往来账管理制度规范

PAGE往来账管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司往来账的管理，规范往来账的核算和结算，确保公司资产安全，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在日常经营活动中发生的各类往来账业务。（三）定义1.往来账：是指公司在生产经营过程中，因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权债务关系的资金数额，主要包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。2.应收账款：是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。3.应付账款：是指公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。4.其他应收款：是指除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，包括各种赔款、罚款、存出保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。5.其他应付款：是指除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金、职工未按期领取的工资等。二、往来账管理职责（一）财务部门职责1.负责往来账的核算、记录和监督，确保往来账数据的准确性和完整性。2.定期编制往来账余额明细表，及时与相关部门核对账目，分析往来账账龄及余额情况，发现问题及时汇报并提出处理建议。3.按照国家税收法规和公司财务制度的规定，正确计算和缴纳与往来账相关的税费。4.负责往来账的清理和催收工作，对逾期往来款项采取有效措施进行追收，减少坏账损失。（二）业务部门职责1.负责本部门往来账业务的发生、跟踪和管理，确保往来账业务的真实性、合理性和合法性。2.按照合同约定及时与客户或供应商进行业务结算，提供相关结算资料，协助财务部门做好往来账的核对和清理工作。3.对本部门发生的往来账坏账承担相应责任，积极配合财务部门进行坏账的调查和处理。（三）审计部门职责1.负责对往来账管理制度的执行情况进行审计监督，检查往来账核算的准确性、合规性和内部控制的有效性。2.对往来账中发现的重大问题进行专项审计调查，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、往来账核算与管理（一）往来账的设立1.业务部门在签订经济合同或协议时，应明确涉及往来账的相关条款，包括结算方式、结算期限、金额等，并及时将合同副本提交财务部门。2.财务部门根据业务部门提供的合同副本及相关业务资料，按照会计核算的要求，设立相应的往来账明细科目，进行明细核算。（二）往来账的记录1.财务人员应根据审核无误的原始凭证，按照会计制度的规定及时、准确地记录往来账业务，确保记账凭证与原始凭证相符，账簿记录与记账凭证相符。2.往来账的记录应清晰、完整，注明业务发生的日期、内容、金额、对方单位名称等信息，便于查询和核对。3.对于涉及多个明细科目的往来账业务，应分别在相应的明细科目中进行记录，不得混淆。（三）往来账的核对1.财务部门应定期与业务部门核对往来账账目，每月至少核对一次，确保双方账目一致。核对内容包括往来账的发生额、余额、账龄等。2.业务部门在核对往来账时，应提供相关业务资料，如合同、发票、送货单、对账单等，以便财务部门进行核对和核实。3.财务部门在核对往来账过程中发现差异时，应及时与业务部门沟通，查明原因，进行调整。如因业务部门原因导致账目差异，业务部门应负责及时更正。4.对于与外部单位的往来账核对，应按照双方约定的方式进行，如发送对账单、上门核对等。对账单应加盖公司公章或财务专用章，并要求对方单位签字确认。（四）往来账的清理1.财务部门应定期对往来账进行清理，分析往来账账龄及余额情况，对长期挂账的往来款项进行重点关注和清理。2.对于超过结算期限的应收账款，财务部门应及时向业务部门发出催款通知，督促业务部门进行催收。业务部门应积极采取措施，与客户协商解决欠款问题，避免坏账损失的发生。3.对于确实无法收回的应收账款，业务部门应及时提供相关证明材料，如对方单位破产清算报告、法院判决书等，经财务部门审核后，按照公司财务制度的规定进行坏账核销处理。4.对于应付账款，财务部门应定期与供应商核对账目，及时支付货款，维护公司良好的商业信誉。如因特殊原因无法按时支付，应提前与供应商沟通协商，争取对方理解。5.对于其他应收款和其他应付款，应根据业务实际情况及时进行清理结算，避免长期挂账。四、往来账审批流程（一）应收账款审批流程1.业务部门在销售商品或提供劳务后，应及时开具发票，并将发票及相关结算资料提交财务部门。2.财务部门收到业务部门提交的发票及结算资料后，进行审核，审核无误后在发票上加盖“发票专用章”，并登记应收账款明细台账。3.对于超过一定金额的应收账款，业务部门应填写《应收账款审批表》，详细说明客户情况、业务背景、预计收款时间等信息，提交部门负责人审批。