银行存款基本规范制度

PAGE银行存款基本规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范银行存款业务操作，确保银行存款的安全、完整，提高资金使用效率，防范资金风险，保障公司/组织的正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及银行存款业务的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：银行存款业务必须严格遵守国家法律法规和金融监管要求。2.安全性原则：确保银行存款资金的安全，防止资金被盗取、挪用等风险。3.效益性原则：在保证资金安全的前提下，合理安排资金，提高资金使用效益。4.准确性原则：银行存款业务的记录和核算必须准确无误，保证财务信息的真实性和可靠性。二、银行账户管理（一）账户开立1.申请：各部门因业务需要开立银行账户时，应填写《银行账户开立申请表》，详细说明开户理由、预计使用期限、资金来源等信息，并提交相关证明材料。申请表需经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.审核：财务部门收到申请后，应对申请内容进行严格审核，包括开户必要性、资金来源合法性、预计资金流量等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.开立：经管理层审批同意后，由财务部门指定专人负责办理银行账户开立手续。开立账户时，应选择信誉良好、服务优质的银行，并确保所提供的开户资料真实、完整、有效。（二）账户变更1.申请：银行账户信息发生变更时，如账户名称、账号、开户行等，相关部门应及时填写《银行账户变更申请表》，说明变更原因及变更内容，并提交相关证明材料。申请表经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.审核：财务部门对变更申请进行审核，重点关注变更的必要性和合法性。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.变更：经管理层审批同意后，由财务部门指定专人负责办理银行账户变更手续。变更手续完成后，应及时更新相关财务记录和档案。（三）账户撤销1.申请：银行账户不再使用时，相关部门应填写《银行账户撤销申请表》，说明撤销原因，并提交相关证明材料。申请表经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.审核：财务部门对撤销申请进行审核，确保账户内资金已清理完毕，无未结清的业务。审核通过后，报公司/组织管理层审批。3.撤销：经管理层审批同意后，由财务部门指定专人负责办理银行账户撤销手续。撤销手续完成后，应及时销毁相关账户资料，并在财务档案中注明账户撤销情况。（四）账户监控1.财务部门应定期对银行账户进行监控，检查账户余额、交易明细等信息，确保账户资金安全。2.每月末，财务人员应编制《银行账户余额及交易情况明细表》，详细记录各账户的余额、本月发生的收支交易等情况，并提交财务负责人审核。3.对于异常的账户交易，如大额资金进出、频繁发生相同金额的交易等，财务部门应及时进行调查，查明原因，并采取相应的措施。三、银行存款收付管理（一）收款管理1.收款流程业务部门：业务部门在收到客户款项后，应及时开具收款凭证，如发票、收据等，并将收款信息传递给财务部门。收款凭证应注明收款日期、客户名称、金额、收款方式等详细信息。财务部门：财务部门收到业务部门传递的收款信息后，应及时核对收款凭证与相关业务合同或协议的一致性。核对无误后，根据收款方式进行相应的账务处理。银行收款：对于银行转账收款，财务人员应及时查询银行账户到账情况。收到款项后，应在银行对账单上进行标记，并与收款凭证进行核对。核对一致后，编制收款记账凭证，登记银行存款日记账和相关明细账。现金收款：对于现金收款，业务人员应在收款当日将现金缴存银行，并将银行存款回单传递给财务部门。财务人员收到回单后，应与收款凭证进行核对，核对一致后编制收款记账凭证，登记银行存款日记账和相关明细账。2.收款核对财务部门应定期与业务部门核对收款情况，确保收款信息的准确性和一致性。核对内容包括收款金额、收款时间、客户名称等。每月末，财务部门应编制《收款情况核对表》，与业务部门进行核对。核对无误后，双方签字确认。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。（二）付款管理1.付款流程申请：各部门因业务需要支付款项时，应填写《付款申请表》，详细说明付款事由、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并提交相关证明材料，如合同、发票、审批文件等。申请表需经部门负责人审核签字后，报财务部门。审核：财务部门收到付款申请后，应对申请内容进行严格审核，包括付款事由的真实性、合法性、合规性，付款金额与合同或协议的一致性，付款方式的合理性等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。支付：经管理层审批同意后，由财务部门指定专人负责办理付款手续。付款方式包括银行转账、支票、汇票、现金等。对于银行转账付款，财务人员应根据审批后的付款申请，填写付款凭证，办理银行转账手续，并在银行对账单上进行标记。对于支票付款，财务人员应按照支票管理规定填写支票，加盖预留银行印鉴，并登记支票使用登记簿。对于汇票付款，财务人员应按照汇票管理规定办理相关手续。对于现金付款，应严格按照现金管理规定进行审批和支付。2.付款审批付款审批应严格按照公司/组织规定的审批流程进行，明确各级审批权限。一般情况下，小额付款由部门负责人审批，大额付款需经公司/组织管理层审批。审批人员应认真审核付款申请，确保付款事项符合公司/组织的利益和相关规定。对于不符合规定的付款申请，应予以驳回，并说明理由。3.付款核对财务部门应定期与供应商或收款单位核对付款情况，确保付款信息的准确性和一致性。核对内容包括付款金额、付款时间、收款单位等。每月末，财务部门应编制《付款情况核对表》，与供应商或收款单位进行核对。