建筑企业行政管理规范手册

建筑企业行政管理规范手册第一章总则1.1编制目的结合建筑行业特点与企业运营需求，通过规范化行政流程、标准化管理动作，提升组织运转效率，保障项目建设与企业运营的合规性、高效性，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业总部、分公司及各在建项目的行政管理工作，涵盖行政事务、人力资源、财务管理、项目现场行政支持等全流程管理环节。1.3管理原则1.合规性原则：行政行为严格遵守国家法律法规、行业规范及企业制度，确保运营合法合规。2.服务性原则：以服务项目建设、支撑业务发展为核心，强化“一线优先”的服务意识，提升行政响应效率。3.效率性原则：优化流程、减少冗余，通过标准化、信息化手段提升管理效率，降低运营成本。4.风险防控原则：建立行政风险识别与防控机制，对印章、档案、合同等关键环节实施全流程管控。第二章组织架构与行政职责2.1行政组织体系企业设总部行政部、分公司行政岗、项目行政专员三级行政组织：总部行政部：统筹行政战略规划，制定制度体系，监督分公司及项目行政工作，统筹重大行政事务（如资质申报、对外公关）。分公司行政岗：承接总部制度要求，负责区域内行政事务落地，协调区域项目行政资源共享。项目行政专员：驻场服务项目建设，负责现场行政事务（如文件传递、后勤保障），接受项目经理与分公司行政岗双重管理。2.2核心职责分工2.2.1总部行政部职责制度建设：制定、修订行政管理制度与操作规范。公文管理：统筹内外公文收发、审核、归档，确保文件传递高效。印章管理：保管核心印章，审批分公司及项目印章用印申请。资质管理：负责企业资质申报、升级、年检及证照维护。行政审计：定期审计分公司、项目行政工作，提出改进建议。2.2.2项目行政专员职责现场后勤：保障项目团队办公、食宿、车辆调度等工作条件。文件流转：对接甲方、监理及政府文件，跟踪审批进度，确保工程指令传达。会议管理：组织项目例会、专题会，撰写纪要并跟踪行动项落地。对外协调：协助项目经理处理属地关系，办理施工许可证等行政手续。档案管理：收集整理项目工程档案（图纸、签证等），按要求移交。第三章行政事务管理3.1公文管理规范3.1.1收文管理1.签收登记：收到外部文件后1个工作日内完成签收，登记编号、来源、主题、日期。2.拟办呈批：行政专员提拟办意见，经项目经理签字后流转至责任部门。3.承办督办：责任部门按时限（一般文件3个工作日，紧急文件1个工作日）反馈结果，行政专员跟踪闭环。4.归档保管：办理完毕的文件分类归档（电子+纸质），纸质文件编号装订，电子档上传企业系统。3.1.2发文管理1.拟稿审核：业务部门拟稿后，经部门负责人、法务部（涉法文件）审核。2.签发编号：分管领导签发后，行政部统一编号（格式：XX建发〔年份〕XX号），加盖骑缝章。3.印发归档：发文留存电子、纸质档，纸质档发放至相关部门，电子档上传文档库。3.2会议管理规范3.2.1会议分类与组织项目例会：每周召开，项目经理主持，行政专员记录，内容含进度、问题、部署。专题会议：如图纸会审、安全会，责任部门发起，行政专员协助组织，提前24小时通知。总部/分公司会议：视频或现场召开，行政部负责通知、场地、资料，会后整理跨部门行动项。3.2.2会议纪要与跟踪会议结束24小时内完成纪要，经主持人审核后发放，明确行动项、责任人、时限。行政专员每周跟踪进展，下次会议通报完成情况。3.3印章管理规范3.3.1印章保管公章、法人章由总部行政部专人保管，分公司、项目印章由对应行政岗/专员保管。保管人每日检查印章，离岗时存放保险柜，严禁外借或委托代管。3.3.2用印流程1.申请审批：填写《用印申请表》，说明事由、文件类型，经部门负责人审批。2.用印登记：保管人核对申请单与文件，盖章后登记时间、文件名称、申请人。3.特殊用印：外带印章需分管领导审批，两人陪同，用印后立即归还并登记行程。3.4档案管理规范3.4.1档案分类工程档案：施工图纸、变更签证、验收报告等，按项目、楼栋、时间分类。行政档案：企业证照、合同、公文、员工档案等，按类别、年份分类。3.4.2保管与借阅档案存放于专用库房（防潮、防火、防盗），电子档案定期两地备份。借阅需填《借阅申请表》，经部门负责人审批，涉密档案签订保密协议。第四章项目现场行政管理4.1现场办公管理4.1.1办公设施管理现场办公室按企业标准搭建（如集装箱式），配备办公设备，行政专员每周检查维护。