门禁物品管理制度规范

PAGE门禁物品管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织门禁物品的管理，确保公司/组织人员和财产安全，维护正常的工作秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及门禁管理的区域及相关物品，包括但不限于办公区域、生产车间、仓库、员工宿舍等，以及门禁卡、钥匙、密码等各类门禁物品。（三）基本原则1.安全第一原则：确保门禁物品的管理能够有效防范未经授权的人员进入公司/组织区域，保障人员和财产安全。2.规范管理原则：建立健全门禁物品管理的各项流程和标准，确保管理工作的规范化、科学化。3.责任明确原则：明确各部门及人员在门禁物品管理中的职责，做到责任到人。二、门禁物品分类及管理职责（一）门禁卡1.分类员工门禁卡：供公司/组织正式员工出入门禁区域使用。临时门禁卡：用于临时来访人员，如供应商、客户、合作伙伴等在规定时间内进入公司/组织特定区域。访客门禁卡：专门为短期访客发放，通常在访客接待流程中使用，限定其在特定时间段和区域内活动。2.管理职责人力资源部门负责员工门禁卡的初始登记、信息变更及注销管理。在员工入职时，及时为其办理门禁卡，并录入相关人员信息；员工离职或岗位调动时，负责收回门禁卡并办理相应的注销或信息变更手续。行政部门负责门禁卡的制作、发放、回收及日常维护管理。根据人力资源部门提供的信息制作门禁卡，确保卡片信息准确无误；按照规定的流程向员工和临时访客发放门禁卡，并做好发放记录；定期对门禁卡进行检查和维护，及时处理卡片损坏、丢失等问题。安全保卫部门负责门禁卡使用的监督管理。在门禁出入口对人员持有的门禁卡进行验证，防止未经授权人员使用门禁卡进入公司/组织区域；对违规使用门禁卡的行为进行制止和处理，并及时上报相关部门。（二）钥匙1.分类办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、抽屉等钥匙。设备机房钥匙：如服务器机房、配电室、空调机房等重要设备机房的钥匙。仓库钥匙：各类仓库的门锁钥匙。其他特殊区域钥匙：如消防通道门、安全监控室等钥匙。2.管理职责各部门负责人负责本部门办公区域及相关设备、仓库等钥匙的管理。指定专人负责钥匙的保管和使用，确保钥匙的安全；对钥匙的领用、归还等情况进行登记，并定期检查钥匙的使用情况。设备管理部门负责设备机房钥匙的管理。建立设备机房钥匙台账，详细记录钥匙的数量、使用人员、存放位置等信息；对设备机房钥匙的领用、归还进行严格审批，确保只有经过授权的人员才能接触和使用钥匙。仓库管理部门负责仓库钥匙的管理。按照仓库管理制度，对仓库钥匙进行妥善保管；严格控制仓库钥匙的发放范围，只有仓库管理人员和经过授权的人员才能领取钥匙；定期盘点仓库钥匙，确保钥匙数量准确无误。安全保卫部门负责对特殊区域钥匙的管理进行监督检查。确保消防通道门、安全监控室等特殊区域钥匙的保管和使用符合安全规定；对特殊区域钥匙的使用情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（三）密码1.分类门禁系统密码：用于开启门禁设备的数字密码或指纹密码等。办公软件登录密码：员工用于登录公司/组织办公软件系统的密码。其他系统密码：如财务系统、生产管理系统等涉及公司/组织重要信息的系统密码。2.管理职责信息管理部门负责门禁系统密码的设置、变更及管理。根据公司/组织安全需求，定期更新门禁系统密码，并确保密码的强度符合安全要求；对门禁系统密码的使用情况进行监控，发现异常及时处理。各部门负责人负责督促本部门员工妥善保管办公软件登录密码及其他系统密码。教育员工遵守密码安全规定，定期更换密码，不得将密码告知他人；对本部门员工因密码保管不善导致的安全问题负责。