街道会议室规范制度

PAGE街道会议室规范制度一、总则（一）目的为了加强街道会议室的管理，规范会议秩序，提高会议效率，确保各类会议的顺利召开，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门、社区及相关工作人员在街道会议室召开的各类会议。（三）基本原则1.高效原则：确保会议能够按时、有序进行，高效传达信息，解决问题。2.规范原则：严格遵守会议流程和相关规定，保证会议的规范性和严肃性。3.节约原则：合理使用会议室资源，避免浪费。二、会议室使用管理（一）会议室安排1.街道设有[X]间会议室，分别为[会议室名称1]、[会议室名称2]等，各会议室根据规模和功能进行划分。2.会议室的使用由街道办公室统一负责安排，根据会议的规模、性质和参会人员数量合理调配会议室。（二）使用申请1.各部门、社区如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《街道会议室使用申请表》，详细注明会议名称、时间、参会人数、会议内容等信息。2.申请部门应确保所提供的信息真实、准确，如有变更应及时通知街道办公室。（三）审批流程1.《街道会议室使用申请表》由申请部门负责人签字后，提交至街道办公室。2.街道办公室根据会议室的使用情况进行审核，对于重要会议或涉及多个部门的会议，需报街道领导审批。3.经审批同意后，街道办公室将在申请表上加盖公章，并通知申请部门安排会议室。（四）特殊情况处理1.如遇紧急会议，申请部门可通过电话等方式向街道办公室申请使用会议室，街道办公室应在第一时间进行协调安排。2.对于临时变更会议时间、地点或参会人员的情况，申请部门应及时通知街道办公室，并重新填写申请表进行审批。三、会议组织与管理（一）会议准备1.申请部门应提前做好会议的各项准备工作，包括会议资料的准备、设备调试、座位安排等。2.会议资料应确保内容准确、完整，提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容。3.会议设备包括投影仪、音响、麦克风、电脑等，使用前应进行调试，确保设备正常运行。（二）会议签到1.参会人员应按时到达会议室，在会议签到表上签到。签到表应注明参会人员姓名、部门、职务等信息。2.对于未按时签到的参会人员，会议组织者应及时进行提醒。（三）会议纪律1.参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内接听电话或随意走动。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议室内交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。（四）会议记录1.对于重要会议，应安排专人进行会议记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容、讨论情况和决议事项。2.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并将会议记录发送给参会人员和相关部门。（五）会议结束1.会议结束后，参会人员应将会议资料整理好，带走或按照要求放置在指定地点。2.会议组织者应及时清理会议室，关闭设备电源，保持会议室整洁卫生。四、会议室设备管理与维护（一）设备使用1.会议室设备由专人负责管理，使用人员应按照操作规程正确使用设备，不得擅自拆卸、改装设备。2.使用人员在使用设备过程中如发现设备故障，应及时通知设备管理人员进行维修。（二）设备维护1.设备管理人员应定期对会议室设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.对于设备的维修和保养情况，应做好记录，建立设备档案。（三）设备更新1.随着技术的发展和工作的需要，街道办公室应根据实际情况，适时对会议室设备进行更新和升级。2.设备更新应按照相关规定进行采购和审批，确保设备的质量和性能符合要求。五、会议室环境卫生管理（一）卫生要求1.会议室应保持整洁卫生，地面干净无杂物，桌面、椅子等摆放整齐。2.会议室内应定期进行清扫和消毒，确保空气清新。（二）垃圾处理1.参会人员应将会议期间产生的垃圾放入指定的垃圾桶内，不得随意丢弃。2.会议结束后，会议组织者应及时清理会议室垃圾，保持会议室整洁。六、安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并确保消防设备完好有效。2.参会人员应熟悉消防设备的位置和使用方法，不得在会议室内吸烟或使用明火。（二）用电安全1.会议室的用电设备应符合安全标准，不得私拉乱接电线。2.使用人员在使用设备过程中应注意用电安全，避免发生触电事故。（三）其他安全1.会议组织者应确保会议室的门窗关闭，防止无关人员进入。2.对于重要会议，应安排专人负责安全保卫工作，确保会议的安全顺利进行。七、监督与考核（一）监督检查1.街道办公室将定期对会议室的使用情况、设备管理、环境卫生等进行监督检查。2.对于违反本制度的行为，街道办公室将及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处理。（二）考核评价1.街道办公室将对各部门、社区使用会议室的情况进行考核评价，考核结果纳入年度绩效考核体系。2.对于在会议室使用管理工作中