办公区划分功能区域，保持整洁，严禁堆放建材或杂物。4.1.2考勤与纪律项目团队打卡考勤（人脸识别/手机定位），行政专员每日统计，迟到、旷工按制度处理。办公时间严禁从事无关活动，行政专员不定期巡查。4.2现场后勤管理4.2.1食宿管理食堂办理卫生许可证，厨师持健康证上岗，每日公示食材清单，每周卫生检查。宿舍配置基本设施，行政专员每月检查卫生，督促防火、防盗。4.2.2车辆管理项目车辆“一车一账”，登记使用记录，定期保养（每5000公里或3个月一次）。驾驶员遵守交规，行政专员每月组织安全培训。4.3现场应急管理4.3.1应急物资储备储备防汛、防火、防疫物资（沙袋、灭火器、口罩等），行政专员每月检查补充。物资存放专用仓库，明确标识，便于紧急取用。4.3.2突发情况响应自然灾害时，协助项目经理启动预案，组织疏散、防护，及时汇报。工伤、疫情等事件，第一时间联系相关部门，保护现场、收集证据，配合调查。第五章人力资源管理5.1招聘与配置5.1.1项目用工规划人力资源部结合项目进度，提前3个月制定用工需求，行政部协助发布招聘信息（工地海报、劳务合作）。项目行政专员参与一线岗位面试，评估实操能力与匹配度。5.1.2劳动关系管理新员工签订劳动合同（项目用工可签以完成任务为期限的合同），行政专员协助办理社保、工资卡。项目结束或离职时，督促办理交接、物品归还，确保劳动关系合法终止。5.2培训与发展5.2.1入职培训新员工入职后3天培训，内容含企业文化、安全制度、项目流程，考核通过方可上岗。5.2.2技能提升培训每季度组织技能培训（如BIM、新工法），邀请专家或内部讲师授课。鼓励员工参加外部培训（如建造师考试），企业给予学费补贴或考试假。5.3绩效考核5.3.1考核维度项目人员（施工员、安全员）绩效与进度、质量、安全挂钩，由项目经理、技术负责人评分。行政人员绩效与服务满意度、流程合规性、应急响应效率挂钩。5.3.2考核结果应用绩效分A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进），与奖金、晋升、调岗直接挂钩。连续两次D档，组织转岗培训或优化调整。第六章财务管理与行政费用管控6.1预算管理6.1.1行政预算编制每年12月，行政部结合项目计划编制费用预算（办公费、差旅费等），经财务部、总经理审批后执行。项目行政专员按季度上报费用使用情况，确保不超预算。6.1.2预算调整因项目变更、政策调整需调整预算时，提交《预算调整申请》，经审批后执行。6.2费用报销规范6.2.1报销流程员工填《费用报销单》，粘贴合规票据，经部门负责人审批后提交财务部。行政专员审核真实性、合规性（如差旅费附申请单、行程单），不符合要求退回重填。6.2.2费用标准差旅费：按职级、地区定住宿、交通标准，超标自行承担。招待费：单次超2000元需提前申请，附菜单、参与人员名单。第七章合规与风险管理7.1资质与证照管理7.1.1资质维护跟踪资质有效期（如总承包资质每5年延期），提前6个月启动延期申请。资质升级时，联合多部门整理材料，确保一次性通过审核。7.1.2证照管理证照存放保险柜，复印件使用需登记，严禁涂改、伪造。证照信息变更（如法人变更），30日内完成工商、住建部门变更。7.2合同与法律风险防控7.2.1合同审核参与重大合同（总包、战略合作）审核，审查对方主体、履约能力、违约责任。项目采购合同经项目行政专员初审、总部法务终审，确保条款合规。7.2.2舆情管理关注工地舆情（讨薪、环保投诉），建立监测机制（浏览论坛、社交媒体）。舆情发生时，第一时间响应，发布声明，协助解决实际问题（如督促支付工资）。第八章企业文化与团队建设8.1企业文化宣贯8.1.1工地文化建设项目现场设文化宣传栏，展示企业价值观、优秀案例、员工风采，每月更新。晨会、周会融入文化分享（企业历程、优秀事迹），增强凝聚力。8.1.2文化活动落地每季度组织企业级活动（技能竞赛、运动会），项目行政专员负责团队组织。项目结合节日（中秋、春节）组织小型活动（工地团圆饭、慰问演出），提升归属感。8.2员工关怀与福利8.2.1关怀机制建立员工关怀档案，生日送祝福礼品，家庭困难时帮扶（慰问金、假期）。关注驻外员工心理状态，定期谈心，提供心理咨询渠道。8.2.2福利保障为项目员工购买意外险、高温补贴，行政专员负责发放登记。驻外满6个月可申请探亲假，行政专员协助办理手续、协调交通。第九章附则9.1解释权本手册由企业总部行政部负责解释，疑问可咨询