书馆出入库制度规范

PAGE书馆出入库制度规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范书馆图书及相关资料的出入库管理流程，确保图书资产的安全、完整，提高图书资源的使用效率，为读者提供便捷、高效的服务。（二）适用范围本制度适用于书馆内所有图书、期刊、报纸、电子资源及其他相关资料的出入库管理。（三）基本原则1.准确性原则：出入库信息应准确无误，确保图书资产的数量、种类、状态等信息与实际情况相符。2.及时性原则：出入库操作应及时进行，避免积压和延误，保证图书资源的正常流通。3.安全性原则：加强图书出入库过程中的安全管理，防止图书损坏、丢失、被盗等情况发生。4.责任明确原则：明确各环节工作人员的职责，做到责任到人，确保出入库管理工作的有序进行。二、入库管理（一）采购图书入库1.验收流程采购部门收到图书后，应及时通知书馆管理人员进行验收。书馆管理人员按照采购清单对图书的数量、种类、版本、质量等进行逐一核对。检查图书是否有破损、缺页、装订错误等质量问题，如有问题应及时与采购部门沟通解决。验收合格后，书馆管理人员在验收单上签字确认，并将验收情况反馈给采购部门。2.入库登记验收合格的图书，书馆管理人员应及时办理入库手续。在图书管理系统中录入图书的基本信息，包括书名、作者、出版社、ISBN号、入库时间、价格等。按照图书的分类标准，将图书分类存放，并在书架上标注相应的分类标识。建立图书入库台账，记录每本图书的入库日期、来源、数量、存放位置等信息，以便日后查询和盘点。（二）捐赠图书入库1.捐赠接收对于社会各界捐赠的图书，书馆应安排专人负责接收。接收人员对捐赠图书进行初步检查，了解图书的种类、数量、质量等情况，并填写捐赠登记表。向捐赠者出具捐赠收据，对捐赠图书表示感谢。2.质量审核接收后的捐赠图书，由书馆管理人员进行质量审核。审核内容包括图书的内容是否符合书馆的收藏范围和读者需求，是否存在质量问题等。对于不符合要求的捐赠图书，应与捐赠者协商处理。3.入库登记经质量审核合格的捐赠图书，按照采购图书入库的流程进行入库登记。在图书管理系统中录入捐赠图书的相关信息，并注明捐赠来源。将捐赠图书分类存放，并在书架上标注捐赠标识。更新图书入库台账，记录捐赠图书的入库情况。（三）内部调拨图书入库1.调拨申请书馆内部各部门之间如需进行图书调拨，应填写图书调拨申请表。申请表应注明调拨图书的书名、数量、调出部门、调入部门等信息，并说明调拨原因。经调出部门和调入部门负责人签字确认后，提交给书馆管理人员。2.审核批准书馆管理人员收到图书调拨申请表后，对调拨申请进行审核。审核内容包括调拨图书的必要性、合理性，调出部门和调入部门的库存情况等。如审核通过，报书馆领导批准；如审核不通过，应及时与申请部门沟通，说明原因。3.调拨操作经批准的图书调拨申请，由书馆管理人员组织实施调拨操作。调出部门按照调拨申请表的要求，将图书整理好后交给调入部门。调入部门对接收的图书进行核对验收，确认无误后在调拨单上签字。书馆管理人员在图书管理系统中更新图书的存放位置信息，并调整相关台账记录。三、出库管理（一）读者借阅出库1.借阅登记读者凭有效证件到借阅处办理借阅手续。借阅工作人员在图书管理系统中查询读者的借阅信息，确认读者的借阅权限。按照读者的需求，为读者办理图书借阅登记，记录借阅图书的书名、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。将借阅的图书交给读者，并提醒读者按时归还。2.借阅期限根据书馆的规定，确定图书的借阅期限。一般图书的借阅期限为[X]天，贵重图书或热门图书的借阅期限可适当缩短。在借阅登记时，明确告知读者图书的借阅期限，提醒读者按时归还图书。对于逾期未归还的图书，按照逾期规定进行处理。（二）馆内使用出库1.使用申请馆内各部门因教学、科研、展览等工作需要使用图书资料，应填写图书使用申请表。申请表应注明使用图书的书名、数量、使用部门、使用时间、使用目的等信息。经使用部门负责人签字确认后，提交给书馆管理人员。2.审核批准书馆管理人员收到图书使用申请表后，对使用申请进行审核。审核内容包括使用图书的必要性、合理性，使用部门的库存情况等。如审核通过，报书馆领导批准；如审核不通过，应及时与申请部门沟通，说明原因。3.使用操作经批准的图书使用申请，由书馆管理人员组织实施使用操作。按照申请表的要求，将图书交给使用部门，并办理交接手续。使用部门在使用完毕后，应及时将图书归还书馆，并在图书使用登记表上签字确认。书馆管理人员对归还的图书进行检查，如发现图书有损坏、丢失等情况，应按照相关规定进行处理。（三）归还入库1.读者归还读者应在借阅期限内按时归还图书。归还图书时，读者到借阅处办理归还手续。借阅工作人员对归还的图书进行检查，确认图书是否完好无损。如图书有损坏，根据损坏程度按照相关规定进行处理，如要求读者赔偿、修复等。