合同填写规范制度

PAGE合同填写规范制度一、总则（一）目的为规范公司合同填写行为，确保合同内容准确、完整、合法，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的填写，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、劳动合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同填写应符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.准确性原则：合同条款应准确表述双方的权利义务，避免模糊不清或歧义。3.完整性原则：合同内容应完整，涵盖主要条款及必要细节，确保无重大遗漏。4.严肃性原则：合同一经签订，即具有法律效力，双方应严格履行。二、合同填写要求（一）填写人员资质1.合同填写人员应具备相应的业务知识和法律意识，熟悉合同相关法律法规及公司业务流程。2.重要合同或涉及重大利益的合同，应由公司法律顾问或专业法律人员进行审核填写。（二）填写规范1.合同应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。如有涂改，应在涂改处加盖双方公章或签字确认。2.合同编号应按照公司规定的编号规则填写，确保唯一且便于查询。3.合同签订日期应填写具体年月日，不得简写或遗漏。4.合同双方当事人的名称应填写全称，与营业执照或其他有效证件上的名称一致，并注明法定代表人姓名及联系方式。5.合同标的应明确、具体，包括名称、规格、型号、数量、质量等详细信息。对于复杂的标的，可附图说明。6.合同价款或报酬应明确金额及支付方式、支付时间等。涉及外币的，应注明币种及汇率。7.合同履行期限、地点和方式应明确具体。履行期限应注明起始日期和截止日期；履行地点应详细到具体地址；履行方式应明确是一次性履行还是分期履行等。8.合同违约责任应明确双方违约情形及相应的违约责任承担方式，违约责任应合理、公平，具有可操作性。9.合同争议解决方式应明确选择协商、仲裁或诉讼中的一种，并注明具体的仲裁机构或管辖法院。（三）填写流程1.合同起草部门负责提供合同初稿，并确保合同条款符合业务需求和公司利益。2.合同填写人员收到合同初稿后，应认真核对相关信息，按照填写规范进行填写。填写过程中如有疑问，应及时与合同起草部门沟通确认。3.合同填写完成后，填写人员应进行自审，检查合同内容是否完整、准确、合法，如有问题及时修改。4.自审通过后，合同填写人员将合同提交给合同审核部门进行审核。审核部门应按照公司规定的审核流程进行审核，重点审查合同条款的合法性、合理性、完整性等，并提出审核意见。5.根据审核意见，合同填写人员对合同进行修改完善，直至审核通过。6.审核通过后的合同，由合同双方当事人签字盖章。签字盖章应清晰、完整，符合法律法规及公司规定的要求。三、合同审核（一）审核部门及职责分工1.法务部门：负责审核合同的合法性，确保合同条款符合法律法规的规定，避免法律风险。2.业务部门：负责审核合同条款与业务需求的匹配性，确保合同能够满足业务实际需要，保障业务顺利开展。3.财务部门：负责审核合同价款、支付方式、结算条款等财务相关内容，确保合同财务条款合理、合规，保障公司财务利益。（二）审核内容1.合法性审核：合同是否符合国家法律法规、政策及行业标准的要求，是否存在违法违规条款。2.条款完整性审核：合同是否涵盖主要条款，如标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等，是否存在重大遗漏。3.条款准确性审核：合同条款表述是否准确、清晰，有无歧义，双方权利义务是否对等。4.风险评估审核：对合同履行过程中可能存在的风险进行评估，如市场风险、信用风险、法律风险等，并提出相应的防范措施。（三）审核流程1.合同填写人员将合同提交给审核部门后，审核部门应在规定的时间内完成审核。一般合同审核期限为[X]个工作日，重大复杂合同审核期限可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。2.审核部门审核人员应认真阅读合同条款，对照审核要点进行审核，并填写审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。3.审核部门负责人对审核意见进行汇总、审核，形成最终审核结论。审核结论分为同意、修改后同意、不同意三种。4.对于审核结论为不同意的合同，合同填写人员应根据审核意见进行修改完善后重新提交审核，直至审核通过。四、合同签订（一）签字盖章要求1.合同双方当事人应在合同上签字并加盖公章或合同专用章。签字人应为法定代表人或经法定代表人授权的代理人。2.加盖的公章或合同专用章应清晰、完整，与公司名称一致。如有需要，可在合同骑缝处加盖骑缝章。3.对于多页合同，双方当事人应在每一页上签字或盖章，或在合同最后一页加盖骑缝章。（二）签订流程1.审核通过后的合同，由合同填写人员将合同文本提交给合同双方当事人。2.合同双方当事人应认真核对合同内容是否与审核通过的版本一致，确认无误后在合同上签字盖章。3.合同签订后，合同填写人员应及时将合同原件进行归档保存，并按照公司规定的流程进行合同分发，确保相关部门和人员能够及时获取合同信息。五、合同变更与解除（一）变更条件1.经合同双方当事人协商一致，可以变更合同内容。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，致使合同无法履行或部分无法履行的，可以变更合同。3.法律、法规规定的其他可以变更合同的情形。（二）变更程序1.合同变更应签订书面协议，明确变更的内容、原因及生效时间等。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、签字盖章。3.合同变更后，合同填写人员应及时更新合同档案，并通知相关部门和人员。（三）解除条件1.经合同双方当事人协商一致，可以解除合同。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，致使合同目的无法实现的，可以解除合同。3.一方当事人明确表示或以自己的行为表明不履行合同主要义务的，另一方当事人可以解除合同。4.一方当事人迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行的，另一方当事人可以解除合同。5.法律、法规规定的其他可以解除合同的情形。（四）解除程序1.合同解除应签订书面协议，明确解除的原因、时间及双方的权利义务等。2.合同解除协议应按照合同签订流程进行审核、签字盖章。3.合同解除后，合同填写人员应及时清理合同档案，并通知相关部门和人员停止履行合同。六、合同归档与保管（一）归档要求1.合同签订后，合同填写人员应及时将合同原件进行归档保存。归档的合同应包括合同文本、附件、补充协议、审核意见等相关资料。2.合同归档应按照公司规定的分类标准进行分类，确保合同档案便于查询和管理。3.合同档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.合同保管期限应根据合同性质、重要程度等因素确定。一般合同保管期限为[X]年，重要合同保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，合同档案应按照公司规定的程序进行销毁或继续保存。销毁合同档案应进行登记，并经相关部门负责人批准。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改合同档案内容。2.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、标记、损坏等。七、监督与检查（一）监督部门公司设立合同管理监督小组，由法务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司合同填写规范制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.合同填写是否符合本制度规定的填写要求和流程。2.合同审核是否严格按照审核流程进行，审核意见是否合理、准确。3.合同签订是否符合签字盖章要求和签订流程。4.合同变更与解除是否按照规定程序进行。5.合同归档与保管是否符合要求。（三）检查方式1.定期检查：合同管理监督小组定期对公司合同进行检查，检查周期为[X]个月/季度/半年/年。2.不定期抽查：根据工作需要，合同管理监督小组不定期对公司合同进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，合同管理监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门