采购流程标准化操作与供应商管理模板

采购流程标准化操作与供应商管理模板一、适用场景与价值二、标准化操作流程（一）采购需求提报与审批需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。需求审核：采购部对接需求部门，核对需求的合理性（如数量是否匹配历史消耗、预算是否符合公司规定），对超预算需求需需求部门提交说明并报分管领导*审批；对模糊需求（如规格不明确）要求需求部门补充完整，避免后续采购偏差。需求汇总：采购部汇总各部门需求，按采购类别（如物资类、服务类）分类整理，形成《月度采购需求计划》，报采购经理*及财务部备案，作为后续采购执行的依据。（二）供应商选择与管理供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、市场调研、供应商推荐（如行业推荐、老供应商推荐）等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商信息登记表》（含营业执照、相关资质证书、主营产品/服务、生产能力、质量体系认证等）。供应商资质审核：采购部联合法务部、质量部对供应商资质进行审核，重点核查营业执照有效期、经营范围是否匹配采购需求、特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）是否有效，淘汰不符合要求的供应商。供应商评估与分级：对资质合格的供应商，采购部组织技术部、使用部门进行现场考察或样品测试，评估指标包括：产品质量（样品合格率、质量认证）、价格水平（市场比价结果）、交付能力（产能、交货准时率）、服务能力（售后响应速度、技术支持），形成《供应商绩效评估表》，按评分结果将供应商分为A类（优先合作）、B类（合格合作）、C类（需改进）三级，动态更新供应商名录。（三）采购订单执行与跟踪订单下达：根据审批后的《采购需求计划》及供应商评估结果，采购部与选定的供应商签订《采购合同》（明确物料/服务详情、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款），《采购订单》并加盖公司公章，同步发送至供应商及仓库、财务部备案。订单跟踪：采购专员*负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按约定时间交付；若遇供应商延迟交货，要求供应商提供书面说明及新的交付时间，同时评估对生产/运营的影响，必要时启动备用供应商。异常处理：若供应商无法按订单要求交付（如质量不达标、数量短缺），采购部需第一时间通知需求部门及质量部，协商解决方案（如换货、补货、扣减货款），并将异常情况记录在《采购订单跟踪表》中，作为后续供应商绩效评估的依据。（四）物料/服务验收与入库到货检验：供应商交付物料/服务后，仓库管理员*核对《采购订单》信息（名称、规格、数量），与需求部门、质量部共同进行验收：物资类需检查外观、数量、合格证，必要时送检；服务类需对照合同约定验收服务成果（如维修服务需检查设备运行状态），填写《入库验收单》，注明验收结果（合格/不合格）。不合格品处理：对验收不合格的物料/服务，仓库管理员*标识隔离，采购部及时联系供应商办理退货/换货手续，要求供应商在规定期限内补发合格品，同时记录供应商的不合格次数，纳入后续绩效评估。入库登记：验收合格的物料由仓库管理员*办理入库手续，更新库存台账，同步将《入库验收单》提交财务部及采购部，作为付款依据。（五）付款结算与供应商绩效更新对账：财务部根据《采购合同》《入库验收单》《发票》（需与合同信息一致）进行对账，确认应付金额及付款节点，《付款申请单》报财务经理*审批。付款：审批通过后，财务部按合同约定方式（如电汇、承兑汇票）向供应商付款，付款后及时将付款凭证同步至采购部，更新供应商付款记录。绩效更新：采购部结合本次合作情况（如交付准时率、产品质量、服务响应），更新《供应商绩效评估表》，对连续3次评估为C类的供应商，暂停合作并要求整改；对A类供应商，可适当增加合作份额或给予优先采购权。三、核心工具模板（一）采购需求申请表序号需求部门需求日期物料/服务名称规格型号单位需求数量用途说明期望交付日期预算金额（元）紧急程度（普通/紧急）部门负责人签字1生产部2023-10-01A型原材料XYZ-001吨10生产甲产品2023-10-1050,000普通张*（二）供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式注册地址主营产品/服务资质文件（如ISO9001认证）合作历史（合作次数、合作金额）供应商等级（A/B/C）科技有限公司91110108李*北京市区A型原材料ISO9001:2015认证合作2次，累计80,000元B类（三）采购询价比价表采购需求编号物料名称规格型号需求数量供应商名称报价（元/单位）总价（元）交货期付款条件质量承诺备注QR20231001A型原材料XYZ-00110吨科技4,80048,0007天月结30天符合国标最低价QR20231001A型原材料XYZ-00110吨YY贸易5,00050,0005天预付30%符合国标交货快（四）采购订单跟踪表订单编号供应商名称订单金额（元）下单日期期望交付日期实际交付日期验收结果异常情况处理结果责任人PO20231001科技48,0002023-10-012023-10-082023-10-09合格延迟1天协商不扣款王*（五）供应商绩效评估表供应商名称评估周期质量评分（40%）交货评分（30%）价格评分（20%）服务评分（10%）总分等级改进建议科技2023年Q335（合格率95%）25（准时率90%）18（市场价中等）8（响应及时）B类提升交货准时率四、关键注意事项与风险规避需求明确性：需求部门需详细描述物料/服务规格，避免“优质”“急用”等模糊表述，防止采购偏差或供应商理解错误；对特殊需求（如定制化产品），需提前与供应商确认技术参数。供应商资质审核：严禁与无资质或资质过期的供应商合作，尤其涉及食品、医疗、特种设备等行业，需核查其生产许可证、经营许可证等法定文件，保证合规。合同条款严谨性：合同中需明确质量标准（如国家标准、行业标准）、验收方法、违约责任（如延迟交货的违约金比例）、知识产权归属等条款，避免口头约定，降低法律风险。验收独立性：验收需由需求部门、质量部、仓库共同参与，禁止采购部单独验收，保证验收结果客观公正；对关键物料，可委托第三方机构检测。付款规范性：严格核对“三单匹配”（采购订单、入库验收单、发票），信息一致后方可付款，避免超付或重复