国企制度格式规范

PAGE国企制度格式规范一、总则（一）目的本制度旨在规范国有企业内部各类文件、报告、合同等文档的格式，确保信息传递的准确性、一致性和规范性，提高工作效率，促进企业管理的标准化和规范化。（二）适用范围本制度适用于本国有企业及其下属各部门、子公司、分支机构等所有涉及文件格式使用的工作场景。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准规范，确保制度内容合法合规。2.准确性原则：格式规范应准确传达信息，避免模糊不清或歧义，保证文件内容的真实性和可靠性。3.一致性原则：在企业内部保持格式规范的统一，减少因格式差异带来的沟通障碍和工作失误。4.实用性原则：格式规范应便于使用和操作，符合企业实际工作流程和需求，提高工作效率。二、文件格式基本要求（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸（210mm×297mm）。特殊情况下，如涉及国际业务或特定行业要求，可根据实际需要选用其他标准纸张。2.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。根据文档内容和排版需求，可适当调整页边距，但需保持整体美观和易读性。3.页眉页脚：页眉一般为企业名称或文档主题相关信息，字体为宋体，字号为小五，居左对齐；页脚一般为页码，居中对齐，字体为宋体，字号为小五。（二）字体、字号与排版1.标题：一级标题：字体为黑体，字号为二号，加粗，居中对齐。二级标题：字体为宋体，字号为三号，加粗，居左对齐。三级标题：字体为宋体，字号为四号，加粗，居左对齐。四级标题：字体为宋体，字号为小四号，加粗，居左对齐。2.正文：字体为宋体，字号为小四号，行间距一般为1.5倍行距。特殊情况（如表格较多、内容简短等）可根据实际需要调整行间距，但应保持文档整体排版的协调性。3.段落格式：首行缩进2个字符，两端对齐。（三）编号与目录1.编号：章节编号：采用阿拉伯数字分级编号，如“1”“1.1”“1.1.1”等，便于清晰区分文档层次结构。条款编号：在章节编号后加半角冒号和阿拉伯数字，如“1.1:1”“1.1:2”等。2.目录：目录应置于文档首页之后，单独成页。目录内容应准确反映文档的章节标题及对应页码，字体为宋体，字号为四号，行间距为1.5倍行距。目录中的标题应与正文中的标题一致，且应按照文档实际层次结构准确列出。三、文件类型格式规范（一）行政公文1.发文格式：发文机关标识：由企业全称或规范化简称加“文件”二字组成，字体为小标宋体，字号根据纸张大小和排版需求确定，一般为红色，居中显示。发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，字体为仿宋体，字号为三号，居左空一字编排，年份、序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。标题：字体为宋体，字号为二号，加粗，居中对齐。标题应准确概括公文主要内容，一般不超过20个字。主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，字体为仿宋体，字号为三号，居左顶格编排，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文：字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符，两端对齐。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件较多时，应另起一页编排，与正文一起装订。附件序号用阿拉伯数字标注（如“附件：1.××××”），附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），字体为仿宋体，字号为三号，右空四字编排。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注主要用于对公文的发放范围、使用时需注意的事项等进行说明。附件：附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。2.收文格式：收文编号：由收文部门自行编制，字体为仿宋体，字号为三号，居左空一字编排，年份、序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。来文机关标识：同发文机关标识要求，字体为小标宋体，字号根据纸张大小和排版需求确定，一般为红色，居中显示。标题：字体为宋体，字号为二号，加粗，居中对齐。主送机关：同发文格式要求，字体为仿宋体，字号为三号，居左顶格编排，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文：字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符，两端对齐。附件：同发文格式要求，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。处理签：收文后应及时填写处理签，明确收文日期、拟办意见、承办部门、承办人、办理期限等信息，字体为仿宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距。处理签应附在收文文件首页之后。（二）工作报告1.标题：应简洁明了地概括报告主题，字体为宋体，字号为二号，加粗，居中对齐。2.正文：按照报告内容的逻辑顺序分段阐述，字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符，两端对齐。3.图表：如有图表，应在正文中相应位置标注图表序号和名称，图表序号用阿拉伯数字标注（如“图1”“表1”），图表名称应简洁准确，字体为宋体，字号为五号，位于图表下方居中位置。图表应清晰、准确，与正文内容紧密相关，能够直观地反映报告中的数据或信息。4.落款：报告结尾应注明报告部门（或个人）名称及报告日期，字体为宋体，字号为小四号，居右对齐。（三）合同协议1.标题：字体为宋体，字号为二号，加粗，居中对齐，应明确合同的性质和主要内容。2.合同编号：由企业合同管理部门统一编制，字体为宋体，字号为三号，居左空一字编排，年份、序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。3.当事人信息：详细列出合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息，字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距。当事人信息应准确无误，确保合同履行过程中的沟通顺畅。4.正文：合同正文应明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款，字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符，两端对齐。条款内容应具体、明确，避免模糊不清或歧义，以保障合同的合法性和可操作性。5.附件：如有附件，应在正文中明确附件的名称和份数，并在合同结尾处依次列出附件清单。附件清单应注明附件名称、编号、页数等信息，字体为宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距。附件应与合同正文一起装订，且附件内容应与合同条款紧密相关，是合同不可或缺的组成部分。6.签字盖章：合同正本一式多份，双方当事人应在合同规定的签字盖章处签字并加盖公章或合同专用章。签字盖章应清晰、完整，确保合同的真实性和有效性。四、文档格式审核与修订（一）审核流程1.起草部门自查：文件起草完成后，起草部门应首先对文件格式进行自查，确保格式符合本制度要求。自查内容包括页面设置、字体字号、排版、编号目录等方面。2.部门负责人审核：起草部门负责人应对文件格式进行审核，重点检查文件内容与格式的协调性、格式规范的执行情况等。审核通过后，在文件上签署审核意见。3.归口管理部门审核：对于涉及特定业务领域的文件，归口管理部门应进行格式审核。归口管理部门应依据行业标准和企业相关规定，对文件格式进行专业审查，确保文件格式的准确性和规范性。审核通过后，在文件上签署审核意见。4.办公室审核：办公室作为企业文件格式管理的综合协调部门，应对所有文件格式进行最终审核。办公室审核重点关注文件格式是否统一、是否符合企业整体形象要求等。审核通过后，在文件上签署审核意见。（二）修订机制1.定期修订：根据国家法律法规、行业标准的更新以及企业发展的需要，定期对本制度进行修订。一般每年进行一次全面修订，特殊情况下可随时启动修订工作。2.动态修订：在日常工作中，如发现格式规范存在不合理或不适用的情况，应及时收集反馈信息，启动动态修订程序。修订后的制度应及时发布并通知相关部门和人员执行。3.修订流程：修订工作由办公室负责组织，相关部门参与。首先由办公室收集各方修订意见，形成修订草案；然后组织相关部门进行讨论和审核，根据审核意见对修订草案进行修