核对无误后，双方签字确认。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。四、银行存款日记账管理（一）记账要求1.银行存款日记账应按照业务发生的时间顺序逐笔登记，做到日清月结。2.记账凭证应与银行存款日记账相互核对，确保记账凭证的编号、日期、摘要、金额等信息与银行存款日记账一致。3.银行存款日记账应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。4.账簿记录发生错误时，不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水更改字迹，应按照规定的方法进行更正。（二）账簿核对1.每日终了，财务人员应将银行存款日记账的余额与银行对账单的余额进行核对，确保账实相符。2.每月末结账后，财务人员应编制银行存款余额调节表，对银行存款日记账与银行对账单之间的差异进行调节，以确定公司/组织实际可动用的银行存款余额。银行存款余额调节表应包括未达账项的详细说明、调节后的余额等内容。3.银行存款余额调节表应由财务负责人审核签字，并作为财务档案妥善保管。如发现银行存款日记账与银行对账单之间存在重大差异，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、银行存款安全管理（一）印鉴管理1.银行预留印鉴应由财务部门指定专人保管，实行分开保管制度，即财务专用章和法人章应由不同人员保管。2.印鉴保管人员应妥善保管印鉴，不得随意将印鉴带出办公室或交予他人使用。如因工作需要使用印鉴，应填写《印鉴使用申请表》，经财务负责人审批后，在指定地点使用。3.印鉴使用完毕后，应及时归还保管人员，并在《印鉴使用登记簿》上登记使用情况。4.定期对印鉴进行检查核对，确保印鉴的真实性和完整性。如发现印鉴损坏或遗失，应及时报告财务负责人，并采取相应的措施进行处理，如更换印鉴、挂失等。（二）票据管理1.银行票据包括支票、汇票、本票等，应由财务部门指定专人负责购买、保管和使用。2.票据保管人员应建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、购买日期、领用日期、使用情况等信息。3.票据使用人员应按照票据管理规定填写票据，确保票据内容真实、完整、准确。填写错误的票据应加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得随意丢弃。4.票据背书转让时，应严格按照规定的程序进行，确保背书的连续性和有效性。5.定期对票据进行盘点核对，确保票据的账实相符。如发现票据遗失或被盗，应及时报告财务负责人，并采取挂失止付等措施，防止资金损失。（三）密码管理1.银行账户密码应由财务部门指定专人负责设置和保管，不得将密码告知他人。2.密码应定期更换，更换周期不得超过规定期限。更换密码时，应做好记录，并妥善保管新密码。3.在使用网上银行等电子支付渠道时，应注意保护密码安全，避免在公共场所或不安全的网络环境下输入密码。如发现密码可能泄露，应及时更换密码。（四）安全防范措施1.加强对银行存款业务相关人员的安全教育，提高安全意识，防范各类安全风险。2.安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等，确保办公场所的安全。3.定期对银行存款业务进行内部审计和检查，及时发现和纠正存在的问题，防范内部风险。4.关注银行存款业务的外部风险，如金融诈骗、网络攻击等，及时了解相关信息，采取相应的防范措施。六、财务人员职责（一）财务负责人职责1.负责制定和完善银行存款基本规范制度，并监督制度的执行情况。2.审核银行存款业务的相关申请、凭证、报表等，确保财务信息的准确性和合规性。3.定期组织对银行存款业务进行检查和分析，及时发现和解决存在的问题。4.协调与银行等金融机构的关系，确保银行存款业务的顺利开展。5.对银行存款业务相关人员进行培训和指导，提高业务水平和风险防范意识。（二）银行存款记账人员职责1.按照银行存款基本规范制度的要求，认真登记银行存款日记账，确保账簿记录的准确性和完整性。2.及时核对银行存款日记账与银行对账单，编制银行存款余额调节表，发现问题及时报告。3.妥善保管银行存款业务相关的凭证、账簿、报表等资料，按照规定的期限进行归档保存。4.协助财务负责人做好银行存款业务的其他相关工作。（三）银行账户管理人员职责1.负责银行账户的开立、变更、撤销等手续的办理，确保账户管理符合法律法规和公司/组织规定。2.定期监控银行账户的使用情况，及时发现异常交易并进行调查处理。3.保管银行账户相关的印鉴、票据等重要物品，严格按照规定使用和管理。4.协助财务负责人做好银行账户管理的其他相关工作。（四）付款审批人员职责1.按照公司/组织规定的审批流程，认真审核付款申请，确保付款事项的真实性、合法性和合规性。2.对付款金额、付款方式等进行严格把关，防止不合理的付款行为。3.在审批付款申请时，如有疑问应及时与相关部门沟通核实，确保审批结果准确无误。4.对审批通过的付款申请负责，如因审批失误导致公司/组织损失，应承担相应的责任。七、监督与检查（一）内部审计1.公司/组织内部审计部门应定期对银行存款业务进行审计，检查银行存款基本规范制度的执行情况，包括账户管理、收付管理、日记账管理、安全管理等方面。2.审计人员应通过查阅凭证、账簿、报表等资料，实地盘点银行存款等方式，对银行存款业务进行全面审查。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。3.对于审计发现的问题，相关部门应及时整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）财务检查1.财务部门应定期对银行存款业务进行自查，检查内容包括银行存款日记账的记录、银行对账单的核对、银行账户的管理等。2.自查工作应由财务负责人组织实施，财务人员应认真配合。自查结束后，应编制自查报告，总结存在的问题，并提出改进措施。3.对于自查发现的问题，财务部门应及时进行整改，确保银行存款业务的规范运