档案移交制度规范

PAGE档案移交制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须遵守国家法律法规和行业标准，确保档案的合法性、真实性和完整性。2.及时准确原则：档案移交应及时进行，确保档案信息的准确性和时效性，避免因延误或错误导致档案信息失真。3.安全保密原则：在档案移交过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，保障公司/组织的商业秘密和敏感信息安全。4.责任明确原则：明确档案移交各方的责任，确保档案移交工作的顺利进行，避免出现推诿扯皮现象。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类会议文件、决议、纪要等。2.公司/组织发布的各类规章制度、通知、通报等。3.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司/组织的工作计划、总结、报告等。5.公司/组织的人事档案、工资档案、奖惩档案等。（二）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.财务预算、决算资料等。（三）业务档案1.市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、销售合同等。2.生产管理档案，包括生产计划、工艺流程、质量检验报告等。3.研发档案，包括科研项目申报书、研究报告、实验数据等。4.物资采购档案，包括采购合同、供应商资料、验收报告等。（四）其他档案1.公司/组织的声像档案，如照片、录音、录像等。2.公司/组织的电子档案，包括电子邮件、电子文档、数据库等。3.公司/组织的实物档案，如奖杯、证书、纪念品等。三、档案移交的流程（一）移交准备1.整理档案：移交部门应按照档案管理的要求，对拟移交的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的完整性和规范性。2.编制清单：移交部门应根据整理好的档案，编制档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、日期、数量等详细信息，并由移交人签字确认。3.审核档案：接收部门应对移交清单和档案进行审核，确保档案的真实性、完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。（二）移交实施1.现场移交：经审核无误后，移交部门和接收部门应在规定的时间和地点进行现场移交。移交时，移交人应向接收人逐件清点档案，并在移交清单上签字确认。接收人应认真核对档案的数量、内容等信息，如发现问题应及时提出。2.电子档案移交：对于电子档案，移交部门应按照规定的格式和存储介质进行移交，并确保电子档案的可读性和完整性。接收部门应及时对电子档案进行备份和存储，并进行必要的安全防护措施。3.特殊档案移交：对于一些特殊档案，如涉及国家机密、商业秘密等档案，应按照国家有关法律法规和公司/组织的保密规定进行移交，采取特殊的保密措施，确保档案信息不泄露。（三）移交确认1.签字确认：现场移交完成后，移交人和接收人应在档案移交清单上签字确认，明确双方的责任和义务。2.交接记录：接收部门应将档案移交的时间、地点、内容、交接人等信息进行详细记录，形成交接记录，并妥善保存。3.存档备案：档案移交清单和交接记录应作为重要的档案资料进行存档备案，以备日后查阅和审计。四、档案移交的责任（一）移交部门责任1.负责按照本制度的要求，对拟移交的档案进行整理、编制清单等准备工作。2.确保移交档案的真实性、完整性和准确性，不得隐瞒或篡改档案信息。3.在规定的时间和地点进行现场移交，并向接收部门提供必要的协助和说明。4.对移交档案的质量负责，如因移交部门原因导致档案出现问题，应承担相应的责任。（二）接收部门责任1.负责对移交清单和档案进行审核，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.在规定的时间和地点接收档案，并认真核对档案的数量、内容等信息。3.及时对接收的档案进行整理、存储和保管，确保档案的安全和完整。4.对接收档案的质量负责，如因接收部门原因导致档案出现问题，应承担相应的责任。（三）监督部门责任1.负责对档案移交工作进行监督和检查，确保档案移交工作符合本制度的要求。2.对档案移交过程中出现的问题进行协调和处理，保障档案移交工作的顺利进行。3.定期对档案移交工作进行总结和评估，提出改进意见和建议，不断完善档案移交制度。五、档案移交的期限（一）定期移交1.文书档案应在次年的上半年完成移交。2.财务档案应按照国家有关法律法规和财务管理制度的要求，在规定的时间内完成移交。3.业务档案应根据业务工作的实际情况，在业务结束后的一定期限内完成移交。（二）临时移交1.因工作需要，如项目结束、机构调整等，应及时进行档案移交。2.临时移交的档案应在规定的时间内完成整理、编制清单等准备工作，并按照本制度的要求进行移交。六、档案移交的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引和目录。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案、实物档案等应根据其特点进行妥善存储，确保档案的安全和完整。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为5年以下。2.财务档案的保管期限按照国家有关法律法规和财务管理制度的要求执行。3.业务档案的保管期限应根据业务工作的实际情况确定，一般不少于业务工作结束后的5年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.档案管理人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自查阅、复制、传播档案信息。七、档案移交的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案应按照规定的程序进行申请，经批准后方可查阅。查阅申请应注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.外部单位查阅档案应按照国家有关法律法规和公司/组织的规定，办理相关手续，并经公司/组织领导批准后方可查阅。查阅申请应注明查阅单位、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的查阅，应严格按照国家有关法律法规和公司/组织的保密规定进行审批，确保档案信息不泄露。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人审核通过后，查阅申请表应提交档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批通过后，查阅人应按照审批意见到档案库房查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，并做好查阅记录。4.查阅结束后，查阅人应将档案归还档案管理人员，并在查阅记录上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得损害公司/组织的利益和形象。2.档案利用应按照规定的程序进行申请，经批准后方可利用。利用申请应注明利用目的、利用内容、利用期限等信息。3.档案利用应采用复制、摘录等方式，不得擅自涂改、销毁档案原件。复制、摘录的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明出处。4.档案利用结束后，利用人应将利用情况反馈给档案管理部门，并将复制、摘录的档案归还档案管理部门。八、档案移交的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自查阅、复制、传播档案信息。2.档案库房应设置专人管理，无关人员不得进入档案库房。3.档案查阅、利用等场所应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。4.对涉及国家机密、商业秘密等档案，应按照国家有关法律法规和公司/组织的保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。2.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾扑救、防盗报警等，确