煤碳验收制度规范

PAGE煤碳验收制度规范一、总则（一）目的为了加强公司煤炭采购验收管理，确保煤炭质量符合合同要求，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有煤炭采购的验收工作，包括但不限于动力煤、焦煤等各类煤炭品种。（三）基本原则1.严格遵循相关法律法规和行业标准，确保验收工作合法合规。2.以合同约定为依据，客观公正地进行验收，保障公司利益。3.坚持科学、严谨、高效的工作态度，确保验收结果准确可靠。二、验收依据（一）法律法规1.《中华人民共和国合同法》中关于买卖合同的相关规定。2.《中华人民共和国产品质量法》对产品质量标准及验收的要求。3.其他与煤炭行业相关的法律法规。（二）行业标准1.煤炭产品质量国家标准，如动力煤、焦煤等各类煤炭的质量指标标准。2.煤炭行业通用的检验检测方法标准。（三）合同条款1.煤炭采购合同中明确约定的质量标准、数量要求、验收方式等条款。2.双方在合同履行过程中达成的补充协议或变更约定。三、验收流程（一）到货通知1.采购部门在煤炭发运前，应及时通知质量检验部门到货时间、煤炭品种、预计数量等信息，以便检验部门做好验收准备工作。2.通知方式可采用书面文件、电子邮件或内部通讯系统等，确保信息传递准确无误。（二）初步检查1.煤炭到货后，验收人员首先对煤炭的外观进行初步检查，包括煤炭的粒度分布、色泽、水分含量等直观特征。2.检查煤炭运输过程中是否有明显的洒落、污染等情况，记录相关情况并拍照留存。（三）采样1.根据煤炭的批量和特性，按照相关标准和规范进行采样。采样应具有代表性，确保所采样品能够真实反映整批煤炭的质量状况。2.采样方法可采用随机采样、分层采样等，具体采样方案应根据煤炭的种类、粒度、储存方式等因素确定。3.采样人员应严格按照操作规程进行采样，确保采样过程的准确性和公正性。采样后，对样品进行密封包装，并标注样品编号、采样时间、采样地点等信息。（四）制样1.将采集的煤炭样品按照规定的方法进行制备，使其达到适合分析测试的粒度和均匀度要求。2.制样过程应遵循相关标准和规范，防止样品在制备过程中受到污染或损失。制样完成后，对制备好的样品进行再次密封包装，并标注相关信息。（五）质量检验1.质量检验部门根据合同要求和相关标准，对制备好的样品进行各项质量指标的检测，包括发热量、灰分、硫分、挥发分、水分等。2.检验方法应采用国家标准或行业认可的方法，确保检验结果的准确性和可靠性。检验过程中应做好详细的记录，包括检验项目、检验数据、检验人员等信息。3.对于重要指标的检验，可采用平行样检验或委托第三方权威检测机构进行检验，以确保检验结果的可信度。（六）验收结果判定1.质量检验部门根据检测结果，对照合同约定的质量标准进行验收结果判定。2.如果煤炭质量符合合同要求，则判定验收合格；如果煤炭质量不符合合同要求，应详细记录不符合项及偏差程度。3.验收结果判定应由专业技术人员进行审核，确保判定结果的准确性和公正性。（七）验收报告1.验收完成后，质量检验部门应及时编制验收报告。验收报告应包括煤炭的基本信息（品种、产地、数量等）、检验项目、检验结果、验收结论等内容。2.验收报告应采用规范的格式，语言严谨、数据准确。报告编制完成后，应由检验部门负责人签字确认，并加盖部门公章。3.验收报告应及时提交给采购部门、财务部门等相关部门，作为煤炭采购结算、质量追溯等工作的依据。四、验收人员职责（一）采购部门职责1.负责与供应商沟通协调煤炭采购合同的签订，明确质量标准、验收方式等条款。2.在煤炭到货前，及时通知质量检验部门相关信息，协助检验部门做好验收准备工作。3.参与煤炭验收过程，对验收结果进行审核，确保验收结果符合合同要求。4.根据验收报告，与供应商协商处理煤炭质量问题，如退货、补货、降价等。（二）质量检验部门职责1.