记账规范制度

PAGE记账规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织的记账行为，确保财务信息的准确、完整、及时，为公司/组织的财务管理、决策支持以及合规运营提供坚实保障。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及财务记账工作的部门、岗位及人员。3.依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及行业通行的财务标准和规范制定。二、记账基础规范1.会计凭证原始凭证要求所有经济业务必须取得合法、有效的原始凭证。原始凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。记账凭证编制记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，确保摘要清晰、准确地反映经济业务内容，会计科目使用正确，金额计算无误。记账凭证应连续编号，编号方式可采用顺序编号或分类编号等合理方式，不得跳号、重号。记账凭证的日期应填写经济业务发生的实际日期，如遇跨月结账等特殊情况，也可按编制记账凭证的日期填写。记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便核对和查证。原始凭证必须附在记账凭证后面，不得单独保存。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。2.会计账簿账簿设置根据公司/组织的业务特点和管理需求，设置总账、明细账、日记账等各类会计账簿。总账应按照会计科目分类设置，明细账应根据具体业务明细核算要求进行设置，日记账应包括现金日记账和银行存款日记账。各类账簿应具备规范的账页格式，包括账户名称、日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额、余额等栏目。记账要求记账人员应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。账簿记录应保持清晰、整洁，不得刮擦、挖补、涂改或用褪色药水消除字迹。记账应按照记账规则进行，做到账实相符、账证相符、账账相符、账表相符。总账应根据记账凭证汇总表登记；明细账应根据记账凭证登记；日记账应根据收付款凭证逐日逐笔登记。在记账过程中，如发现账簿记录错误，应根据错误的具体情况，采用正确的更正方法进行更正，不得随意涂改或销毁账簿记录。3.会计核算方法会计期间公司/组织采用公历年度为会计年度，即自公历1月1日起至12月31日止。会计核算应划分会计期间，分期结算账目和编制财务会计报告。会计期间分为年度、半年度、季度和月度，均按公历起讫日期确定。半年度、季度和月度称为会计中期。记账本位币公司/组织以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的单位，可以选定其中一种货币作为记账本位币，但是编报的财务会计报告应当折算为人民币。在将外币业务折算为记账本位币记账时，应采用规定的汇率进行折算。汇率的选用应符合国家相关规定和公司/组织的会计政策。会计科目使用会计科目应按照国家统一的会计制度规定设置和使用，不得随意增减或合并会计科目。在设置会计科目时，应充分考虑公司/组织的业务特点和管理需求，确保会计科目能够准确反映经济业务内容，便于财务核算和管理。对于一些特殊业务或新出现的经济事项，如无相应的统一会计科目，可根据经济业务性质和管理要求，在不违反国家统一会计制度的前提下，增设相应的会计科目进行核算。三、财务审批与记账流程1.财务审批流程费用报销审批员工因业务需要发生的费用支出，应填写费用报销单，并按照公司/组织规定的审批流程进行审批。费用报销单应详细填写费用发生的日期、内容、金额、报销人等信息，并附上合法、有效的原始凭证。一般费用报销审批流程为：报销人填写报销单→部门负责人审核签字（确认业务真实性和合理性）→财务部门审核（审核票据合法性、金额准确性等）→分管领导审批（根据权限进行审批）→总经理/董事长审批（最终审批）。对于金额较大或特殊的费用报销，可能需要经过更严格的审批程序，如经过相关专业部门或会议审议等。采购付款审批采购业务发生时，采购部门应填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、金额、供应商等信息。采购申请单应按照采购审批流程进行审批，一般流程为：采购人员填写申请单→部门负责人审核（确认采购必要性）→财务部门审核（审核资金预算等）→分管领导审批→总经理/董事长审批。采购付款时，应根据合同约定和审批后的采购申请单，由采购部门填写付款申请单，附上发票、验收单等相关凭证，按照费用报销审批流程进行付款审批。2.记账流程凭证传递业务部门在完成经济业务后，应及时将原始凭证传递给财务部门。传递过程中应确保原始凭证的安全、完整，不得丢失或损坏。财务部门收到原始凭证后，应进行初步审核，检查原始凭证的合法性、真实性、完整性等。如发现问题，应及时与业务部门沟通并要求更正或补充。凭证编制与审核审核无误的原始凭证由财务人员根据其内容编制记账凭证。记账凭证编制完成后，应进行自我审核，确保会计科目使用正确、金额计算准确、摘要清晰等。记账凭证编制完成后，应提交给财务主管进行审核。财务主管应重点审核记账凭证的编制依据是否充分、会计处理是否正确、手续是否完备等。审核通过后，财务主管在记账凭证上签字确认。账簿登记根据审核后的记账凭证，记账人员按照记账规则及时登记各类账簿。登记账簿时应注意日期、凭证字号、摘要、金额等信息的准确录入，确保账簿记录的及时性和准确性。在登记账簿过程中，如发现记账凭证存在错误，应按照规定的更正方法进行更正后再登记账簿。财务报表编制月末、季末或年末，财务人员应根据账簿记录编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表编制完成后，应进行内部审核，审核内容包括报表数据的准确性、勾稽关系的正确性、报表格式的规范性等。审核通过后，加盖财务专用章和制表人、审核人、财务负责人等印章。四、财务档案管理1.档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、财务审计报告、经济合同、银行对账单、发票存根等与财务工作相关的各类文件和资料。2.档案整理财务档案应定期进行整理，按照类别、时间顺序等进行分类装订。会计凭证应按月装订成册，每册凭证厚度应适中，一般不超过2.5厘米。装订凭证时，应在凭证左上角打孔，用线绳或装订机装订牢固，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章等信息。会计账簿应按年整理，在账簿启用页和末页分别加盖单位公章、会计主管人员和记账人员印章。对于活页式账簿，应在年末将账页装订成册，并按顺序编写页码。财务报表应按月、季、年分别整理，装订成册，并加盖单位公章、制表人、审核人、财务负责人等印章。3.档案保管公司/组织应设置专门的财务档案室或档案柜，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。财务档案的保管期限应按照国家相关规定执行。会计凭证、会计账簿等主要财务档案的保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为10年，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等应永久保管。在保管期限内，财务档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。如有查阅、借阅财务档案的需求，应按照规定的审批程序进行办理，并做好登记记录。查阅或借阅人员不得在档案上涂改、标记、拆散原卷册，也不得抽换或复制原件（特殊情况除外）。4.档案销毁财务档案保管期满，需要销毁时，应由财务部门提出销毁申请，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应经单位负责人签署意见，报经上级主管部门或同级财政、税务机关批准后，方可进行销毁。销毁财务档案时，应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销。监销人员应在销毁前认真清点核对要销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。五、监督与检查1.内部监督公司/组织应建立健全内部财务监督机制，财务部门应定期对记账工作进行自查，检查会计凭证、会计账簿、财务报表等的编制和登记是否符合本制度规定，财务审批流程是否执行到位等。内部审计部门应定期对财务记账工作进行审计监督，审查财务收支的真实性、合法性、效益性，检查财务制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督公司/组织应接受国家财政、税务、审计等部门的监督检查，按照要求提供相关财务资料和情况说明。对于监督检查中提出的问题，应积极