会活动有序进行。4.效益最大化原则：合理安排展会资源，优化展会预算，提高展会的经济效益和社会效益，实现展会效益最大化。二、展会组织与策划（一）展会立项1.市场调研：根据公司业务发展需求和市场动态，开展展会市场调研，分析展会主题、规模、时间、地点、参展商和观众情况等，评估展会的可行性和潜在价值。2.立项申请：由展会主办部门填写《展会立项申请表》，详细说明展会名称、主题、时间、地点、规模、目标受众、预期效果、预算等内容，提交公司领导审批。3.立项审批：公司领导根据市场调研结果和公司业务战略，对展会立项申请进行审批。审批通过后，确定展会主办部门、协办部门和支持部门，明确各部门职责和工作分工。（二）展会策划1.策划团队组建：由展会主办部门牵头，成立展会策划团队，成员包括市场、销售、设计、宣传、客服等相关部门人员。策划团队负责制定展会策划方案，明确展会目标、主题、内容、形式、时间安排、预算等。2.策划方案制定：展会策划方案应包括以下内容：展会概述：介绍展会名称、主题、时间、地点、规模、目标受众等基本信息。展会目标：明确展会的预期效果，如提升品牌知名度、拓展市场渠道、增加销售业绩、收集客户信息等。展会内容与形式：确定展会的展示内容、展示形式、活动安排、会议论坛等，确保展会内容丰富、形式多样、吸引力强。时间安排：制定展会筹备、执行和总结的详细时间计划，明确各阶段的工作任务和时间节点。预算安排：根据展会策划方案，编制展会预算，包括展位租赁、展品运输、设计搭建、宣传推广、人员差旅、餐饮住宿等费用，确保预算合理、控制有效。人员分工：明确展会策划团队成员的职责和工作分工，确保各项工作任务落实到人。3.策划方案评审：展会策划方案制定完成后，由公司领导组织相关部门进行评审。评审内容包括展会目标的合理性、内容与形式的创新性、时间安排的可行性、预算安排的合理性等。根据评审意见，对策划方案进行修改完善，确保策划方案符合公司要求和市场需求。三、展会筹备（一）展位租赁与布局设计1.展位租赁：根据展会策划方案，选择合适的展会场馆和展位位置，与展会主办方签订展位租赁合同，明确展位面积、租赁费用、付款方式、展位使用期限等条款。2.布局设计：由设计部门根据展会主题和展品特点，进行展位布局设计。布局设计应考虑展品展示效果、观众参观流线、活动区域设置等因素，确保展位布局合理、美观、实用。展位设计方案应提交公司领导审批，审批通过后进行展位搭建施工。（二）展品准备与运输1.展品筛选：根据展会主题和目标受众，由销售部门和相关技术部门共同筛选展品。展品应具有代表性、创新性和市场竞争力，能够展示公司的产品优势和技术实力。2.展品包装：对筛选后的展品进行包装，确保展品在运输过程中不受损坏。包装材料应根据展品特点和运输要求进行选择，包装标识应清晰、准确，注明展品名称、型号、数量、重量、体积等信息。3.展品运输：根据展会时间和地点，选择合适的运输方式，安排展品运输。运输过程中应注意保护展品安全，确保展品按时、完好到达展会现场。（三）宣传推广1.宣传计划制定：由宣传部门根据展会策划方案，制定展会宣传推广计划。宣传计划应包括宣传目标、宣传渠道、宣传内容、宣传时间安排等，确保宣传推广工作有针对性、系统性和实效性。2.宣传渠道选择：根据展会目标受众和宣传预算，选择合适的宣传渠道，如网站、社交媒体、行业媒体、电子邮件、短信、海报、宣传单页等。通过多种宣传渠道的组合，扩大展会宣传覆盖面，提高展会知名度和影响力。3.宣传内容制作：设计制作展会宣传资料，如展会海报、宣传单页、宣传视频、电子邀请函等。宣传资料应突出展会主题、亮点和特色，吸引目标受众的关注和兴趣。宣传内容应确保真实、准确、合法，符合公司品牌形象和宣传要求。4.宣传推广执行：按照宣传计划，组织实施展会宣传推广工作。及时发布宣传信息，跟踪宣传效果，根据反馈情况调整宣传策略和内容，确保宣传推广工作达到预期目标。（四）人员安排与培训1.人员安排：根据展会策划方案和工作需要，确定展会工作人员名单，包括参展人员、销售人员、技术支持人员、翻译人员、礼仪人员等。