安全保卫部门负责对公司/组织各类密码管理情况进行监督检查。确保密码的设置、使用符合安全规范，防止密码泄露事件的发生；对违反密码管理规定的行为进行调查和处理。三、门禁物品的申请与发放（一）门禁卡申请与发放1.员工申请：新员工入职时，由人力资源部门填写《门禁卡申请表》，注明员工姓名、部门、岗位、联系方式等信息，并提交给行政部门。2.临时门禁卡申请：临时来访人员需提前由接待部门填写《临时门禁卡申请表》，注明来访人员姓名、单位、来访事由、预计停留时间、陪同人员等信息，经接待部门负责人审批后提交给行政部门。3.访客门禁卡申请：短期访客由接待人员在访客登记处填写《访客门禁卡申请表》，详细记录访客信息，经相关负责人签字同意后，由行政部门发放访客门禁卡。4.发放流程：行政部门收到申请后，对申请表信息进行审核，确认无误后制作门禁卡。对于员工门禁卡，将卡片发放给员工本人，并告知其门禁卡的使用规定和注意事项；对于临时门禁卡和访客门禁卡，按照申请审批的时间和区域要求，将卡片发放给相应的来访人员，并由接待人员或陪同人员带领来访人员前往指定区域。（二）钥匙申请与发放1.办公区域钥匙申请：各部门员工因工作需要领用办公区域钥匙，需填写《钥匙领用申请表》，注明领用钥匙的名称、数量、领用原因等信息，经部门负责人审批后提交给本部门钥匙保管人员。2.设备机房钥匙申请：设备管理部门人员因工作需要领用设备机房钥匙，需填写《设备机房钥匙领用申请表》，详细说明领用钥匙的机房名称、设备名称、领用原因及预计归还时间等信息，经设备管理部门负责人审批后，到钥匙保管人员处领取钥匙。3.仓库钥匙申请：仓库管理人员因工作需要领用仓库钥匙，直接在仓库钥匙管理台账上进行登记领用；非仓库管理人员因工作需要领用仓库钥匙，需填写《仓库钥匙领用申请表》，经仓库管理部门负责人审批后，到仓库钥匙保管人员处领取钥匙。4.发放流程：钥匙保管人员收到申请后，核对申请表信息，确认无误后发放钥匙。对于办公区域钥匙，发放后由领用人员签字确认；对于设备机房钥匙和仓库钥匙，发放时需详细记录领用时间、领用人员、预计归还时间等信息，并要求领用人员在规定时间内归还钥匙。（三）密码申请与设置1.门禁系统密码设置：信息管理部门根据公司/组织安全要求和人员变动情况，定期对门禁系统密码进行设置和更新。设置密码时，应确保密码具有足够的强度，包含字母、数字和特殊字符，且长度符合规定要求。2.办公软件登录密码设置：员工入职时，由信息管理部门为其设置初始办公软件登录密码，并告知员工及时修改密码。员工在使用过程中如需修改密码，应按照公司/组织规定的流程进行操作，确保密码的安全性。3.其他系统密码设置：对于财务系统、生产管理系统等涉及公司/组织重要信息的系统密码，由相关系统管理部门按照系统安全要求进行设置和管理。新用户入职或系统权限变更时，及时为其设置相应的系统密码，并严格控制密码的发放范围。4.密码申请流程：员工或相关部门如需申请设置或变更密码，应填写《密码申请表》，注明申请密码的系统名称、申请原因、新密码等信息，经部门负责人审批后提交给信息管理部门或相关系统管理部门。审批通过后，由相应部门按照规定为其设置或变更密码。四、门禁物品的使用与管理（一）门禁卡使用1.员工应妥善保管自己的门禁卡，不得转借他人使用；如发现门禁卡丢失或被盗，应立即向行政部门挂失，并配合办理补办手续。因个人原因导致门禁卡丢失或被盗而造成的安全问题，由持卡人承担相应责任。2.员工在通过门禁时，应主动出示门禁卡，接受门禁管理人员的验证。严禁使用他人门禁卡或采取其他不正当手段通过门禁。3.临时门禁卡和访客门禁卡应在规定的时间和区域内使用，不得擅自扩大使用范围或延长使用时间。使用完毕后，应及时将门禁卡交还给行政部门或接待人员。4.