征求意见规范制度

PAGE征求意见规范制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织在各项工作中征求意见的流程，确保意见征集的全面性、准确性和有效性，充分发挥员工及相关利益者的智慧，促进公司/组织决策的科学性、合理性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级之间以及与外部合作伙伴、客户等就公司政策、项目方案、业务流程优化等各类事项征求意见的活动。（三）基本原则1.全面性原则广泛征求来自不同层面、不同岗位、不同利益相关者的意见，确保意见涵盖公司运营的各个方面，避免遗漏重要信息。2.准确性原则明确征求意见的具体内容和要求，确保参与人员能够准确理解征求意见的意图，提供真实、准确、有针对性的反馈。3.及时性原则设定合理的意见征集期限，确保相关人员有足够的时间参与征求意见活动，并及时对征集到的意见进行整理、分析和反馈。4.保密性原则对于在征求意见过程中涉及的商业秘密、个人隐私等信息，严格保密，防止信息泄露。二、征求意见的主体与方式（一）内部征求意见1.部门内部征求意见各部门负责人负责组织本部门内部人员就部门工作相关事项征求意见。可通过部门会议、工作群讨论、问卷调查等方式进行。2.跨部门征求意见涉及多个部门的工作事项，由牵头部门负责组织跨部门征求意见。可采用联合会议、专项调研、线上协同平台等方式，确保各部门人员充分参与讨论。3.面向全体员工征求意见对于公司层面的重大决策、重要政策等事项，由公司管理层决定面向全体员工征求意见。可通过公司内部公告、电子邮件、员工大会等形式发布征求意见通知，鼓励员工积极参与。（二）外部征求意见1.合作伙伴征求意见与合作伙伴就合作项目、合作协议等事项征求意见时，可通过正式函件、电话沟通、面对面会议等方式进行。2.客户征求意见通过客户满意度调查、客户座谈会、在线问卷等方式收集客户对公司产品或服务的意见和建议。三、征求意见的流程（一）意见征集准备1.明确征求意见事项发起征求意见的部门或人员应详细梳理需要征求意见的具体事项，明确事项的背景、目的、现状以及期望达成的目标等内容，形成清晰明确的征求意见提纲。2.确定参与人员范围根据征求意见事项的性质和影响范围，确定参与征求意见的人员范围，包括内部员工、外部合作伙伴、客户等，并提前通知相关人员。3.选择合适的征求意见方式根据征求意见的对象、事项特点等因素，选择最适宜的征求意见方式，如会议讨论、问卷调查、实地访谈等，并准备好相应的工具和材料。（二）意见征集实施1.发布征求意见通知按照确定的方式向参与人员发布征求意见通知，通知应包含征求意见事项的详细说明、征求意见的具体要求、反馈意见的截止时间、提交方式等内容。2.组织意见征集活动会议讨论：组织相关人员召开会议，介绍征求意见事项的背景和要求，引导参会人员充分发表意见，并做好会议记录。问卷调查：设计合理的问卷，确保问题清晰、简洁，易于回答。通过线上或线下方式发放问卷，并及时跟进问卷回收情况。实地访谈：针对特定对象进行实地访谈，深入了解其对征求意见事项的看法和建议，访谈过程中做好记录。（三）意见收集与整理1.意见收集参与人员按照征求意见通知的要求，通过书面报告、电子邮件、在线平台反馈等方式提交意见。负责收集意见的人员应及时对收到的意见进行登记，确保意见的完整性和准确性。2.意见整理对收集到的意见进行分类整理，去除重复、无效的意见。对每条意见进行详细记录，包括意见提出者、意见内容、相关依据等信息。（四）意见分析与评估1.意见分析组织相关专业人员对整理后的意见进行深入分析，找出意见中的关键问题、核心观点以及潜在的风险和机会。对意见进行归纳总结，提炼出具有代表性和普遍性的意见和建议。2.意见评估根据公司/组织的目标、战略以及相关法律法规、行业标准，对意见的合理性、可行性、有效性进行评估。对于重要意见，可组织专项评估小组进行论证，确保评估结果客观公正。（五）意见反馈与沟通1.反馈意见将意见分析与评估的结果及时反馈给意见提出者，说明意见的采纳情况及理由。对于未采纳的意见，应向意见提出者做好解释工作，争取理解。2.沟通协调对于涉及多个部门或利益相关者的意见分歧，组织相关部门和人员进行沟通协调，寻求共识和解决方案。通过沟通协调，确保意见反馈的结果能够得到有效落实，促进公司/组织工作的改进和优化。四、征求意见的管理与监督（一）管理职责1.发起部门职责负责提出征求意见的具体事项，明确征求意见的目的、范围和要求。组织实施意见征集活动，确保参与人员充分了解征求意见事项，并按照要求提供意见。对收集到的意见进行初步整理和分析，配合相关部门进行意见评估和反馈工作。2.负责收集意见部门职责负责意见的收集、登记和整理工作，确保意见的完整性和准确性。及时将收集到的意见传递给相关部门进行分析和评估，并跟踪意见反馈情况。3.分析评估部门职责对收集到的意见进行深入分析和评估，提出合理的建议和解决方案。与意见提出者进行沟通，反馈意见采纳情况及理由，促进意见的有效落实。4.监督部门职责对征求意见活动的全过程进行监督，确保征求意见活动按照本制度的规定和要求进行。检查意见征集的范围是否全面、方式是否合规、流程是否顺畅、反馈是否及时等情况，发现问题及时督促整改。（二）监督机制1.内部监督公司/组织内部设立监督小组，定期对征求意见活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。鼓励员工对征求意见活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.外部监督在涉及与外部合作伙伴、客户等征求意见活动中，接受合作伙伴和客户的监督，并及时改进工作。定期向外部利益相关者通报公司/组织征求意见活动的开展情况，接受社会监督。五、保密规定（一）保密范围1.在征求意见过程中涉及的公司/组织商业秘密，如产品研发资料、市场策略、财务数据等。2.意见提出者提供的个人隐私信息，如个人身份信息、联系方式等。（二）保密措施1.参与征求意见活动的所有人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及保密信息的文件、资料、记录等进行严格管理，采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在意见反馈和沟通环节，严格控制知悉范围，确保保密信息仅在必要的人员之间传递。（三）违规处理对于违反保密规定，导致公司/组织商业秘密或个人隐私信息泄露的人员，将依法依规追究其责任，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合