4.部门负责人审批通过后，将《应收账款审批表》提交财务部门备案。财务部门根据审批意见进行后续的跟踪和管理。（二）应付账款审批流程1.业务部门在采购商品或接受劳务后，应及时取得对方单位开具的发票及相关结算资料，并提交财务部门。2.财务部门收到业务部门提交的发票及结算资料后，进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、金额准确性等。3.对于超过一定金额的应付账款，财务部门应填写《应付账款审批表》，详细说明供应商情况、业务背景、付款期限等信息，提交财务负责人审批。4.财务负责人审批通过后，将《应付账款审批表》提交公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见安排资金支付。（三）其他应收款审批流程1.员工因工作需要借支款项时，应填写《借款申请表》，注明借款用途、金额、预计还款时间等信息，提交部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将《借款申请表》提交财务部门。财务部门审核无误后，按照公司财务制度的规定办理借款手续。3.员工借款后应按照借款用途使用资金，并在规定的还款期限内归还借款。如需延期还款，应提前向财务部门申请，经批准后方可延期。4.对于因业务需要发生的其他应收款，如存出保证金、应收赔款等，业务部门应填写《其他应收款审批表》，详细说明业务情况、金额、预计收回时间等信息，提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将《其他应收款审批表》提交财务部门备案。（四）其他应付款审批流程1.对于因业务需要发生的其他应付款，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等，业务部门应填写《其他应付款审批表》，详细说明业务情况、金额、付款期限等信息，提交部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将《其他应付款审批表》提交财务部门备案。财务部门根据审批意见进行后续的核算和管理。3.对于应付职工未按期领取的工资等其他应付款项，财务部门应按照公司工资核算制度的规定进行处理，并定期与相关部门核对账目。五、往来账风险控制（一）风险识别与评估1.财务部门应定期对往来账进行风险识别和评估，分析往来账中存在的潜在风险，如坏账风险、资金周转风险等。2.风险评估应综合考虑往来账的账龄、金额、对方单位信用状况、业务背景等因素，确定风险等级。3.对于高风险的往来账业务，应采取重点监控和防范措施，及时制定应对方案，降低风险损失。（二）风险应对措施1.加强客户信用管理，建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和跟踪。对于信用状况不佳的客户，应谨慎开展业务，采取适当的风险防范措施，如要求提供担保、缩短结算期限等。2.完善合同管理制度，在签订经济合同或协议时，明确双方的权利义务和结算条款，避免因合同漏洞导致往来账风险。3.加强内部审计监督，定期对往来账业务进行审计检查，及时发现和纠正存在的问题，防范内部风险。4.建立坏账准备金制度，按照公司财务制度的规定，合理计提坏账准备金，用于核销可能发生的坏账损失。5.加强与外部审计机构的合作，定期进行审计，对往来账业务进行专项审计调查，确保往来账业务的合规性和真实性。六、往来账档案管理（一）档案内容往来账档案应包括以下资料：1.经济合同或协议副本；2.发票、送货单、对账单等结算凭证；3.往来账记账凭证、明细账、余额明细表等会计资料；4.往来账催款通知、审批表等相关文件；5.其他与往来账业务相关的资料。（二）档案整理与归档1.财务部门应定期对往来账档案进行整理，按照业务发生的时间顺序和类别进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案整理完成后，应及时归档保存，归档地点应安全、防火、防潮、防虫，便于查阅和保管。3.往来账档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案应定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅往来账档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人批准后，到财务部门查阅。2.查阅档案时，应在财务部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出财务部门。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、损坏。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅往来账档案时，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由财务部门安排专人陪同查阅。查阅人员应遵