明确各人员的工作职责和工作要求，确保展会期间各项工作任务落实到人。2.人员培训：对展会工作人员进行培训，使其熟悉展会流程、展品信息、公司业务、接待礼仪等内容。培训方式可采用集中培训、现场演练、在线学习等多种形式，确保工作人员具备良好的业务素质和服务水平。（五）活动策划与组织1.活动策划：根据展会主题和目标受众，策划展会期间的各类活动，如开幕式、新品发布会、技术研讨会、商务洽谈会、抽奖活动、文艺表演等。活动策划应注重互动性、参与性和趣味性，吸引观众积极参与，提升展会效果。2.活动组织：制定活动执行方案，明确活动时间、地点、内容、流程、参与人员等信息。组织相关人员进行活动筹备和现场执行，确保活动顺利开展。活动现场应做好安全保障、秩序维护、服务接待等工作，确保活动效果和观众体验。四、展会执行(一)展会现场布置1.展位搭建：按照展位设计方案，组织施工单位进行展位搭建。搭建过程中应严格按照施工规范和安全要求进行操作，确保展位搭建质量和安全。展位搭建完成后，进行展品陈列和布置，确保展品展示效果良好。2.环境布置：在展会现场设置指示牌、宣传海报、展示架等环境布置设施，营造良好的展会氛围。环境布置应与展位设计风格相协调，突出展会主题和公司品牌形象。（二）展会接待与服务1.接待准备：展会工作人员提前到达展会现场，做好接待准备工作。包括检查展位设施、展品陈列、宣传资料摆放等情况，确保展位环境整洁、展品展示清晰、宣传资料齐全。2.接待流程：制定展会接待流程，规范接待礼仪和服务标准。展会期间，工作人员应热情接待来访客户，主动介绍公司产品和服务，解答客户疑问，收集客户信息。对于重要客户和潜在客户，应安排专人陪同参观，提供个性化服务。3.服务保障：建立展会服务保障机制，及时处理客户反馈的问题和投诉。提供饮用水、餐饮、休息区等基本服务设施，确保客户在展会期间的舒适体验。加强展会现场的安全保卫工作，确保展会秩序和客户人身财产安全。（三）活动执行1.活动筹备：按照活动执行方案，提前做好活动筹备工作。包括场地布置、设备调试、人员安排、物资准备等。确保活动现场设施齐全、设备正常运行、人员到位、物资充足。2.活动执行：活动期间按照预定流程组织实施，确保活动顺利进行。活动现场应安排专人负责调度和协调，及时处理突发情况。活动结束后，对活动效果进行评估和总结，为今后的活动策划和组织提供经验参考。（四）展会信息收集与反馈1.信息收集：展会期间，安排专人负责收集客户信息，包括客户名称、联系方式、需求意向、对公司产品和服务的评价等。通过问卷调查、现场交流、名片收集等方式，全面收集客户信息，为公司市场调研和客户关系管理提供数据支持。2.信息反馈：及时将收集到的客户信息反馈给相关部门，如销售部门、市场部门、研发部门等。各部门根据客户信息，分析市场需求和客户反馈，调整公司产品和服务策略，改进工作流程，提高客户满意度。五、展会总结（一）效果评估1.评估指标设定：根据展会目标，设定展会效果评估指标，如品牌知名度提升、市场渠道拓展、销售业绩增长、客户信息收集数量、观众满意度等。2.评估方法选择：采用多种评估方法对展会效果进行评估，如问卷调查、现场访谈、数据分析、媒体报道分析等。通过综合评估，全面了解展会的实际效果和存在的问题。3.评估报告撰写：根据评估结果，撰写展会效果评估报告。报告内容应包括展会基本情况、评估指标完成情况、存在问题及改进建议等。评估报告应客观、准确、详细，为公司决策提供参考依据。（二）经验总结1.成功经验总结：对展会活动中的成功经验进行总结，如展会策划亮点、宣传推广效果、活动组织经验、客户接待服务等方面的经验。将成功经验进行固化和推广，为今后的展会活动提供借鉴。2.不足之处分析：对展会活动中存在的不足之处进行分析，如展位设计不合理、宣传推广不到位、活动组织混乱、客户接待服务不周到等问题。分析问题产生的原因，提出改进措施和建议，避免在今后的展会活动中出现类似问题。（三）资料归档1.资料收集：展会活动结束后，及时收集整理展会相关资料，包括展会策划方案、宣传资料样本、展位设计图纸、展品清单、客户信息、活动照片、视频资料、评估报告等。2.资料归