规范采购预算制度

PAGE规范采购预算制度一、总则（一）目的为了加强公司采购预算管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及采购预算的编制、执行、调整、监督等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购预算制度的制定与执行必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保采购活动合法合规。2.全面性原则：涵盖公司所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购等，确保预算编制全面覆盖采购业务。3.准确性原则：预算编制应基于对市场价格、需求等因素的准确预测和分析，力求数据真实、准确，避免预算偏差过大。4.严肃性原则：采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整，确保预算的严肃性和权威性。5.效益性原则：在满足公司业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现公司资源的优化配置。二、采购预算管理职责分工（一）采购预算管理委员会成立采购预算管理委员会，由公司高层管理人员担任主要成员，负责审议和决策采购预算管理的重大事项，包括预算编制原则、预算调整方案等。其职责如下：1.负责制定采购预算管理的政策和方针，确保采购预算管理与公司战略目标相一致。2.审议采购预算编制方案，对预算编制的合理性、准确性进行审核，并提出修改意见。3.审批采购预算调整方案，根据公司业务发展变化，决定是否批准预算调整申请。4.协调各部门之间在采购预算管理过程中的矛盾和问题，保障采购预算管理工作的顺利进行。（二）采购部门1.负责收集、整理采购需求信息，结合市场价格走势，提出采购预算建议。2.协助财务部门进行采购预算的编制工作，提供相关采购数据和市场信息。3.严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购成本，确保采购质量。4.定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并提出改进措施。（三）财务部门1.负责组织采购预算的编制工作，会同各部门对采购预算进行汇总、审核和平衡。2.依据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行综合评审，提出财务意见和建议。3.监控采购预算的执行情况，对预算执行过程中的资金使用进行审核和监督，确保资金安全。4.定期向采购预算管理委员会汇报采购预算执行情况及财务状况，为预算调整等决策提供财务依据。（四）其他部门1.各部门负责本部门采购需求的详细梳理和预测，按时向采购部门提供准确的采购需求信息。2.配合采购部门和财务部门做好采购预算的编制工作，参与预算审核和执行过程中的相关沟通协调工作。三、采购预算编制（一）编制依据1.公司年度经营计划和业务发展目标，明确各部门的采购任务和需求。2.历史采购数据，分析过去采购项目的数量、价格、频率等情况，为预算编制提供参考。3.市场价格信息，包括供应商报价、行业价格指数、市场调研数据等，了解市场价格波动趋势。4.公司库存状况，结合现有库存水平，合理确定采购数量，避免重复采购或库存积压。（二）编制流程1.需求申报阶段各部门应根据年度经营计划和业务需求，提前向采购部门提交采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。采购需求申请表应经部门负责人审核签字确认。2.采购部门汇总与分析采购部门收到各部门的采购需求申请表后，进行汇总整理，并结合市场价格走势、库存情况等因素，对采购需求进行初步分析。对于复杂或金额较大的采购项目，采购部门应组织相关人员进行市场调研，收集更多的信息和资料。3.预算草案编制采购部门根据分析结果，会同财务部门编制采购预算草案。预算草案应明确各项采购项目的预算金额、资金来源、采购时间安排等内容。在编制过程中，应充分考虑价格变动因素，合理设定预算价格。对于涉及多个部门的联合采购项目，应明确各部门的分担金额。4.审核与平衡采购预算草案编制完成后，提交财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况、资金安排以及预算编制原则，对预算草案进行审核，重点审核预算金额的合理性、资金来源的可靠性等。审核过程中，如发现问题，应及时与采购部门沟通，提出修改意见。采购部门根据审核意见对预算草案进行调整和完善，确保预算草案的准确性和合理性。然后，将调整后的预算草案提交采购预算管理委员会进行审议。5.审批与下达采购预算管理委员会对采购预算草案进行审议，根据公司战略目标、业务需求以及财务状况等因素，对预算草案进行综合平衡和决策。经审议通过的采购预算草案，报公司管理层批准后正式下达各部门执行。（三）编制方法1.零基预算法对于一些新增的采购项目或没有历史数据可参考的项目，采用零基预算法进行编制。即不考虑以往的预算情况，一切从实际需要出发，按照预算编制的依据和流程，重新确定预算金额。2.滚动预算法对于一些采购需求具有连续性和不确定性的项目，采用滚动预算法。根据近期的采购执行情况和市场变化趋势，对预算进行滚动调整，使预算始终保持与实际情况相适应。滚动预算的周期可根据实际情况确定，如季度滚动或年度滚动。