会议记录制度规范

PAGE会议记录制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的会议记录工作，确保会议信息准确、完整地记录和保存，提高会议效率，促进决策的有效执行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应如实记录会议内容，确保信息准确无误，不得歪曲或遗漏重要信息。2.完整性原则：全面记录会议讨论的事项、决议、决定以及相关人员的发言要点等，保持记录的完整性。3.及时性原则：会议结束后应及时整理会议记录，确保记录内容与会议实际情况相符，避免因时间拖延导致信息遗忘或不准确。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密信息的会议记录，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议的现场记录工作，准确记录会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。2.采用规范的记录方法和格式，确保记录清晰、准确、有条理。对于重要发言，应尽量记录原话；对于一般性发言，可概括记录要点。3.在会议过程中，如遇记录内容不明确或有疑问的地方，应及时向发言者或主持人询问确认，确保记录的准确性。4.会议结束后，及时对会议记录进行整理、编辑，确保记录内容完整、语句通顺、逻辑清晰。5.将整理好的会议记录按照规定的流程进行提交和存档，并确保记录的安全性和可查阅性。（二）主持人职责1.确保会议按照预定议程进行，引导会议讨论围绕主题展开，避免偏离主题或出现混乱局面。2.对会议记录的准确性和完整性负责，审核会议记录初稿，如有问题及时提出修改意见。3.明确会议记录的提交时间和要求，督促记录人员按时完成记录工作，并及时提交审核。（三）参会人员职责1.积极参与会议讨论，清晰、准确地表达自己的观点和意见，为会议记录提供准确的信息来源。2.尊重会议记录工作，配合记录人员的工作，如有需要，应及时提供相关资料或信息，协助记录人员完善会议记录。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：明确会议的具体名称，如“[公司名称]第[X]次董事会会议”、“[部门名称]月度例会”等。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟，格式为“[年/月/日时:分时:分]”。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，如“[公司地址]会议室[X]”。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员，应注明缺席原因。（二）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，记录会议的各项议程内容，包括议程主题、议程安排的时间节点等。2.对于临时增加或调整的议程项目，应在记录中注明原因和相关说明。（三）发言内容1.主持人发言：记录主持人开场致辞、介绍会议目的和议程、引导会议讨论等内容。2.参会人员发言：详细记录每位参会人员的发言要点，包括提出的问题、观点、建议、意见等。对于重要发言，应尽量记录原话；对于一般性发言，可概括记录主要内容，但应确保能够准确反映发言者的意图。3.讨论过程：记录会议讨论的过程，包括不同观点之间的交流、争论、协商等情况，以及讨论的重点和焦点问题。4.提问与回答：记录参会人员提出的问题以及相关人员的回答内容，确保问题和回答的完整性。（四）决议事项1.明确会议达成的决议内容，包括决策事项、决策结果、责任部门、完成时间等。2.如果决议事项需要多个部门协同完成，应明确各部门的职责分工和协作方式。3.对于重要决议，应记录决议的依据和背景信息，以便后续查阅和理解。（五）其他事项1.记录会议中提出的重要事项、待办事项、下一步工作计划等，明确责任人和时间要求。2.如有会议中涉及的文件、资料、数据等相关信息，应在记录中注明其名称、来源、主要内容等，并确保记录与相关资料的关联性和一致性。3.记录会议中的特殊情况或突发事件，如会议中断、技术故障等，并说明处理情况和结果。四、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张大小：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右边距均设置为2.5厘米。3.页眉页脚：页眉可设置为公司/组织名称和会议名称，页脚可设置页码。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，居中对齐。2.正文：采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。3.不同层次的标题：可根据需要采用三号、四号黑体字等进行区分，层次分明，突出重点。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.对齐方式：标题居中对齐，正文两端对齐。3.行距调整：根据内容多少适当调整行距，确保页面布局合理、美观。（四）编号与列表1.对于会议记录中的各项内容，可根据需要进行编号或使用列表形式进行整理，使记录内容更加清晰、有条理。2.编号可采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等形式，列表可采用“●”“◆”等符号进行标识。（五）特殊格式1.对于重要的决议事项、发言内容等，可采用加粗、下划线等特殊格式进行突出显示，以便于查阅和区分。2.对于引用的文件、资料、数据等内容，可采用楷体字或其他特殊字体进行标注，与正文内容相区分。五、会议记录的整理与审核（一）整理要求1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，检查记录内容是否完整、准确，语句是否通顺，格式是否规范。2.对记录中的错别字、语病、标点符号等进行修正，确保记录的质量。3.根据会议讨论的内容和决议事项，对记录进行分类、编号，便于后续查阅和管理。（二）审核流程1.记录人员完成会议记录初稿后，应首先提交给主持人进行审核。主持人应认真审核记录内容，确保记录准确反映会议实际情况，如有问题及时提出修改意见。2.主持人审核通过后，会议记录应提交给相关领导或部门负责人进行审核。审核人员应从会议记录的准确性、完整性、规范性等方面进行全面审查，并签署审核意见。3.对于涉及重要决策、机密信息等的会议记录，可能需要经过更高级别的审核或审批程序，确保记录的安全性和可靠性。（三）修改与完善1.根据审核意见，记录人员应及时对会议记录进行修改和完善，确保记录内容符合要求。2.修改后的会议记录应再次提交审核，直至审核通过为止。六、会议记录的存档与查阅（一）存档方式1.会议记录审核通过后，应按照规定的存档方式进行保存。存档方式可包括电子存档和纸质存档两种方式，确保记录的安全性和可查阅性。2.电子存档应建立专门的文件夹或数据库，按照会议名称、时间等进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.纸质存档应将会议记录打印成册，装订整齐，按照档案管理的要求进行编号、分类，存放在专门的档案柜中。（二）存档期限1.一般会议记录的存档期限为[X]年，重要会议记录的存档期限可根据实际情况适当延长。2.存档期限届满后，应按照公司/组织的档案管理制度进行销毁或继续保存，具体处理方式由相关部门决定。（三）查阅权限1.公司/组织内部人员如需查阅会议记录，应按照规定的流程进行申请。申请时应注明查阅的会议名称、时间、查阅目的等信息，并提交给相关部门负责人审批。2.经审批同意后，查阅人员可在指定的地点查阅会议记录，并遵守相关的查阅规定，不得擅自复制、传播或泄露会议记录内容。3.涉及公司/组织机密信息的会议记录，查阅权限应严格控制，仅限特定人员查阅，并按照保密规定进行管理。七、会议记录的保密管理（一）保密范围1.会议记录中涉及公司/组织的商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等机密内容，均属于保密范围。2.对于会议中讨论的尚未公开的重大决策、战略规划、业务计划等信息，也应严格保密。（二）保密措施1.记录人员应严格遵守保密规定，妥善保管会议记录，不得将记录内容泄露给无关人员。2.在进行会议记录的整理、审核、存档等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限等，确保记录信息的安全性。3.对于涉及机密信息的会议记录，应在记录上标注“机密”字样，并按照公司/组织的保密制度进行管理。4.参会人员应自觉遵守保密规定，不得在会议以外的场合谈论会议记录中的机密内容。（三）违规处理1.如发现有人违反会议记录保密规定，泄露记录内容给公司/组织造成损