检查无误后，借阅工作人员在图书管理系统中办理归还登记，更新图书的借阅状态，并将图书归还原位。2.馆内使用归还馆内使用部门使用完毕后，应按照规定及时将图书归还书馆。归还图书时，使用部门将图书交给书馆管理人员，并办理交接手续。书馆管理人员对归还的图书进行检查，确认图书是否完好无损。如图书有损坏，根据损坏程度按照相关规定进行处理，如要求使用部门赔偿、修复等。检查无误后，书馆管理人员在图书管理系统中更新图书的存放位置信息，并调整相关台账记录。四、盘点管理（一）盘点计划1.定期盘点书馆应制定定期盘点计划，每年至少进行[X]次全面盘点。定期盘点时间应选择在业务相对清淡的时期，如寒暑假期间。盘点计划应明确盘点的范围、时间、人员安排、盘点方法等内容。2.不定期盘点根据实际情况，书馆可进行不定期盘点。不定期盘点的触发条件包括图书丢失、损坏情况异常，读者投诉图书数量不符等。不定期盘点时，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理。（二）盘点实施1.人员分工成立盘点小组，明确小组成员的职责分工。盘点小组一般由书馆管理人员、财务人员、审计人员等组成。各成员应熟悉图书管理流程和盘点方法，确保盘点工作的顺利进行。2.盘点方法采用实地盘点法，对书馆内的图书进行逐一清点。按照图书的分类顺序，依次核对图书的数量、种类、存放位置等信息。对于贵重图书、稀有图书等，应重点进行盘点，确保其安全和完整。3.记录盘点结果盘点人员在盘点过程中，应认真记录盘点结果。记录内容包括图书的实际数量、与系统记录的差异情况、发现的问题等。盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，详细说明盘点情况和结果。（三）盘点结果处理1.差异分析对盘点结果进行差异分析，查找差异产生的原因。差异原因可能包括图书出入库登记错误、图书丢失、损坏、未及时归还等。根据差异原因，采取相应的措施进行整改。2.账务调整根据盘点结果，对图书管理系统和相关台账进行账务调整。确保图书资产的数量、价值等信息与实际情况相符。对于因盘点差异导致的账务调整，应按照财务制度的规定进行处理。3.问题整改针对盘点过程中发现的问题，制定整改措施并及时进行整改。加强图书出入库管理，完善相关制度和流程，提高图书管理的准确性和规范性。对相关责任人进行责任追究，确保问题得到彻底解决。五、库存管理（一）库存分类1.按图书类别分类根据图书馆的分类标准，将图书分为不同的类别，如文学、历史、科学、技术、艺术等。在书架上设置相应的分类标识，便于读者查找和管理人员管理。2.按图书状态分类将图书分为可借阅图书、馆内使用图书、待处理图书（如破损、丢失需处理的图书）等状态。针对不同状态的图书，采取相应的管理措施，确保图书资源的合理利用。（二）库存存放1.书架布局合理规划书架布局，根据图书的分类和使用频率，将图书分类存放。热门图书和常用图书应存放在易于查找的位置，提高读者的借阅效率。定期对书架进行整理和调整，确保图书摆放整齐有序。2.存储环境保持书馆内的温湿度适宜，避免图书因环境因素受损。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保图书的安全存储。安装必要的消防设备和监控设备，保障书馆的安全。（三）库存预警1.预警指标设定根据图书的借阅情况、出版时间等因素，设定库存预警指标。例如，对于某些热门图书，当库存数量低于[X]本时，发出预警信号。对于长期未借阅的图书，可根据时间设定预警期限，如超过[X]个月未借阅的图书，进行预警提示。2.预警处理当库存数量达到预警指标时，书馆管理人员应及时进行分析和处理。对于热门图书库存不足的情况，及时与采购部门沟通，安排采购补充库存。对于长期未借阅的图书，可考虑进行剔旧处理或调整存放位置，以优化库存结构。六、特殊情况处理（一）图书损坏处理1.读者损坏读者在借阅过程中损坏图书，应按照规定进行赔偿。赔偿方式包括购买相同版本的图书进行赔偿、按照图书原价的一定比例进行赔偿等。读者赔偿后，书馆管理人员应及时对损坏图书进行修复或处理。2.自然损坏因自然因素导致图书损坏，如纸张老化、装订脱落等，书馆应定期对图书进行检查和修复。对于无法修复的图书，应按照相关规定进行剔旧处理，并做好记录。（二）图书丢失处理1.读者丢失读者丢失借阅的图书，应按照规定进行赔偿。赔偿标准与图书损坏赔偿标准相同，具体赔偿方式由书馆根据实际情况确定。读者赔偿后，书馆管理人员应在图书管理系统中标记该图书为丢失状态，并调整相关台账记录。2.内部丢失如发现图书在馆内丢失，应立即展开调查。查明丢失原因后，对相关责任人进行责任追究。同时，对丢失图书进行挂失处理，防止图书被非法使用。（三）紧急情况处理1.自然灾害如遇自然灾害（如地震、洪水、火灾等），书馆应立即启动应急预案。组织人员对图书进行紧急转移和保护，确保图书资产的安全。对受