规范采购制度

PAGE规范采购制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门采购部为公司采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部应根据公司需求，制定采购计划，寻找合适的供应商，组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性，提供法律咨询和支持，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部应将《采购申请表》提交至采购决策委员会进行审议批准。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商选择：根据采购需求和供应商评估结果，采购部选择合适数量的供应商进行询价或招标。在选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。3.供应商管理：采购部与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商合作策略。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部与供应商就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部门审核后，提交至公司授权代表签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同条款下达《采购订单》，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息。2.《采购订单》经采购部负责人审核签字后，发送至供应商。（六）采购验收1.采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收标准和验收流程。2.采购物资或服务到货后，需求部门按照验收标准和流程进行验收。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部与供应商协商解决问题，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.采购部根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，经相关部门审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门审核《付款申请单》的真实性、合法性和准确性后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.每年末，各需求部门根据下一年度业务计划，编制本部门的采购预算，详细列出采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购金额等信息。2.采购部汇总各部门采购预算，结合公司整体战略和财务状况，编制公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经采购决策委员会审议批准后，下达至各部门执行。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程办理审批手续。2.采购部应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于超预算采购的项目，采购部应及时向采购决策委员会报告，并说明原因和解决方案。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保采购物资或服务的质量符合要求。对于重要物资或服务，可要求供应商提供质量担保或进行质量检验。3.价格波动风险应对：关注市场价格动态，建立价格预警机制。在采购谈判中，争取合理的价格条款，如采用固定价格、浮动价格、套期保值等方式，降低价格波动风险。4.法律风险应对：加强采购合同管理，确保合同的合法性和有效性。采购部应定期组织采购人员进行法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收报告、付款申请单等相关资料，确保采购档案的完整性和可追溯性。（二）采购数据分析1.采购部应定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面的分析。2.通过采购数据分析，总结采购活动中的经验教训，发现存在的问题和不足，为采购决策提供数据支持。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动合法合规。（二）考核