商标业务规范制度

PAGE商标业务规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司商标业务流程，加强商标管理，保护公司商标权益，确保商标业务的合法、合规、高效运作，提升公司品牌形象和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及商标申请、注册、使用、管理、保护等相关业务活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及商标管理部门的相关规定，确保商标业务活动合法合规。2.诚信原则秉持诚实守信的态度开展商标业务，不得有欺诈、恶意抢注等行为。3.保密性原则对商标业务过程中涉及的商业秘密、客户信息等予以严格保密，防止信息泄露。4.效益原则在确保商标权益得到有效保护的前提下，优化业务流程，提高工作效率，降低运营成本。二、商标申请与注册（一）商标申请前的检索与评估1.市场调研相关业务部门应开展市场调研，了解同行业及相关领域商标使用情况，分析拟申请商标的市场需求和竞争力，为商标申请提供参考依据。2.商标检索知识产权管理部门负责对拟申请商标进行全面的商标检索，包括商标局数据库、国内外其他商标数据库等，检索内容涵盖相同或近似商标，评估申请商标的可注册性。3.风险评估根据检索结果和市场调研情况，对商标申请可能存在的风险进行评估，如被驳回风险、侵权风险等，并制定相应的应对措施。（二）申请材料准备1.申请人资格证明提供公司营业执照副本等相关证明文件，确保申请人主体资格合法有效。2.商标图样按照商标局要求准备清晰、准确的商标图样，图样应符合商标标识的规范性要求。3.商品/服务分类清单明确商标所涉及的商品或服务类别，准确填写商品/服务分类清单。4.其他材料根据具体申请情况，可能需要提供其他相关材料，如优先权证明文件等，应确保材料齐全、真实、有效。（三）申请流程1.申请提交知识产权管理部门负责将准备好的申请材料提交至商标局或相关知识产权机构，确保申请材料符合要求并按时提交。2.申请跟踪建立申请跟踪机制，及时了解商标申请的审查进度，与商标局或相关机构保持沟通，对审查意见进行及时回复和处理。3.注册核准若商标申请获得核准注册，知识产权管理部门负责领取商标注册证书，并进行妥善保管。如商标申请被驳回，应分析原因，决定是否进行复审或调整申请策略。三、商标使用管理（一）商标使用授权1.内部授权公司内部各部门如需使用公司商标，应向知识产权管理部门提交商标使用授权申请，明确使用范围、期限、用途等内容。知识产权管理部门审核通过后，报公司管理层审批，获批后签订商标使用授权协议。2.外部授权对于涉及对外授权使用公司商标的情况，应严格按照合同管理规定，由知识产权管理部门会同法务部门等相关部门起草商标使用授权合同，明确授权双方的权利义务、授权期限、费用支付等条款，报公司管理层审批后签订合同。（二）商标使用规范1.标识规范明确商标的正确使用方式，包括商标的比例、颜色、字体等，确保商标标识的一致性和规范性。2.商品/服务质量保证使用商标的部门和人员应确保所提供的商品或服务符合相关质量标准，维护公司商标声誉。3.禁止性行为严禁在未经授权的情况下，将公司商标用于与授权范围无关的业务活动，不得擅自改变商标标识、拆分组合商标等，不得与其他商标进行混淆性使用。（三）商标使用监督1.定期检查知识产权管理部门定期对公司内部各部门商标使用情况进行检查，包括商标标识的使用是否规范、商品/服务质量是否符合要求等，发现问题及时督促整改。2.投诉处理设立商标使用投诉渠道，接受公司内部员工、客户及社会公众对商标使用不当行为的投诉。对投诉事项进行调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。四、商标变更、续展与转让（一）商标变更1.变更情形当公司名称、地址、法定代表人等注册事项发生变更时，应及时办理商标变更手续。2.变更流程由知识产权管理部门负责收集变更所需材料，提交至商标局办理变更申请，跟踪变更进展，确保变更手续顺利完成。（二）商标续展1.续展期限在商标有效期届满前十二个月内，知识产权管理部门应启动商标续展工作，确保商标持续有效。2.续展流程按照商标局要求准备续展申请材料，提交续展申请，跟踪续展审查进度，如遇问题及时处理，确保商标续展成功。（三）商标转让1.转让情形公司因业务调整、战略规划等原因需要转让商标时，应按照相关规定办理转让手续。2.转让流程由知识产权管理部门会同法务部门等相关部门对商标转让事项进行评估和审核，起草商标转让合同，报公司管理层审批后签订合同，并办理商标转让申请手续，确保转让过程合法合规。五、商标保护与维权（一）商标监控1.市场监控知识产权管理部门定期对市场上的商标使用情况进行监控，关注是否存在侵权行为，及时发现并收集侵权证据。2.网络监控加强对网络平台的商标监控，关注商标在互联网上的使用情况，防止商标被恶意抢注、侵权等行为。（二）侵权预警与应对措施1.侵权预警根据商标监控情况，对可能存在的侵权风险进行预警，及时向公司管理层汇报，并提出应对建议。2.侵权调查一旦发现商标侵权行为，知识产权管理部门会同法务部门等相关部门立即开展侵权调查，收集侵权证据，确定侵权主体和侵权行为的性质、范围等。3.维权措施根据侵权调查结果，制定维权策略，采取协商、行政投诉、司法诉讼等方式维护公司商标权益，要求侵权方停止侵权行为、赔偿损失等。（三）商标档案管理1.档案建立知识产权管理部门负责建立完善的商标档案，对商标申请、注册、使用、变更、续展、转让、保护等相关资料进行分类整理、归档保存。2.档案内容商标档案应包括商标申请文件、注册证书、授权协议、使用记录、变更文件、续展文件、转让文件、侵权处理文件等。3.档案查阅与保管明确商标档案的查阅权限和流程，确保档案的安全保管，防止档案丢失、损坏或泄露。六、附则（一）