国企进货制度规范

PAGE国企进货制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范国企进货流程，确保所采购货物及服务的质量、价格合理，保障企业运营的正常开展，维护企业利益，促进廉政建设，提高企业经济效益和社会效益。（二）适用范围本制度适用于本国企各部门及所属单位的所有进货活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：进货活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.公开透明原则：进货过程应公开透明，接受企业内部监督和社会公众监督，保障公平竞争。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的货物和服务符合企业需求和标准。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本因素，优化采购方案，降低采购成本，提高经济效益。5.廉洁自律原则：参与进货活动的工作人员应廉洁自律，不得接受供应商贿赂或不正当利益，严禁商业贿赂行为。二、进货流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出进货需求，填写《进货需求申请表》，详细说明所需货物或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.对于紧急需求，应在申请表中注明紧急情况及预计解决时间，并及时提交相关领导审批。（二）需求审批1.《进货需求申请表》提交至部门负责人进行初审，部门负责人应根据本部门业务情况及预算安排，对需求的合理性、必要性进行审核，并签署意见。2.初审通过后，申请表流转至分管领导进行审批。分管领导应综合考虑企业整体战略、财务状况、市场情况等因素，对进货需求进行全面评估，做出审批决定。3.对于重大进货项目（如金额较大的设备采购、涉及企业核心业务的服务采购等），需提交企业领导班子会议审议通过。（三）采购计划制定1.根据审批通过的进货需求，采购部门制定详细的采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准、采购预算等内容。2.采购计划应与企业的资金预算、库存管理等相结合，避免盲目采购和重复采购，确保采购活动的有序进行。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括企业基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据采购需求和供应商选择标准，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、环保情况、信用记录等。2.供应商评估与选择采购部门组织相关人员（如技术专家、质量管理人员、财务人员等）对潜在供应商进行综合评估，评估指标可包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《采购合同》。合同应明确双方的权利义务、货物或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.供应商管理采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括合同执行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。建立供应商信息动态更新机制，及时掌握供应商的经营状况、产品质量变化等信息，确保供应商信息的准确性和有效性。（五）采购实施1.采购方式选择根据采购货物或服务的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。对于符合招标条件的采购项目，应按照国家有关法律法规及企业内部招标管理制度进行招标采购。招标过程应严格遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在投标人都有平等的参与机会。对于因特殊原因不适宜进行招标采购的项目，经企业相关部门批准后，可采用竞争性谈判采购、询价采购或单一来源采购等方式。采用竞争性谈判采购方式的，应组织谈判小组与不少于三家的供应商进行谈判；采用询价采购方式的，应向不少于三家的供应商发出询价通知书；采用单一来源采购方式的，应说明理由并经企业相关部门批准。2.采购合同签订与执行采购部门与选定的供应商签订《采购合同》后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。合同执行过程中，采购部门应跟踪合同履行情况，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物或服务。如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补救措施，并按照合同约定追究其违约责任。对于合同变更或解除的情况，采购部门应按照企业内部合同管理制度的规定，办理相关审批手续，并及时通知相关部门。（六）到货验收1.货物到货前，采购部门应通知相关部门（如使用部门、质量检验部门等）做好验收准备工作。2.货物到货时，采购部门、使用部门、质量检验部门等相关人员应共同对货物进行验收。验收内容包括货物的名称、规格、数量、质量、外观等方面。3.对于重要设备或关键物资，应邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格后，验收人员应签署《验收报告》。4.如发现货物存在质量问题或数量短缺等情况，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换货物或补足数量，并按照合同约定追究其违约责任。（七）付款结算1.采购部门根据合同约定及验收情况，填写《付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款依据等信息。2.《付款申请表》提交至财务部门进行审核。财务部门应审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等内容，并按照企业财务管理制度的规定进行付款审批。3.付款审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格控制预付款比例，并跟踪货物到货及验收情况，确保预付款的安全。三、监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对进货活动进行审计监督，检查进货流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、资金使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.企业纪检监察部门对进货活动中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处商业贿赂等违法违纪行为，维护企业正常的经营秩序。3.各部门应加强对本部门进货活动的自我监督，建立健全内部管理制度和风险防控机制，确保进货活动合法合规、规范有序。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的各类专项检查、审计等工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，通过企业网站、政务公开平台等渠道，及时公开进货活动相关信息，保障社会公众的知情权和监督权。四、责任追究（一）对违规行为的界定1.在进货活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反国家法律法规及企业内部制度规定，擅自采购货物或服务的；未按照规定的采购流程进行操作，导致采购活动出现失误或风险的；与供应商串通，损害企业利益的；接受供应商贿赂或不正当利益，谋取私利的；在采购过程中弄虚作假，提供虚假信息的；其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等处分。2.对因违规行为给企业造成经济损失的，相关责任人应承担