跟单工作制度管理规范

PAGE跟单工作制度管理规范一、总则（一）目的为加强公司跟单工作的管理，规范跟单流程，提高工作效率，确保订单的顺利执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及跟单工作的部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保订单信息的准确传递和处理，避免因信息错误导致的工作失误。2.及时性原则：及时跟进订单进度，及时反馈问题，确保订单按时交付。3.协调性原则：协调公司内部各部门之间的工作，确保订单执行过程中的顺畅沟通和协作。4.保密性原则：对订单相关信息严格保密，防止信息泄露。二、跟单工作流程（一）订单接收1.销售部门在接到客户订单后，应立即将订单信息录入公司订单管理系统，并同时将订单副本发送给跟单部门。2.订单信息应包括客户名称、订单编号、产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点等详细内容。（二）订单评审1.跟单人员收到订单后，应及时对订单进行评审，评估订单的可行性和风险。2.评审内容包括产品技术要求、生产能力、原材料供应、交货期等方面。3.如发现订单存在问题或风险，跟单人员应及时与销售部门沟通，协商解决方案，并将评审结果反馈给相关部门。（三）生产安排1.根据订单评审结果，生产部门制定生产计划，并安排生产任务。2.生产计划应明确产品的生产工艺、生产进度、质量要求等内容。3.生产部门应将生产计划及时通知相关部门，确保各部门做好生产准备工作。（四）物料采购1.根据生产计划，采购部门负责采购所需的原材料和零部件。2.采购人员应选择合格的供应商，确保原材料和零部件的质量和供应及时性。3.采购部门应及时跟踪采购进度，确保原材料和零部件按时到货。（五）生产过程监控1.跟单人员应定期到生产现场进行巡查，了解生产进度和质量情况。2.如发现生产过程中出现问题或异常情况，跟单人员应及时与生产部门沟通，协调解决问题。3.生产部门应及时向跟单人员反馈生产进度和质量情况，确保跟单人员能够及时掌握订单执行情况。（六）质量检验1.质量部门负责对产品进行质量检验，确保产品质量符合客户要求和相关标准。2.质量检验应贯穿于生产全过程，包括原材料检验、半成品检验和成品检验。3.如发现产品质量不合格，质量部门应及时通知生产部门进行整改，确保产品质量合格后才能进入下一工序或交付客户。（七）包装与发货1.产品生产完成后，生产部门负责对产品进行包装。2.包装应符合客户要求和运输要求，确保产品在运输过程中不受损坏。3.发货部门负责安排产品的发货，确保产品按时、安全地交付给客户。4.发货前，发货部门应核对订单信息和产品信息，确保发货的准确性。（八）订单交付与结算跟踪1.跟单人员应及时跟踪订单的交付情况，确保产品按时交付给客户。2.如客户对产品有任何疑问或投诉，跟单人员应及时与客户沟通，协调解决问题。3.财务部门负责跟踪订单的结算情况，确保款项及时收回。4.跟单人员应协助财务部门做好订单结算工作，提供相关订单信息和交付凭证。三、跟单人员职责（一）订单跟进1.负责订单的全程跟进，及时了解订单执行情况，确保订单按时、按质、按量交付。2.协调公司内部各部门之间的工作，确保订单执行过程中的顺畅沟通和协作。（二）信息传递1.及时传递订单相关信息，确保各部门能够及时了解订单要求和进度。2.收集和整理订单执行过程中的相关数据和资料，为订单管理提供支持。（三）问题协调1.及时发现订单执行过程中出现的问题和风险，并协调相关部门解决问题。2.对于无法协调解决的问题，及时向上级领导汇报，寻求解决方案。（四）客户沟通1.与客户保持良好的沟通，及时了解客户需求和意见，反馈订单执行情况。2.处理客户投诉和纠纷，维护公司与客户的良好合作关系。（五）文档管理1.负责订单相关文档的整理和归档，确保文档的完整性和准确性。2.按照公司规定的时间和要求，提交订单执行情况报告。四、工作纪律（一）遵守公司规章制度跟单人员应严格遵守公司的各项规章制度，服从公司的工作安排。（二）保守公司机密跟单人员应严格保守公司的商业机密和客户信息，不得泄露给任何第三方。（三）廉洁自律跟单人员应廉洁自律，不得接受供应商或客户的贿赂或其他不正当利益。（四）按时完成工作任务跟单人员应按时完成工作任务，确保订单的顺利执行。如因特殊原因无法按时完成工作任务，应提前向上级领导汇报，并说明原因。五、考核与奖惩（一）考核标准1.工作业绩：包括订单交付准时率、产品质量合格率、客户满意度等方面。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作精神等方面。3.工作能力：包括沟通协调能力、问题解决能力、数据分析能力等方面。（二）奖励措施1.对于工作表现优秀的跟单人员，公司将给予表彰和奖励，包括奖金、晋升、荣誉证书等。2.对于在订单执行过程中做出突出贡献的跟单人员，公司将给予特别奖励。（三）惩罚措施1.对于工作表现不佳的跟单人员，公司将给予批评教育、警告、罚款等处罚。