财务报销申请单填写规范及审核流程模板

财务报销申请单填写规范及审核流程模板一、适用范围与发起条件支出与公司业务直接相关，具有明确的公务目的；已取得合规的费用凭证（如消费明细、行程单等）；支出行为符合公司财务管理制度及预算要求；在费用发生后的30日内提交申请（特殊情况需提前向财务部门说明）。二、操作流程详解（一）申请单填写阶段基础信息录入申请人如实填写姓名、工号、所属部门、联系方式及报销日期；填写费用所属项目名称（如无具体项目，可填写“日常运营”）；注明费用发生期间（如“2024年X月X日至2024年X月X日”）。费用明细填报按费用类别逐项填写（如“交通费”“住宿费”“办公用品”等），每类费用需单独列示；每笔明细需注明“发生日期”“金额”“消费事由”“支付方式”（如“现金”“转账”“公务卡”）；金额需大小写一致，大写金额前加“人民币”字样，数字间不留空格（如“人民币壹仟贰佰元整”）。附件材料整理按费用明细顺序粘贴或附上相关证明材料（如消费清单、行程单、验收单等），并在申请单“附件清单”栏注明材料名称及数量；附件需清晰、完整，关键信息（如金额、日期、商户名称）不得遮挡。签字确认申请人核对所有信息无误后，在“申请人签字”栏亲笔签名。（二）部门审核阶段部门负责人初审部门负责人审核费用发生的真实性、必要性及是否符合部门预算；核对申请单与附件材料是否一致，金额计算是否准确；审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。（三）财务部门审核阶段合规性核查财务专员审核申请单填写是否规范（如信息完整、大小写一致、签字齐全）；核查附件材料的合规性（如消费清单是否加盖公章、行程单与出差审批单是否匹配）；审核费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费用限额）。金额与预算核对复核费用金额计算是否正确，保证无多算、漏算；核对费用是否超出部门预算，若超预算需确认是否有审批通过的预算调整说明。审核结果反馈审核通过后，财务专员在“财务审核意见”栏签字并流转至下一环节；审核不通过时，注明具体问题（如“附件缺少验收单”“超标准费用未说明”），退回申请人补充材料。（四）领导审批阶段根据费用金额及类型，分级审批5000元以下：由部门负责人审批（已在前环节完成）；5000-20000元：需分管领导（如*总）在“分管领导审批”栏签字；20000元以上：需总经理在“总经理审批”栏签字。审批人需确认费用与业务的关联性及合理性，审批后申请单流转至财务部门。（五）财务付款阶段付款信息确认财务部门根据审批通过的申请单，确认收款人信息（姓名、银行账号等），保证信息准确无误；若涉及退费，需注明退款原因及方式。款项支付财务部门在5个工作日内完成付款（银行转账或现金支付）；付款后，在“财务付款确认”栏注明付款日期及方式，并将申请单归档保存。三、申请单模板样式财务报销申请单基础信息内容申请人姓名工号所属部门联系方式报销日期年月日费用所属项目费用发生期间年月日至月日费用明细发生日期金额（元）事由说明支付方式附件名称及数量（例：交通费）2024-05-01150.00市内客户接待公务卡出租车发票1张（例：住宿费）2024-05-02800.00出差住宿（上海）转账酒店发票1张合计金额（大写）人民币仟佰拾元角分合计金额（小写）￥附件清单|（例：出租车发票1张、酒店发票1张、行程单1份）|审批意见签字日期申请人签字年月日部门负责人意见年月日财务审核意见年月日分管领导审批（若需）年月日总经理审批（若需）年月日财务付款确认年月日四、关键提示与风险规避信息真实性要求申请人须对提交材料的真实性负责，严禁虚构事由、伪造凭证或拆分费用规避审批；若发觉信息不实，公司将追回已报销款项，并视情节追究相关人员责任。附件完整性规范每笔费用需对应至少1份附件材料，无法提供附件的需在“事由说明”栏详细解释并经部门负责人签字确认；附件原件需清晰显示消费单位、金额、日期等关键要素，复印件需加盖“与原件一致”印章并由申请人签字。金额准确性把控小写金额需保留两位小数，大写金额不得涂改；若填写错误，需重新填写申请单，不得在原单上涂改；多笔费用汇总报销时，需分类列示明细，不得合并填写“其他费用”等模糊类别。时限与流程要求报销申请需在费用发生30日内提交，逾期未提交的需说明原因，经财务部门负责人批准后方可办理；审核环节中，若部门或财务部门在3个工作日内未反馈意见，视为默认通过。特殊情况处理紧急支出（如突发维修费用）可先通过电话向部门负责人及财务部门报备，事后3个工作日内补交申请单；跨月费用报销需在申请单中注明延迟原因，并由部门负