企业行政工作流程与表单规范手册

企业行政工作流程与表单规范手册前言为规范企业行政管理工作，明确各流程操作标准，提高工作效率，保障行政工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公物资管理、会议室预订、固定资产管理、印章使用、访客接待、文件流转、差旅申请、办公环境维护等核心行政场景，旨在为日常行政工作提供统一指引，保证责任到人、流程清晰、记录完整。一、办公物资管理流程情境适配当部门日常办公物资（如文具、耗材、设备配件等）不足或需新增时，适用本流程。操作指引需求发起：由部门物资管理员或指定人员填写《办公物资申领表》，详细注明物资名称、规格型号、申领数量、用途说明及预计使用时间，经部门负责人确认签字后，提交至行政部。需求审核：行政部收到申领表后，1个工作日内完成审核，重点核对物资必要性、库存情况及预算标准。对于常规库存物资，直接审批；对于超预算或特殊物资，需报请分管领导审批。采购执行：审核通过后，行政部根据采购流程进行采购：常规物资从固定供应商处采购，紧急物资可联系备用供应商，保证3-5个工作日内到货（特殊情况除外）。入库登记：物资到货后，行政部管理员与申领部门共同验收，核对物资名称、数量、质量，确认无误后在《办公物资入库登记表》中记录，并更新库存台账。领用发放：申领部门凭审批通过的《办公物资申领表》至行政部领用，管理员在申领表上签字确认，领用人员需核对物资数量并签字。表单模板办公物资申领表申领部门申领日期物资类别□文具□耗材□设备配件□其他序号物资名称规格型号申领数量12申请人部门负责人备注关键提示申领物资需结合实际需求，避免过度申领造成浪费；行政部每月5日前公布上月物资消耗及库存情况，各部门可据此合理规划；办公物资仅限办公使用，严禁私用或转赠他人。二、会议室预订管理流程情境适配当部门或员工需使用企业内部会议室召开会议、培训或举办活动时，适用本流程。操作指引查询可用性：申请人需提前1个工作日通过企业内部系统或行政部查询会议室使用情况，确认目标会议室的空闲时段及容纳人数。提交预订申请：登录会议室预订系统或填写《会议室预订申请表》，注明会议室名称、使用日期、具体时间（开始-结束）、参会人数、会议主题、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及申请人联系方式，提交至行政部。审核确认：行政部收到申请后，2个工作小时内审核，确认会议室及设备可用性后反馈结果；若遇冲突，需与申请人协商调整时间或更换会议室。使用准备：会议开始前30分钟，行政部工作人员根据预订需求开启会议室空调、调试设备，摆放会议桌椅及饮用水（如需）。使用后清理：会议结束后，申请人需带领参会人员清理会议室，关闭设备、带走个人物品，并在《会议室使用登记表》上签字确认使用情况。表单模板会议室预订申请表申请人部门联系方式预订日期会议室名称□A栋1楼□B栋3楼□多功能厅容纳人数使用日期开始时间会议主题参会人数所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：申请人签字部门负责人签字行政部审核关键提示会议室预订遵循“先到先得”原则，紧急会议可优先协调；使用期间需爱护会议室设施，严禁携带易燃易爆物品；长时间使用（超过4小时）需提前2个工作日申请，以便行政部做好安排。三、固定资产管理流程情境适配当部门需新增、调拨或报废固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）时，适用本流程。操作指引新增申请：部门因工作需要新增固定资产时，由申请人填写《固定资产新增申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及存放地点，经部门负责人审核后提交至行政部。采购验收：行政部根据审批结果进行采购，资产到货后组织验收（核对型号、数量、质量），验收合格后粘贴资产标签（包含编号、名称、责任人等信息），并在《固定资产台账》中登记。领用登记：资产领用时，领用人需填写《固定资产领用单》，签字确认后行政部更新台账，明确资产责任人。调拨管理：因部门调整或工作需要调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，经调出部门及行政部审批后，办理资产转移手续，更新台账。报废处置：资产达到使用年限或损坏无法修复时，由责任人填写《固定资产报废申请表》，注明报废原因、数量及残值评估，经行政部鉴定、分管领导审批后，按企业规定处置报废资产，并同步更新台账。表单模板固定资产新增申请表申请部门申请日期资产名称规格型号申领数量预估金额用途说明存放地点申请人部门负责人行政部审核分管领导备注关键提示固定资产需专人管理，定期盘点（每季度一次），保证账实相符；责任人离职或岗位变动时，需办理资产交接手续，行政部确认无误后方可办理离职/调动；严禁擅自拆卸、改装或外借固定资产，违者按企业规定处理。四、印章使用管理流程情境适配当企业需以名义对外发文、签署合同、开具证明等需加盖印章时，适用本流程。操作指引用印申请：申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位/部门、文件名称、用印事由、份数、拟用印印章类型（公章、合同章、财务章等），并附文件原件或复印件，经部门负责人审核后提交至行政部。权限审批：行政部审核文件内容合规性及用印权限：日常通知、函件等由行政部负责人审批；合同、协议等重要文件需经分管领导审批；涉及企业重大利益的文件需经总经理审批。用印核对：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》及文件至印章保管处，印章管理员核对文件内容与申请表是否一致、审批手续是否齐全，确认无误后方可盖章。