项目部用章规范制度

PAGE项目部用章规范制度一、总则（一）目的为加强项目部印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所属各项目部在项目实施过程中涉及的各类印章使用管理。（三）印章种类及定义1.项目部公章：代表项目部对外行使职权，具有最高法律效力的印章。2.项目部合同专用章：专门用于签订各类项目合同的印章。3.项目部财务专用章：用于项目部财务收支、结算等相关财务业务的印章。4.项目部法人章：在特定情况下代表法人行使职权的印章。5.项目部部门章：各职能部门用于内部管理、文件往来等的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.项目部根据工作需要，确需刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经项目部负责人审核签字后，报公司/组织相关部门审批。2.公司/组织相关部门对《印章刻制申请表》进行审核，审核通过后，统一安排刻制印章。印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，由公司/组织相关部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、刻制日期、领取人等信息。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示内容包括印章名称、用途、启用日期等信息。2.公示无异议后，由项目部负责人在《印章启用申请表》上签字确认，注明启用日期，并将申请表交回公司/组织相关部门存档。3.印章启用后，应及时将印章印模报送公司/组织相关部门备案，备案内容包括印章名称、规格、印模等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.项目部印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，严禁一人保管所有印章。3.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗、损坏等情况发生。如发现印章丢失或被盗，应立即向项目部负责人报告，并采取相应的措施进行处理。（二）保管地点1.项目部公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应存放在专门的保险柜中，并放置在安全可靠的地点。2.项目部部门章可根据实际情况，存放在部门负责人办公室或指定的文件柜中，但应确保存放地点安全，防止印章丢失或被盗。（三）保管要求1.印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、使用部门、使用人、使用事由、用印文件名称及编号等信息。2.印章使用登记台账应妥善保管，保存期限为[X]年。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或磨损情况，应及时向项目部负责人报告，并申请更换印章。4.印章保管人员离职或岗位调动时，应及时办理印章交接手续。交接手续应包括印章实物、印章使用登记台账、印章钥匙等，并由项目部负责人或公司/组织相关部门派人监交。交接双方应在交接清单上签字确认，注明交接日期。四、印章的使用（一）使用原则1.项目部印章的使用必须严格按照本制度规定的流程进行，严禁违规使用印章。2.印章使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用人应对用印文件的真实性、合法性、完整性负责。3.印章使用应严格控制，确保用印文件符合公司/组织的利益和要求，不得随意使用印章。（二）使用范围1.项目部公章的使用范围包括：对外签订的各类项目合同、协议等文件；向上级主管部门、政府相关部门报送的重要文件、报表等；以项目部名义发布的各类公告、通知、函件等；其他需要使用项目部公章的文件。2.项目部合同专用章的使用范围仅限于签订各类项目合同。3.项目部财务专用章的使用范围包括：办理项目部财务收支、结算等相关财务业务；开具发票、收据等财务票据；其他需要使用项目部财务专用章的财务事项。4.项目部法人章的使用范围应根据公司/组织相关规定执行，一般用于特定的法人授权事项。5.项目部部门章的使用范围仅限于各职能部门内部管理、文件往来等事项。（三）使用流程1.申请：用印人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印文件名称、编号、内容、用途、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报项目部负责人审批。2.审批：项目部负责人对《印章使用申请表》进行审批，并签署意见。如遇重大事项或涉及金额较大的用印文件，应报公司/组织相关领导审批。3.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在印章使用登记台账上进行登记。4.登记：印章使用登记台账应详细记录印章使用日期、使用部门、使用人、使用事由、用印文件名称及编号等信息。登记完毕后，将《印章使用申请表》存档保管。（四）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行用印审批的，用印人应电话请示项目部负责人同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司/组织机密或重要事项的用印文件，应严格按照公司/组织相关保密规定进行处理，确保文件安全。五、印章的停用与销毁（一）停用1.项目部印章因机构调整、项目结束、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.印章保管人员应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经项目部负责人审核签字后，报公司/组织相关部门审批。3.公司/组织相关部门对《印章停用申请表》进行审核，审核通过后，通知印章保管人员停止使用印章。（二）销毁1.停用后的印章应及时进行销毁，销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。2.印章销毁时，应由项目部负责人或公司/组织相关部门派人监销，并在《印章销毁登记表》上签字确认。《印章销毁登记表》应详细记录印章名称、规格、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。3.印章销毁后，印章保管人员应将《印章销毁登记表》存档保管，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的印章管理监督部门，负责对项目部印章使用管理情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全、印章使用登记台账是否完整等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、用印文件是否真实合法、是否存在违规用印等情况。3.印章停用与销毁情况，包括停用手续是否齐全、销毁方式是否合规、销毁记录是否完整等。（三）违规处理1.对于发现的印章使用管理违规行为，公司/组织将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.对于因违规用印给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，相关责任