保险柜保管制度规范

PAGE保险柜保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司保险柜的管理，确保公司财物安全，特制定本制度规范。本制度适用于公司内所有涉及保险柜使用的部门和人员。（二）适用范围本制度适用于公司各部门使用的各类保险柜，包括财务保险柜、重要文件保险柜、贵重物品保险柜等。（三）基本原则1.安全第一原则：保险柜的保管应确保所存放物品的绝对安全，防止被盗、丢失、损坏等情况发生。2.规范操作原则：严格按照规定的程序和方法使用、维护保险柜，确保其正常运行。3.责任明确原则：明确各环节的责任人员，做到责任到人，便于监督和考核。二、保险柜的购置与配置（一）购置标准1.根据公司实际需求，选择质量可靠、符合国家安全标准的保险柜。保险柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能。2.财务部门使用的保险柜应符合国家财务安全管理要求，具备足够的容量和安全防护措施。3.重要文件保险柜应具备良好的密封性能和防火性能，以保护文件的完整性。（二）配置数量1.财务部门根据业务量和现金存放量合理配置保险柜数量，确保现金等财物的安全存放。2.其他部门根据实际需要配置相应数量的保险柜，用于存放重要文件、贵重物品等。（三）购置流程1.使用部门提出保险柜购置申请，详细说明购置理由、规格要求等。2.申请经部门负责人审核后，报公司行政管理部门。3.行政管理部门根据公司实际情况进行审批，审批通过后负责统一购置。4.购置的保险柜应附有产品合格证明、使用说明书等资料，由行政管理部门负责验收。验收合格后，办理入库手续，并将保险柜移交使用部门。三、保险柜的使用与管理（一）使用人员1.保险柜由专人负责使用和管理，使用人员应经过公司授权，并签订保密协议。2.财务保险柜的使用人员为财务部门指定的出纳人员或其他经授权的财务人员。3.重要文件保险柜的使用人员为相关部门指定的文件保管人员。4.贵重物品保险柜的使用人员为物品保管责任人。（二）使用规定1.使用人员应严格按照保险柜的操作规程进行操作，不得随意更改保险柜的设置。2.保险柜的钥匙和密码应妥善保管，不得随意转借他人。如因工作需要转借，必须经过上级领导批准，并做好记录。3.开启保险柜时，应确保周围环境安全，防止他人窥视。使用完毕后，应及时关闭保险柜，并检查锁具是否锁好。4.存放于保险柜内的物品应分类存放，整齐有序，并做好标识。严禁将不同类型的物品混放，以免造成混乱和查找困难。5.财务保险柜内现金、票据等财物的存放应符合财务管理制度的规定，不得超量存放。（三）日常检查1.使用人员应每天对保险柜进行检查，包括检查锁具是否正常、保险柜外观是否有损坏、内部物品是否完好等。2.如发现保险柜存在异常情况，应立即报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。3.公司行政管理部门应定期对保险柜进行抽查，确保保险柜的使用和管理符合规定要求。（四）维修与保养1.保险柜出现故障或损坏时，使用人员应及时报告上级领导，并填写维修申请单。2.行政管理部门负责联系专业维修人员进行维修，维修过程中应做好记录。3.定期对保险柜进行保养，如清洁、润滑锁具、检查密封性能等，确保保险柜的正常使用。四、保险柜的存放与安全防护（一）存放位置1.保险柜应存放在安全、干燥、通风良好的房间内，避免阳光直射和潮湿环境。2.财务保险柜应存放在财务办公室内，且位置应相对隐蔽，便于监控。3.重要文件保险柜应存放在专门的文件保管室内，确保文件的安全。4.贵重物品保险柜应根据物品的性质和安全要求选择合适的存放地点。（二）安全防护措施1.安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、报警装置等，确保保险柜周围环境的安全。2.保险柜应固定在地面或墙壁上，防止被盗走或移动。3.加强对存放保险柜房间的门禁管理，限制无关人员进入。五、保险柜内物品的保管（一）现金保管1.财务部门应严格按照现金管理制度的规定，将现金存入保险柜。现金的收付应通过合法的票据进行，确保资金的安全。每日营业终了，出纳人员应将现金清点无误后存入保险柜，并填写现金库存日报表。现金库存限额应符合银行规定，不得超限额存放现金。2.保险柜内存放的现金应按照不同币种、面值进行分类存放，便于清点和核对。（二）票据保管1.财务部门应妥善保管各类票据，如支票、汇票、发票等。票据应存放在保险柜内的专门票据存放区域，并做好标识。2.票据的领用、使用和核销应严格按照财务管理制度的规定进行，确保票据的安全和准确使用。3.定期对票据进行盘点，核对票据的数量、号码等信息，确保账实相符。（三）重要文件保管1.相关部门应将重要文件存放在重要文件保险柜内，并进行分类整理和编号。2.重要文件的借阅、查阅应严格按照规定的程序进行审批，借阅人应填写借阅登记表，并按时归还。3.定期对重要文件进行备份，防止文件丢失或损坏。（四）贵重物品保管1.贵重物品的保管责任人应将贵重物品妥善存放在保险柜内，并做好登记。2.贵重物品的出入库应严格按照规定的程序进行审批，确保物品的安全。3.定期对贵重物品进行盘点，核对物品的数量、质量等信息，确保账实相符。六、保险柜的密码与钥匙管理（一）密码管理1.保险柜的密码应设置为不少于六位的数字组合，且定期更换。2.使用人员应牢记密码，不得将密码告知他人。如因工作需要必须告知他人，应经过上级领导批准，并在事后及时更换密码。3.密码设置应避免使用简单易记的数字，如生日、电话号码等。（二）钥匙管理1.保险柜配备两把钥匙，一把由使用人员保管，另一把由公司指定的专人保管（如行政管理部门）。2.使用人员保管的钥匙应随身携带，不得随意放置。如钥匙丢失，应立即报告上级领导，并采取相应的措施进行处理，如更换锁具等。3.公司指定专人保管的钥匙应存放在安全可靠的地方，未经批准不得擅自使用。（三）钥匙交接1.保险柜使用人员离职或岗位变动时，应将钥匙交接给接替人员，并办理交接手续。2.交接手续应包括钥匙的数量、型号、保险柜编号等信息，并由交接双方和监交人签字确认。七、保险柜的盘点与清查（一）定期盘点1.公司应定期对保险柜内的物品进行盘点，财务保险柜每月至少盘点一次，重要文件保险柜和贵重物品保险柜每季度至少盘点一次。2.盘点工作应由财务部门或相关部门负责人组织，使用人员和监盘人员共同参与。3.盘点时应详细记录保险柜内物品的名称、数量、规格、金额等信息，并与相关账目进行核对，确保账实相符。（二）不定期清查1.公司根据实际情况，可对保险柜进行不定期清查，如发生重大事件、怀疑存在安全隐患等情况时。2.清查工作应严格按照规定的程序进行，确保清查结果的准确性和可靠性。（三）盘点与清查结果处理1.如盘点或清查结果与账目不符，应及时查明原因，并填写盘点差异报告。2.对于盘盈或盘亏的情况，应按照公司财务管理制度的规定进行处理，调整相关账目，并追究相关责任人的责任。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按照本制度规定使用、管理保险柜，如随意转借钥匙、密码，未定期检查等。2.因保管不善导致保险柜内物品被盗、丢失、损坏等情况发生。3.违反保险柜操作规定，造成安全事故或经济损失。4.擅自更改保险柜设置或破坏保险柜。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于违规行为造成一定损失或影响的，给予相应的经济处罚，并视情节轻重