门禁管理人员在验证门禁卡时，如发现异常情况（如卡片损坏、信息不符等），应及时与持卡人或相关部门联系核实，并采取相应措施。（二）钥匙使用1.钥匙保管人员应严格按照规定保管钥匙，不得随意放置或丢失。钥匙应存放在安全可靠的地方，防止被盗或损坏。2.领用钥匙的人员应按照规定的用途使用钥匙，不得私自复制或转借他人。如因工作需要转借钥匙，需经钥匙保管部门负责人批准，并办理相关手续。3.钥匙使用完毕后，应及时归还钥匙保管人员，并在钥匙领用登记表上签字确认。如发现钥匙丢失或损坏，应立即向钥匙保管人员报告，并承担相应的赔偿责任。4.对于重要设备机房和仓库等区域的钥匙，应实行双人保管制度，确保钥匙的安全使用。（三）密码使用1.员工应妥善保管自己的各类密码，不得将密码告知他人。如因工作需要与他人共享密码信息，需经过上级领导批准，并采取相应的安全措施。2.员工应定期更换密码，以确保密码的安全性。密码设置应符合公司/组织规定的强度要求，避免使用简单易猜的密码。3.在使用涉及公司/组织重要信息的系统密码时，应按照系统操作规程进行操作，不得擅自更改系统设置或泄露密码。如发现密码泄露或系统异常情况，应立即向相关部门报告，并采取措施防止信息进一步泄露。4.信息管理部门和相关系统管理部门应定期对公司/组织各类密码进行检查和维护，确保密码的安全性和有效性。五、门禁物品的回收与注销（一）门禁卡回收与注销1.员工离职时，人力资源部门应通知行政部门收回其门禁卡。行政部门在收到通知后，及时办理门禁卡的回收手续，并在门禁系统中注销该员工的门禁权限。2.员工岗位调动时，人力资源部门应及时通知行政部门变更其门禁卡信息。行政部门根据变更后的信息，对门禁卡进行相应的调整，并在门禁系统中更新员工的门禁权限。3.临时门禁卡和访客门禁卡使用完毕后，接待人员或陪同人员应及时将卡片交还给行政部门。行政部门对收回的卡片进行检查和注销，确保卡片不再被使用。（二）钥匙回收与注销1.员工离职或岗位调动时，应将领用的办公区域钥匙、设备机房钥匙、仓库钥匙等全部归还钥匙保管人员。钥匙保管人员在收到钥匙后，应进行核对，并在钥匙领用登记表上注明回收时间和原因。2.对于因损坏或丢失等原因无法收回的钥匙，领用人员应按照规定进行赔偿。赔偿金额根据钥匙的价值和实际情况确定，赔偿后钥匙保管人员应在钥匙管理台账上注明相关情况。3.设备机房、仓库等区域因改造、停用等原因不再使用的钥匙，钥匙保管部门应及时进行清理和注销，并将相关情况记录在钥匙管理台账上。（三）密码注销1.员工离职或岗位调动时，信息管理部门或相关系统管理部门应及时注销其在公司/组织各类系统中的密码权限。2.对于因人员变动、系统升级等原因不再使用的密码，相关部门应按照规定进行清理和注销，确保密码信息的安全性。六、门禁物品的检查与监督（一）定期检查1.行政部门应定期对门禁卡进行检查，包括卡片的有效性、信息准确性等。每月至少进行一次全面检查，及时发现并处理卡片损坏、丢失等问题。2.各部门负责人应定期对本部门保管的钥匙进行检查，确保钥匙数量准确、无损坏、无丢失等情况。每季度至少进行一次自查，并将检查情况报告给上级领导。3.信息管理部门和相关系统管理部门应定期对公司/组织各类密码进行检查，包括密码的强度、使用情况等。每月至少进行一次密码安全检查，及时发现并处理密码泄露等安全隐患。（二）不定期抽查1.安全保卫部门应不定期对门禁区域进行巡查，检查人员持门禁卡通过门禁的情况，防止未经授权人员进入公司/组织区域。每周至少进行一次不定期抽查，并做好巡查记录。2.公司/组织内部审计部门应不定期对门禁物品的管理情况进行审计检查，包括申请、发放、使用、回收等环节的合规性。每年至少进行一次审计抽查，发现问题及时督促整改。（三）监督处理1.对于在门禁物品管理检查中发现的问题，相关部门应及时进行处理。如发现门禁卡丢失或被盗，应立即采取措施防止他