登记备案：用印完成后，管理员在《印章使用登记表》中详细记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，并将申请表及文件复印件存档备查。表单模板印章使用申请表用印单位/部门用印日期文件名称文件编号用印事由份数拟用印章类型□公章□合同章□财务章□其他：申请人部门负责人审批意见印章管理员签字关键提示严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上盖章；印章由专人保管（行政部指定专人），实行“专人专管、专章专用”；用印文件需留存原件或复印件，保存期限不少于3年。五、访客接待管理流程情境适配当企业外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者等）到访时，适用本流程。操作指引访客预约：相关部门提前与访客确认到访时间、人数、事由及联系人，填写《访客接待预约表》提交至行政部，预约信息包括访客姓名、单位、职务、联系方式、到访事由及陪同人。接待准备：行政部收到预约后，根据访客级别及事由安排接待：普通访客：引导至前台，通知陪同人；重要访客：准备会议室、饮用水、名片夹及企业宣传资料，安排前台人员引导至接待区域。访客登记：访客到访时，前台人员需核对身份信息，填写《访客登记表》（姓名、单位、证件号码号、到访时间、事由、陪同人等），发放《访客证》（佩戴于胸前）。接待与引导：陪同人员接到访客后，按既定流程接待（如参观、会谈），全程引导访客活动，保证访客安全。送客与记录：接待结束后，陪同人员送访客至企业门口，前台人员收回《访客证》并在《访客登记表》上记录离开时间，每日汇总访客信息并归档。表单模板访客接待预约表接待部门接待日期访客姓名单位职务联系方式到访时间离开时间到访事由陪同人预约人部门负责人行政部备注关键提示前台人员需核对访客身份，严禁无关人员进入办公区域；接待过程中需注意言行举止，维护企业良好形象；涉密或敏感接待事项需提前报备行政部及相关部门。六、文件流转管理流程情境适配当企业内部需起草、审核、签发各类文件（如通知、报告、制度等）时，适用本流程。操作指引文件起草：由责任部门或指定人员根据实际需求起草文件，内容需准确、规范、完整，注明文件标题、发文部门、文号、主送/抄送单位及拟稿人。部门审核：起草完成后，文件需经部门负责人审核，重点核对内容准确性、合规性及与相关部门的衔接性，审核通过后签字确认。领导签发：根据文件重要性，提交至相应领导签发：部门内部文件：部门负责人签发；跨部门文件：分管领导签发；企业层面重要文件：总经理签发。编号与排版：签发后的文件由行政部统一编号、排版（字体、字号、行距等符合企业公文格式要求），打印成文并加盖印章（如需）。分发与归档：行政部根据主送/抄送范围分发文件，电子版通过内部系统发送，纸质版签收登记；文件执行完毕后，由行政部收集整理，按类别归档保存（电子档及纸质档）。表单模板文件流转审批单文件标题文件编号起草部门拟稿人主送单位抄送单位部门审核意见审核人日期分管领导签发意见签发人日期分发记录关键提示文件需使用企业统一模板，保证格式规范；流转过程中严禁私自修改文件内容，确需修改需重新履行审批流程；涉密文件需按保密规定管理，严禁随意复印或外传。七、差旅申请管理流程情境适配当员工因公出差（如参加会议、业务洽谈、项目调研等）时，适用本流程。操作指引出差申请：员工填写《出差申请及报销单》，注明出差人、部门、出差地点、出差时间、出差事由、交通方式（按企业标准选择）、住宿标准及预算，提前3个工作日提交至部门负责人审核。审批确认：部门负责人审核出差必要性及预算合理性，签字后报分管领导审批；跨区域或长时间出差（超过7天）需经总经理审批。差旅安排：审批通过后，员工自行或委托行政部预订交通（机票/火车票）及住宿（需符合企业住宿标准），预订信息需提前反馈至行政部备案。出差执行：出差期间，员工需遵守企业规定，保持通讯畅通，记录差旅费用明细（交通、住宿、餐饮等，餐饮补贴按企业标准执行）。费用报销：出差结束后5个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附合规票据（如交通凭证、住宿发票等），经部门负责人审核、行政部核对无误后，按财务流程报销。表单模板出差申请及报销单出差人部门出差地点出差时间返回时间出差事由交通方式□飞机□火车□汽车□其他：住宿标准预算金额申请人签字部门负责人分管领导费用明细交通费用住宿费用报销金额关键提示出差需提前申请，紧急出差可先用通讯工具申请，事后补填手续；交通及住宿需控制在标准范围内，超支部分需由分管领导审批；报销票据需真实、合法，抬头为企业全称，禁止虚报冒领。八、办公环境维护流程情境适配当办公区域出现环境问题（如清洁不到位、设施损坏、绿化需维护等）时，适用本流程。操作指引问题反馈：员工发觉办公环境问题后，通过企业内部报修系统、电话或直接向行政部反馈，说明问题类型（清洁/维修/绿化）、具体位置及问题描述。问题分类：行政部收到反馈后，对问题进行分类：日常清洁：安排保洁人员处理；设施维修：联系维修人员（水电、空调、办公设备等）；绿化维护：联系绿化养护人员。派单处理：行政部根据问题类型及紧急程度，在1个工作日内派单至相关负责人，明确处理时限（一般问题24小时内解决，紧急问题2小时内响应）。结果反馈：处理完成后，责任人需反馈处理结果至行政部，行政部通知申请人确认，申请人在《办公环境问题处理记录表》上签字评价。定期巡检：行政部每周组织一次办公环境巡检，重点检查清洁质量、设施运行情况及绿化状态，发觉问题及时整改，保证办公环境整洁、有序。表单模板办公环境问题报修单报修