凭证装订制度规范

PAGE凭证装订制度规范一、总则（一）目的为了加强公司凭证管理，规范凭证装订工作，确保会计凭证的完整性、准确性和安全性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类会计凭证、相关业务凭证及其他需要装订保存的凭证资料。（三）基本原则1.合规性原则：凭证装订工作必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求。2.准确性原则：确保凭证内容准确无误，包括凭证编号、日期、摘要、金额、科目等信息。3.完整性原则：涵盖所有应装订的凭证资料，不得遗漏重要凭证。4.安全性原则：保证装订后的凭证便于保管、查阅和防止损坏、丢失。二、凭证范围及分类（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、出入库单等各类业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务简要内容，确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。（二）其他业务凭证1.合同协议：与公司业务相关的各类合同、协议等文件。2.审批文件：涉及业务审批的相关文件，如请示报告、批复等。3.重要业务记录：如销售订单、采购订单、生产记录等对公司业务有重要意义的记录文件。三、凭证装订前准备（一）凭证整理1.审核凭证：对各类凭证进行严格审核，检查凭证内容是否完整、合规，手续是否齐全，金额计算是否正确等。对于不符合要求的凭证，应及时与相关人员沟通，进行更正或补充。2.分类排序：按照凭证的种类、日期、编号等进行分类整理，并按照一定的顺序排列。一般先按记账凭证的编号顺序排列，再将对应的原始凭证附在其后。对于同类凭证，可按照日期先后顺序排列，以便于查找和核对。3.剔除无关资料：去除凭证中夹杂的与本次业务无关的纸张或附件，确保装订的凭证资料简洁明了。（二）凭证折叠1.对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，如发票联、收据联等，应按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。折叠时应注意整齐，避免凭证参差不齐。2.对于纸张面积过小的原始凭证，如火车票、汽车票等，可先将其粘贴在与记账凭证大小相同的白纸上，然后再进行折叠。粘贴时应使用胶水或胶棒，确保粘贴牢固，且不影响凭证内容的查看。（三）打孔准备1.选择合适的装订机和装订针：根据凭证的厚度和数量，选择能够满足装订需求的装订机，并配备合适型号的装订针。一般来说，装订机应具备打孔均匀、深度适中、操作简便等特点。常用的装订针型号有24、26等，可根据实际情况选择。2.确定打孔位置：在凭证左上角距上边沿和左边沿各约1.5厘米处，用铅笔轻轻标记打孔位置。打孔位置应保持一致，确保装订后的凭证整齐美观。为了保证打孔的准确性，可使用专门的打孔定位模板或在装订机上设置好打孔参数。四、凭证装订要求（一）装订顺序1.记账凭证在前，原始凭证在后。先将记账凭证按编号顺序排列整齐，然后将对应的原始凭证依次附在记账凭证后面，注意原始凭证的排列应与记账凭证的内容相对应，便于查阅。2.对于多张同类原始凭证，可按金额大小顺序排列，金额大的放在前面，金额小的放在后面。对于不同类别的原始凭证，应按照业务发生的先后顺序排列，如先发票后收据，先内部凭证后外部凭证等。（二）装订方式1.使用专业装订机进行装订：将整理好的凭证放在装订机的工作台上，对准打孔位置，按下装订机的打孔按钮，打出均匀的装订孔。然后将装订线穿过装订孔，在凭证背面打结固定。装订线应选择质量较好、不易断裂的棉线或尼龙线，颜色一般为白色或与凭证颜色相近，以免影响凭证的整体美观。2.装订厚度控制：凭证装订的厚度应适中，一般以不超过2厘米为宜。过厚的凭证可能会导致装订不牢固，翻阅时容易散开；过薄的凭证则会造成资源浪费。在装订过程中，可根据凭证的数量和厚度适当调整装订方式，如增加装订线的匝数或采用多层装订等方法。（三）装订牢固性1.装订线打结应牢固，避免在使用过程中松动或脱落。打结后可将多余的线头剪掉，并用胶水或胶棒将线头粘贴在凭证背面，防止线头外露划伤手指或影响凭证的整齐度。2.装订后的凭证应平整、牢固，无松动、掉页现象。在装订完成后，可轻轻翻阅凭证，检查装订是否牢固，如有问题应及时调整。