信息管理制度规范

PAGE信息管理制度规范一、总则（一）目的本信息管理制度规范旨在加强公司/组织信息资源的管理，确保信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高信息的利用效率，保障公司/组织的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、员工以及与公司/组织有业务往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：信息管理活动必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.准确性原则：确保信息的内容真实、准确，数据可靠。3.完整性原则：涵盖公司/组织运营所需的各类信息，避免信息缺失。4.安全性原则：采取有效的安全措施，保护信息不被泄露、篡改或丢失。5.及时性原则：保证信息能够及时产生、传递和更新，以满足决策和业务需求。6.保密性原则：对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等，严格保密。二、信息管理机构与职责（一）信息管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、各部门负责人等组成。2.职责制定信息管理战略和方针政策。审议重大信息管理项目和决策。协调各部门之间的信息管理工作。监督信息管理制度的执行情况。（二）信息管理部门1.人员配备：配备专业的信息管理人员，包括信息系统管理员、数据分析师、网络工程师等。2.职责负责公司/组织信息系统的规划、建设、维护和管理。收集、整理、存储和分析各类信息，建立信息数据库。制定和执行信息安全策略，保障信息安全。提供信息服务，支持各部门的业务工作。对信息管理工作进行日常监督和检查。（三）各部门信息管理职责1.负责本部门信息的收集、整理、审核和报送。2.配合信息管理部门做好信息系统的使用和维护工作。3.遵守公司/组织信息管理制度，保护本部门信息安全。三、信息分类与编码（一）信息分类1.业务信息：包括市场信息、销售信息、采购信息、生产信息、财务信息等。2.管理信息：如人力资源信息、行政办公信息、质量管理信息等。3.技术信息：涵盖研发技术信息、信息技术信息等。4.客户信息：包括客户基本资料、交易记录、反馈信息等。5.其他信息：如法律法规信息、行业动态信息等。（二）信息编码1.为各类信息制定统一的编码规则，确保信息编码的唯一性和系统性。2.信息编码应便于信息的分类、存储、检索和使用。3.定期对信息编码进行维护和更新，避免编码冲突和重复。四、信息收集与整理（一）收集渠道1.内部渠道：包括各部门业务报表、工作记录、会议纪要、员工反馈等。2.外部渠道：如市场调研、行业报告、政府公告、合作伙伴提供等。（二）收集方法1.定期收集：制定信息收集计划，明确收集周期和内容。2.不定期收集：根据业务需求和突发事件，及时收集相关信息。3.主动收集：通过问卷调查、访谈、实地考察等方式主动获取信息。4.被动收集：接收来自外部单位和个人主动提供的信息。（三）信息整理1.对收集到的信息进行审核，确保信息的真实性和准确性。2.按照信息分类标准进行分类和归档，建立信息索引。3.对信息进行必要的加工和处理，如数据统计、分析、摘要编写等，提高信息的可用性。五、信息存储与保管（一）存储方式1.根据信息的类型和特点，选择合适的存储方式，如数据库存储、文件存储、云存储等。2.建立信息存储备份机制，定期对重要信息进行备份，防止信息丢失。（二）存储环境1.确保信息存储环境的安全性和稳定性，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对存储设备进行定期维护和检查，及时处理设备故障和隐患。(三)保管期限1.根据法律法规和公司/组织规定，明确各类信息的保管期限。2.对于超过保管期限的信息，按照规定进行销毁或存档处理。六、信息检索与利用（一）检索工具1.建立信息检索系统，提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、组合检索等。2.定期更新信息检索系统的索引和数据库，确保检索结果的准确性和及时性。（二）利用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的信息利用权限。2.严格控制敏感信息和重要信息的访问权限，并进行权限审批和记录。（三）信息共享1.建立信息共享平台，促进公司/组织内部各部门之间的信息共享和交流。2.明确信息共享的范围、方式和流程，确保信息共享的安全和规范。七、信息安全管理（一）安全策略1.制定信息安全策略，明确信息安全目标、原则和措施。2.定期对信息安全策略进行评估和更新，适应业务发展和安全形势的变化。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，防范网络攻击和数据泄露。2.对信息系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现和处理安全隐患。（三）人员安全管理1.对涉及信息管理的人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确员工在信息安全方面的责任和义务。3.对离职员工进行信息安全审计和交接，确保信息资产的安全。（四）应急处理1.制定信息安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对信息安全突发事件的能力。3.发生信息安全事件时，及时采取措施进行处理，并向上级报告。八、信息发布与传播（一）发布渠道1.内部渠道：如公司内部网站、邮件系统、公告栏等。2.外部渠道：包括公司官方网站、社交媒体平台,行业媒体等。（二）发布流程1.信息发布前，由信息管理部门进行审核，确保信息内容准确、合规。2.根据信息的性质和受众范围，选择合适的发布渠道和方式。3.对发布的信息进行跟踪和反馈，及时了解信息的传播效果和影响。（三）传播管理1.严格控制信息的传播范围，避免敏感信息和未经授权的信息传播。2.对于需要对外发布的信息，按照公司/组织的对外宣传口径进行统一发布。九、信息监督与考核（一）监督机制1.信息管理部门定期对各部门的信息管理工作进行检查和评估。2.设立信息管理投诉渠道，接受员工和外部单位对信息管理问题的投诉和举报。（二）考核指标1.信息准确性、完整性指标。2.信息安全指标。3.信息利用效率指标。4.信息管理工作的规范性指标。（三）考核结果应用1.将信息管理考核结果与部门和员工的绩效挂钩。2.对信息管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。3.对存在问题的部门和个人提出整改要求，并跟踪整改情况。十