项目询价制度规范

PAGE项目询价制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司项目询价流程，确保项目采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司项目顺利实施，维护公司合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及项目采购的部门及相关人员，包括但不限于项目发起部门、采购部门、财务部门、法务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：项目询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果客观公正。3.公开透明原则：询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.诚实守信原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供信息，履行承诺。二、询价流程（一）项目发起1.项目发起部门根据项目需求，填写《项目询价申请表》，详细说明项目名称、采购内容、规格要求、数量、预算金额、预计交货时间等信息。2.将《项目询价申请表》提交至部门负责人审核，审核通过后，报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门收到经审批的《项目询价申请表》后，成立询价小组。询价小组由采购人员、技术专家、财务人员等组成，人数不少于三人。2.询价小组根据项目需求，制定询价文件。询价文件应包括询价邀请函、采购需求明细、报价要求、技术规格、售后服务要求、评标标准等内容。3.询价小组通过公司内部采购系统、行业网站、供应商数据库等渠道，收集潜在供应商信息。对收集到的供应商进行资格预审，筛选出符合要求的供应商名单。（三）询价发出1.向资格预审合格的供应商发出询价邀请函，邀请其参与项目询价。询价邀请函应明确询价项目的基本情况、报价要求、截止时间等信息。2.供应商应在规定的时间内，将报价文件密封送达指定地点。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本等相关资料。（四）询价评审1.询价小组对供应商提交的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术方案、售后服务、企业信誉等方面。2.询价小组根据评标标准，对各供应商的报价文件进行打分，确定中标候选人名单。3.询价小组向公司领导提交询价评审报告，报告内容包括询价项目基本情况、询价过程、评审结果等信息。公司领导根据询价评审报告，确定中标供应商。（五）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购内容、规格要求、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款。2.采购合同签订后，报财务部门备案。财务部门根据采购合同，安排资金支付。（六）项目验收1.项目完成后，项目发起部门组织相关人员对项目进行验收。验收内容包括采购产品的质量、数量、规格等是否符合合同要求。2.验收合格后，项目发起部门填写《项目验收报告》，报公司领导审批。公司领导审批通过后，采购部门办理项目结算手续。三、询价文件编制（一）编制要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.询价文件应明确报价要求，包括报价范围、报价方式、报价有效期等内容。3.询价文件应规定技术规格和售后服务要求，确保采购产品的质量和性能符合项目需求。4.询价文件应制定评标标准，明确评审的内容和方法，保证评审结果的公正性。（二）内容构成1.询价邀请函：介绍询价项目的基本情况，邀请供应商参与询价。2.采购需求明细：详细列出采购项目的名称、规格、数量、技术要求等内容。3.报价要求：明确报价范围、报价方式、报价有效期等要求。4.技术规格：描述采购产品的技术参数、性能指标等要求。5.售后服务要求：规定供应商应提供的售后服务内容、期限、响应时间等要求。6.评标标准：确定评审的内容和方法，如价格、技术方案、售后服务等方面的评分标准。7.其他附件：如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本等相关资料。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的技术实力和售后服务能力等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合格的供应商。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、评估结果等内容。2.定期更新供应商信息数据库，确保信息的准确性和及时性。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对项目询价活动进行审计，检查询价流程是否合规、采购合同是否合法有效等。2.公司纪检监察部门对询价活动中的违规行为进行监督，严肃查处违法违纪行为。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.接受社会公众的监督，对公众提出的意见和建议及时进行处理和反馈。六、违规处理（一）违规行为界定1.供应商在询价过程中提供虚假信息、串通报价、恶意低价竞争等行为。2.公司内部人员在询价活动中泄露商业机密、收受供应商贿赂、违规干预询价结果等行为。（二）处理措施1.对于供应商的违规行为，取消其参与询价的资格，并依法追究其法律责任