公司垫款制度规范

PAGE公司垫款制度规范一、总则（一）目的为规范公司垫款行为，加强财务管理，防范财务风险，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在业务活动中涉及的垫款事项。（三）基本原则1.合法性原则：垫款行为必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.必要性原则：垫款应基于业务开展的必要需求，避免不必要的垫款。3.审批原则：所有垫款事项需按规定履行审批程序。4.风险可控原则：充分评估垫款风险，采取有效措施控制风险。二、垫款范围（一）业务经营垫款1.因采购原材料、设备等物资，在供应商要求的付款期限内，公司先行支付款项。2.支付业务合作方的服务费用，如咨询费、代理费等，在合同约定的付款节点前垫付。3.为拓展业务，参加行业展会、研讨会等活动，先行支付展位费、会议费等相关费用。（二）员工因公借款垫款1.员工因公务出差，预借差旅费用于支付交通、住宿、餐饮等费用。2.员工办理业务需要，预借备用金用于购买办公用品、支付小额业务费用等。三、垫款审批流程（一）业务经营垫款审批1.业务部门根据业务需求填写垫款申请单，详细说明垫款事由、金额、预计还款时间等信息。2.提交部门负责人审核，部门负责人对垫款事项的必要性、合理性进行审查，签署意见后报财务部门。3.财务部门对垫款申请进行财务审核，评估资金安排及风险情况，审核通过后报分管领导审批。4.分管领导根据公司整体业务规划和资金状况进行审批，重大垫款事项需报总经理审批。5.审批通过后，业务部门凭审批通过的垫款申请单办理垫款手续。（二）员工因公借款垫款审批1.员工填写借款申请单，注明借款用途、金额、预计还款时间等。2.提交所在部门负责人审批，部门负责人核实借款用途的真实性和合理性，签署意见。3.财务部门审核借款申请，重点审查借款金额与业务需求是否匹配、还款计划是否合理等，审核通过后报分管领导审批。4.分管领导审批同意后，员工到财务部门办理借款手续。四、垫款额度及期限（一）垫款额度根据公司业务规模、资金状况及风险承受能力，设定不同的垫款额度上限：1.对于业务经营垫款，单笔垫款金额一般不超过[X]万元；重大业务项目垫款，经专项审批后，额度可适当提高，但最高不超过[X]万元。2.员工因公借款垫款，普通员工单次借款额度不超过[X]元，部门负责人单次借款额度不超过[X]元。（二）垫款期限1.业务经营垫款期限原则上不超过[X]天，特殊情况需延长的，应提前向财务部门说明原因并申请延期。2.员工因公借款垫款期限一般不超过[X]个工作日，差旅费借款应在出差归来后[X]个工作日内报销还款。五、垫款管理与监督（一）财务核算与跟踪1.财务部门对垫款事项进行单独核算，建立垫款台账，详细记录垫款日期、金额、用途、还款情况等信息。2.定期跟踪垫款的使用和还款进度，及时提醒相关部门和人员按时还款。（二）内部审计监督1.内部审计部门定期对公司垫款情况进行审计检查，重点审查垫款审批程序是否合规、垫款资金使用是否合理、还款是否及时等。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）风险管理1.业务部门在垫款前应充分评估垫款风险，制定相应的风险应对措施。2.财务部门定期对垫款风险进行评估，对于风险较高的垫款事项，及时向公司管理层汇报，并提出风险防控建议。六、还款规定（一）还款来源1.业务经营垫款的还款来源为业务收入或公司自有资金。2.员工因公借款垫款的还款来源为员工工资、奖金或其他合法收入。（二）还款方式1.业务经营垫款的还款方式应按照与供应商或合作方的合同约定执行，一般通过银行转账等方式支付。2.员工因公借款垫款应在规定期限内到财务部门办理报销还款手续，通过现金或银行转账方式归还借款。（三）逾期还款处理1.对于逾期未还款的垫款事项，财务部门将采取以下措施：向相关部门和人员发送催款通知，明确逾期还款的责任和后果。从逾期之日起，按照一定比例收取逾期利息，逾期利息率为[X]%。将逾期还款情况纳入个人信用记录，与绩效考核、薪酬调整等挂钩。2.对于因特殊原因无法按时还款的，应提前向财务部门申请延期还款，经批准后方可延期。未经批准逾期还款的，将按照公司相关规定进行严肃处理。七、责任追究（一）因审批失误导致垫款风险的责任追究1.对于在垫款审批过程中，因把关不严、违规审批等导致垫款风险的，将追究相关审批人员的责任。2.根据情节轻重，给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；造成公司经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）因违规使用垫款导致损失的责任追究1.对于违反本制度规定，擅自改变垫款用途、挪用垫款资金等行为，将追究相关责任人的责任。2.除追回违规使用的资金外，给予责任人相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）因逾期还款影响公司信用的责任追究1.对于因个人原因导致垫款逾期还款，影响公司信用的，将追究相关责任人的责任。2.视情节轻重，给予责任人警告、罚款、扣减绩效奖金等处罚；对公司造成重大损失的，应承担相应的赔偿责任。八