制定煤炭验收的具体操作规程和质量标准，确保验收工作的规范化和标准化。2.组织实施煤炭验收工作，包括采样、制样、检验等环节，确保验收结果准确可靠。3.对验收设备进行定期维护和校准，保证设备的正常运行和检测精度。4.负责编制验收报告，对验收结果进行判定，并及时向相关部门反馈验收情况。5.对煤炭质量问题进行分析和研究，提出改进措施和建议，为公司煤炭采购提供技术支持。（三）运输部门职责1.在煤炭运输过程中，负责确保煤炭的安全运输，防止煤炭洒落、污染等情况发生。2.配合质量检验部门做好煤炭验收工作，提供必要的运输信息和协助。3.对运输过程中出现的煤炭质量问题及时反馈给采购部门和质量检验部门，协助处理相关问题。（四）财务部门职责1.根据验收报告和采购合同，审核煤炭采购的结算金额，确保结算工作的准确性。2.对因煤炭质量问题导致的经济纠纷进行财务核算和处理，保障公司的经济利益。五、不合格煤炭处理（一）标识与隔离1.对于验收不合格的煤炭，验收人员应立即在煤炭堆存处设置明显的标识，标明“不合格煤炭”字样，并进行隔离存放，防止与合格煤炭混淆。2.标识内容应包括煤炭品种、产地、不合格原因、验收日期等信息，以便于追溯和管理。（二）通知供应商1.采购部门应及时通知供应商煤炭验收不合格的情况，提供详细的检验报告和不合格说明。2.通知方式可采用书面函件、电子邮件或电话等，要求供应商在规定时间内回复处理意见。（三）处理方式协商1.采购部门与供应商就不合格煤炭的处理方式进行协商，根据合同约定和实际情况，确定退货、补货、降价等处理方案。2.在协商过程中，双方应充分沟通，提供相关证据和资料，确保处理方案合理公正。（四）处理执行与记录1.双方达成一致的处理方案后，应按照方案及时执行。退货的煤炭应安排运输退回供应商，补货的煤炭应督促供应商尽快发运，降价的煤炭应按照协商价格进行结算。2.对不合格煤炭的处理过程进行详细记录，包括处理时间、处理方式、处理结果、相关人员签字等信息，并存档备查。六、质量追溯与档案管理（一）质量追溯1.建立煤炭质量追溯体系，对每一批次煤炭的采购、验收、使用等环节进行详细记录，确保能够追溯到煤炭的来源、质量状况及流向。2.质量追溯信息应包括煤炭品种、产地、供应商、采购合同编号、验收报告编号、使用部门、使用时间等内容，以便在需要时能够快速查询和追溯相关信息。（二）档案管理1.质量检验部门负责建立煤炭验收档案，将验收过程中的各类文件、资料进行整理归档，包括采购合同、到货通知、采样记录、制样记录、检验报告、验收报告、不合格煤炭处理记录等。2.档案应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查阅和管理。档案保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。3.定期对档案进行整理和检查，确保档案的完整性和准确性。对于电子档案，应做好备份和存储管理，防止数据丢失。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或岗位，对煤炭验收工作进行定期或不定期的监督检查。2.监督内容包括验收人员的工作纪律、验收流程的执行情况、验收结果的准确性等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，对供应商的煤炭质量稳定性、交货及时性、售后服务等方面进行评价和考核。2.将供应商的评价结果与采购合同的签订、执行等挂钩，对表现优秀的供应商给予奖励，对质量不稳定或服务不到位的供应商进行警告、处罚或终止合作。（三）考核制度1.制定煤炭验收工作考核制度，明确考核指标、考核方式和考核周期。2.考核指标可包括验收准确率、验收及时率、问题处理满意度等方面。对验收人员的工作表现进行量化考核，根据考核结果进行奖惩。3.对在煤炭验收工作中做出突出贡献的部门或个人