部队规范档案管理制度

PAGE部队规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强部队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在部队建设、作战、训练、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和军队相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于部队各级机关、部队、院校及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部队档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映部队各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.安全保密原则：严格遵守国家和军队有关保密规定，确保档案信息的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为部队各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门部队设立专门的档案管理部门，负责本部队档案管理工作的组织、协调和指导。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确岗位职责，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理部队在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案分类标准和整理方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案保管：负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体的安全。4.档案利用：根据部队工作需要，及时、准确地提供档案资料服务，办理档案查阅、借阅、复制等手续，做好利用登记和统计工作。5.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁。6.档案信息化建设：积极推进档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、检索、传输等工作，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括部队在领导管理、行政管理、政治工作、军事工作、后勤保障、装备管理等各项工作中形成的各类文件、电报、信函、会议记录、简报、统计报表等。2.军事训练档案：包括训练计划、训练大纲、训练教材、训练教案、训练成绩登记、训练总结等。3.政治工作档案：包括党组织建设、干部工作、兵员工作、宣传教育、文化工作、保卫工作等方面形成的文件材料。4.后勤保障档案：包括财务、军需、营房、卫生、运输等方面的文件材料。5.装备管理档案：包括装备采购、装备维修、装备使用、装备报废等方面的文件材料。6.声像档案：包括照片、录音、录像等反映部队工作、训练、生活等方面的声像资料。7.实物档案：包括部队获得的荣誉证书、奖章、锦旗、纪念品等实物。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在工作活动结束后，及时将形成的文件材料收集齐全，移交档案管理部门。2.完整准确：收集的文件材料应齐全完整，内容准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.规范整理：对收集到的文件材料，应按照档案管理部门的要求进行规范整理，确保档案质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案分为党群工作、行政管理、军事工作等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规律，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观，便于保管和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、交通便利的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.建筑要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，建筑结构应坚固耐用，符合国家和军队有关建筑标准。3.设施设备配备：档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，确保档案保管环境的安全稳定。（二）档案保管措施1.上架存放：档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现问题并采取相应措施。3.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。4.安全防护：加强档案库房的安全管理，严格门禁制度，防止无关人员进入库房。做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.部队内部：为部队各级机关、部队、院校及所属单位的工作、训练、管理等提供档案资料服务。2.对外：根据国家有关法律法规和军队规定，经批准后为有关部门和单位提供档案资料服务。（二）利用方式1.查阅：部队内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案应在规定的期限内归还，如遇特殊情况需要延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记与统计1.利用登记：档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等。2.利用统计：定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.价值标准：根据档案对部队工作的查考利用价值、历史研究价值、凭证价值等，确定档案的保管期限。3.准确判定：严格按照档案鉴定标准和方法，准确判定档案的价值和保管期限，避免误判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定：鉴定人员应逐份审查档案，根据档案的实际情况确定其价值和保管期限。2.集体审议：对一些重要档案或存在争议的档案，鉴定小组应进行集体审议，充分听取各方面意见，形成一致的鉴定结论。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经鉴定确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报部队首长批准。3.销毁实施：销毁档案应在指定地点进行，由档案管理部门和保密部门共同监督实施。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统：实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理，提高档案管理工作效率和质量。2.实现档案信息资源共享：通过网络平台，实现档案信息在部队内部的共享，为部队各级机关、部队、院校及所属单位提供便捷的档案信息服务。3.提高档案安全保障能力：利用信息技术手段，加强档案信息的安全防护，确保档案信息的安全保密。（二）信息化建设内容1.档案信息录入：将纸质档案和电子档案中的信息进行录入，建立档案数据库。2.档案信息存储：采用安全可靠的存储设备和存储方式，对档案信息进行存储，确保档案信息的长期保存。3.档案信息检索：建立档案信息检索系统，提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息。4.档案信息传输：通过网络平台，实现档案信息的快速传输和共享，提高档案利用效率。5.档案信息安全管理：加强档案信息安全管理，采取身份认证、加密传输、数据备份等措施，确保档案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.规范操作流程：制定档案信息化管理操作流程，明确档案信息录入、存储、检索、传输、安全管理等环节的操作要求，确保档案信息化管理工作的规范化、标准化。2.加强人员培训：定期对档案管理人员进行信息化