3.固定预算法对于一些采购需求相对稳定、价格波动较小的项目，采用固定预算法。根据历史采购数据和市场价格情况，确定一个相对固定的预算金额，在一定时期内保持不变。四、采购预算执行（一）采购申请与审批1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务。各部门如需采购物资或服务，应填写采购申请单，注明采购项目名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交采购部门。2.采购申请单应经部门负责人审核签字确认后，提交采购部门。采购部门对采购申请进行审核，重点审核采购申请是否在预算范围内、采购需求的合理性等。对于超出预算的采购申请，采购部门应要求申请部门重新评估需求，并说明超出预算的原因及解决方案，报采购预算管理委员会审批。3.采购申请经采购部门审核通过后，按照公司内部审批流程进行审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（二）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应充分利用市场竞争机制，通过招标、询价、谈判等方式，选择质量可靠、价格合理的供应商，确保采购成本控制在预算范围内。2.采购部门应与供应商签订采购合同，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同应符合法律法规要求，确保双方权益得到保障。在签订合同前，采购部门应将合同草案提交财务部门审核，重点审核合同价格、付款条款等是否符合预算要求和公司财务规定。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，维护公司利益。同时，采购部门应定期向财务部门反馈采购合同执行情况，包括已到货金额、未到货金额、付款情况等。（三）预算执行监控1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期收集采购部门提供的采购合同执行情况、资金支付情况等信息，并与采购预算进行对比分析。2.建立采购预算执行台账，详细记录各项采购项目的预算金额、实际支出金额、预算执行进度等信息。通过台账，及时发现预算执行过程中的偏差，并分析原因，采取相应的措施进行纠正。3.采购部门应定期对采购预算执行情况进行自查，分析预算执行过程中存在的问题，如采购成本超支、采购进度延迟等，并提出改进措施和建议。采购部门应将自查情况及时报告采购预算管理委员会和财务部门。五、采购预算调整（一）调整条件1.因市场价格波动、政策法规变化等原因，导致原采购预算无法准确执行，且对公司业务产生重大影响的。2.因公司业务发展需要，新增或减少采购项目，导致原采购预算需要调整的。3.因不可抗力因素，如自然灾害、战争等，致使采购预算无法按原计划执行的。（二）调整流程1.申请各部门如认为需要调整采购预算，应填写采购预算调整申请表，详细说明调整的原因、调整的内容（包括采购项目名称、规格、数量、金额等）、调整后的预算金额以及对公司业务的影响等。采购预算调整申请表应经部门负责人审核签字确认后，提交采购部门。2.审核采购部门收到采购预算调整申请表后，进行初步审核。审核内容包括调整原因的合理性、调整内容的准确性、调整后的预算金额是否符合公司实际需求等。采购部门审核通过后，将申请表提交财务部门进行审核。财务部门从财务角度对调整申请进行审核，重点审核调整后的预算金额是否在公司财务承受范围内、资金来源是否可靠等。3.审批经采购部门和财务部门审核通过的采购预算调整申请表，提交采购预算管理委员会进行审批。采购预算管理委员会根据公司业务发展情况、财务状况以及调整申请的合理性等因素，对调整申请进行综合评估和决策。审批通过后的采购预算调整申请表，报公司管理层批准后正式生效。4.调整执行采购预算调整申请经批准后，采购部门应按照调整后的预算执行采购任务。同时，财务部门应及时调整相关预算数据和财务记录，确保财务信息的准确性。六、采购预算监督与考核（一）监督机制1.建立内部审计监督机制，定期对采购预算的编制、执行、调整等情况进行审计。审计内容包括预算编制的合规性、准确性，预算执行过程中的采购行为是否符合规定、资金使用是否合理等。内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。2.加强财务监督，财务部门应严格按照财务制度对采购预算执行情况进行监督，确保资金支付的合规性和准确性。对于不符合预算规定的采购支出，财务部门有权拒绝支付，并及时向采购预算管理委员会报告。3.强化采购部门内部监督，采购部门应建立健全内部监督制度，对采购人员的采购行为进行监督，防止出现违规采购、谋取私利等行为。同时，采购部门应定期对采购项目进行绩效评估，分析采购成本、采购质量、采购效率等指标，发现问题及时整改。（二）考核办法1.建立采购预算考核指标体系，对各部门采购预算执行情况进行考核。考核指标包括采购预算执行率、采购成本控制率、采购质量合格率、采购进度完成率等。2.采购预算执行率=实际采购支出金额/预算金额×100%，反映采购预算的执行程度。3.采购成本控制率=（预算采购成本实际采购成本）/预算采购成本×100%，体现采购成本控制效果。4.采购质量合格率=合格采购物资数量/采购物资总数量×100%，衡量采购质量情况。5.采购进度完成率=已完成采购金额/应完成采购金额×100%，考核采购进度情况。6.根据考核