部门小金库制度规范

PAGE部门小金库制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范部门资金使用行为，防范财务风险，杜绝设立“小金库”现象，确保公司资金安全、合理、有效使用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和财经纪律，所有资金收支活动必须在法律允许的范围内进行。2.合规性原则各项资金使用应符合公司财务制度和相关规定，确保财务核算准确、规范。3.透明性原则资金收支情况应保持公开透明，接受公司内部审计和监督。4.专款专用原则明确资金用途，不得擅自挪用、挤占专项资金。二、资金来源管理（一）正常业务收入1.部门开展业务活动取得的各项收入，包括但不限于销售产品收入、提供劳务收入、服务收费等，必须及时足额上缴公司财务，纳入公司统一核算。2.业务收入的确认应严格按照公司财务制度规定的收入确认原则进行，确保收入真实、准确、完整。（二）其他收入1.公司给予部门的专项奖励资金、补贴等收入，应按照公司规定的流程和标准进行发放和管理，纳入公司财务统一核算。2.因处置资产、废旧物资变卖等取得的收入，必须及时上缴公司财务，不得截留或私设账户管理。（三）严禁违规获取资金1.严禁通过虚列支出、虚报冒领、截留收入等手段套取资金设立“小金库”。2.严禁以任何名义向关联单位或个人输送利益，设立账外账或“小金库”。3.严禁利用公司资源谋取个人私利，将公司业务收入转入个人或其他非公司账户。三、资金使用管理（一）预算管理1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门年度资金预算，明确各项资金支出的项目、金额和时间安排。2.资金预算应报公司财务部门审核，并经公司管理层批准后执行。预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司规定的预算调整程序进行审批。（二）支出审批1.部门各项资金支出必须按照公司规定的审批流程进行审批，审批流程应明确各级审批权限和责任。2.一般支出事项由部门负责人审批；重大支出事项应报公司管理层审批，并提交详细的支出报告和相关证明材料。3.支出审批应严格审核支出的真实性、合理性和合规性，确保资金用于公司规定的用途。（三）费用报销1.费用报销应按照公司财务制度规定的报销范围、报销标准和报销流程进行。报销凭证应真实、合法、有效，严禁使用虚假发票或白条报销。2.报销人应在费用发生后及时整理报销凭证，并按照规定的时间提交报销申请。财务部门应在收到报销申请后及时进行审核，对符合规定的报销予以支付，对不符合规定的报销予以退回。（四）专款专用1.对于公司安排的专项资金，如项目经费、专项补贴等，部门应严格按照专项资金管理办法进行管理和使用，确保专款专用。2.专项资金应单独核算，建立专门的台账，记录资金的收入、支出和结余情况。财务部门应定期对专项资金的使用情况进行监督检查，确保资金使用效益。四、账户管理（一）银行账户管理1.公司所有银行账户的开设、变更和撤销必须经公司管理层批准，并按照银行相关规定办理手续。2.银行账户应指定专人负责管理，定期核对账户余额和交易明细，确保账户资金安全。3.严禁以部门名义擅自开设银行账户，如有特殊情况需要开设临时账户，必须报公司财务部门批准，并按照规定的期限及时销户。（二）其他账户管理1.除银行账户外，公司严禁使用其他任何形式的账户进行资金收付活动，如个人银行卡、微信账户、支付宝账户等。2.对于因业务需要确需使用第三方支付平台进行资金收付的，必须报公司财务部门备案，并按照公司规定的流程进行操作和管理。五、票据管理（一）票据种类公司涉及的票据主要包括发票、收据、支票、汇票等。（二）票据购买1.票据由公司财务部门统一购买、保管和发放，各部门如需使用票据，应向财务部门提出申请，并按照规定办理领用手续。2.财务部门应建立票据领用登记制度，详细记录票据的种类、数量、领用时间、领用部门和领用人等信息。（三）票据使用1.各部门应按照规定的用途和范围使用票据，确保票据开具真实、准确、完整。2.票据开具应加盖公司财务专用章或发票专用章，严禁使用其他印章代替。3.票据使用过程中如发现错误或作废，应及时加盖“作废”章，并妥善保管，不得随意丢弃。（四）票据保管1.各部门应指定专人负责票据保管，确保票据安全。票据应存放在专门的保险柜或文件柜中，并按照票据种类和号码顺序排列存放。2.财务部门应定期对票据进行盘点和清查，确保票据账实相符。对于过期、作废或不再使用的票据，应及时办理核销手续。（五）票据核销1.票据使用完毕后，各部门应及时将票据存根联和相关附件整理齐全，并按照规定的时间和程序交回公司财务部门进行核销。2.财务部门应认真审核票据的使用情况，对符合规定的票据予以核销，并在票据领用登记薄上进行记录；对不符合规定的票据，应查明原因并追究相关人员的责任。六、监督检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对各部门资金收支情况进行审计监督，检查是否存在设立“小金库”、违规使用资金等问题。2.审计部门在审计过程中有权查阅相关文件、资料、账目和票据，向有关人员进行询问和调查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查监督1.公司财务部门应加强对各部门资金使用情况的日常检查和监督，定期对部门财务收支进行核对和分析，及时发现和纠正存在的问题。2.财务部门在检查过程中如发现异常情况或涉嫌违规行为，应及时向上级领导报告，并配合相关部门进行调查处理。（三）举报奖励制度1.公司鼓励全体员工对设立“小金库”、违规使用资金等行为进行举报，对举报属实的人员给予一定的奖励。2.举报应采用实名举报的方式，并提供相关证据和线索。公司将对举报人的信息严格保密，保护举报人的合法权益。七、责任追究（一）违规行为界定1.设立“小金库”、账外账或通过其他方式隐匿、转移资金的行为。2.违反规定使用资金，擅自挪用、挤占专项资金，或用于与公司业务无关的支出。3.虚列支出、虚报冒领、截留收入等套取资金的行为。4.违反票据管理规定，私自印制、伪造、变造票据，或使用虚假票据报销的行为。5.其他违反公司财务制度和本制度规范的行为。（二）责任追究方式1.对于违反本制度规范的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.对于违反法律法规的行为，公司将依法移交司法机关处理。3.因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（三）责任追究程序1.发现违规行为后，由公司内部审计部门或财务部门进行调查核实，并形成调查报告。2.根据调查报告，公司管理层决定是否对相关责任人进行责任追究，并确定责任追究方式。3.责任追究决定应及时送达相关责任人，并在公司内部进行通报。责任