五、凭证封面填写及要求（一）封面内容1.单位名称：填写公司全称。2.凭证种类：注明是会计凭证、业务凭证等具体类别。3.年度、月份：填写凭证所属的会计年度和月份。4.起止日期：填写该册凭证中第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期。5.凭证起止号：填写该册凭证的起始编号和终止编号。6.凭证册数：填写该册凭证在整个会计期间凭证中的册数序号。7.附件张数：填写该册凭证所附原始凭证的总张数。8.会计主管：由负责该期间会计工作的主管人员签字。9.装订人：填写负责装订该册凭证的人员姓名。（二）填写要求1.封面内容应填写完整、准确、清晰，不得遗漏或错填。2.各项内容应使用黑色或蓝色钢笔、中性笔填写，不得使用铅笔或红色笔填写。3.填写的字迹应工整、规范，易于辨认。六、凭证装订后的保管与查阅（一）保管要求1.设立专门的凭证保管库或档案柜，确保保管环境干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。凭证保管库应配备必要的消防器材和防虫药品，定期进行检查和维护。2.按照凭证的类别、年度、月份等进行分类存放，建立清晰的档案索引，便于查找和管理。对于电子凭证，应进行备份存储，并按照一定的命名规则进行分类保存，确保电子凭证的安全性和可查阅性。3.凭证保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定。一般会计凭证的保管期限为30年，其他重要业务凭证的保管期限可根据业务性质和重要程度确定，但不得少于规定的最低保管期限。在保管期限届满后，应按照相关规定进行销毁处理。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅凭证时，应填写《凭证查阅申请表》，注明查阅的凭证种类、年度、月份、起止号等信息，经所在部门负责人批准后，到凭证保管部门进行查阅。查阅时应在指定地点进行，不得将凭证带出保管场所。2.外部单位因审计、税务检查等原因需要查阅公司凭证时，应出具正式的查阅函，并按照公司规定的程序办理查阅手续。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保凭证的安全和完整。3.查阅人员不得在凭证上涂改、标记、抽取、撤换或损坏凭证。如需复印或拍照凭证，应经凭证保管部门负责人批准，并按照规定的方式进行操作。复印或拍照后的凭证复印件或照片应与原件核对无误，并由查阅人员签字确认。七、凭证销毁制度（一）销毁条件1.凭证保管期限届满，且已按照法律法规和公司规定完成相关审计、税务等检查工作。2.凭证因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法继续保存，且已履行相关审批手续。3.凭证所涉及的业务已终止，且不再具有保存价值。（二）销毁程序1.提出申请：由凭证保管部门根据凭证的保管期限和实际情况，提出凭证销毁申请，填写《凭证销毁申请表》，注明销毁凭证的种类、年度、月份、起止号、数量、销毁原因等信息。2.审批：《凭证销毁申请表》经凭证保管部门负责人审核后，报公司财务负责人、总经理审批。审批通过后，方可进行凭证销毁工作。3.销毁实施：凭证销毁工作应由专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保凭证信息无法恢复。一般可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作彻底、合规。4.记录备案：对凭证销毁的时间、地点、方式、数量等信息进行详细记录，并由销毁人员、监督人员签字确认。记录应妥善保存，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对凭证装订工作进行自查，检查凭证装订是否符合制度规范要求，包括凭证整理、折叠、装订、封面填写等环节。发现问题应及时整改，并记录整改情况。2.公司内部审计部门应定期对凭证装订及保管情况进行审计监督，检查凭证装订制度的执行情况，凭证保管是否安全、完整，查阅手续是否合规等。对于审计发现的问题，应提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督接受1.积极配合国家财政、税务、审计等部门的监督检查工作，如实提供公司的凭证资料，